De fiscus verplicht iedere ondernemer en ZZP’er om zijn of haar administratie gedurende zeven jaar te bewaren. Maar wat moet u dan allemaal bewaren, en hoe?
Basisgegevens
De Belastingdienst onderscheidt diverse gegevens binnen uw administratie. De fiscale bewaarplicht van zeven jaar geldt voor de zogenaamde basisgegevens. Die zijn voor de fiscus het meest interessant. Onder de basisgegevens vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Na zeven jaar zal de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij u opvragen.
Tien jaar bewaren
Er zijn ook gegevens die u tien jaar lang moet bewaren. Dat zijn de gegevens van onroerende zaken, zoals uw bedrijfspand. Deze langere termijn heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.
Afspraken maken
U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch) en over het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa).
Kortere bewaartermijn
Voor alle gegevens die niet als basisgegevens worden aangemerkt, kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over een eventuele kortere bewaartermijn. Pas daarbij wel op, dat als u afspraken maakt met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen, er ook nog andere overheidsinstellingen kunnen zijn die u wel houden aan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
Computer
De fiscale bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U bent dus verplicht om regelmatig updates en backups te maken van de computer waarop u uw administratie voert. Alle gegevens die u op papier of elektronisch vastlegt, horen in principe bij de administratie van uw bedrijf. Denk aan kasadministratie, kassabonnen, facturen en bankafschriften.
Scannen
Scan facturen, bonnen, contracten en andere belangrijke paperassen zoveel mogelijk in. Papier is kwetsbaar; veel bonnetjes worden zelfs gedrukt op papier dat onder de invloed van zonlicht binnen enkele maanden onleesbaar wordt. Zorg dus dat u al uw papieren ook digitaal opslaat. Liefst met een backup op verschillende plaatsen, zodat áls er brand uitbreekt of ingebroken wordt, u nooit uw complete administratie kwijt bent.
bron: Ikgastarten
