Kies als zzp’er de boekhoudmethode die bij je past
Als zzp’er kun je op verschillende manieren de boekhouding doen. Hoe kies je een methode die bij jou past en die voor jou werkt? En welke boekhoudsoftware moet je kiezen om mee te werken? Om je wegwijs te maken zet ik in dit artikel de mogelijkheden voor jou op een rij.
Welke methoden zijn er om je boekhouding te doen?
1.) Zelf doen
Véél zzp’ers kiezen ervoor om hun boekhouding volledig zelf te doen. Vaak valt de keuze vanuit kostenperspectief op Excel. Zij hebben géén boekhouder of accountant en regelen hun boekhouding geheel zelfstandig.
Waarom kiezen zzp’ers ervoor om de boekhouding zelf te doen?
• kostenaspect, low-budget en daarmee dus betaalbaar
• zelf in controle willen zijn
• de eenvoud van de administratie…
• altijd willen weten hoe je er financieel voor staat
2.) Uitbesteden
Een ander groot deel van de zzp’ers vindt zijn of haar tijd te kostbaar of wil met de boekhouding zo weinig mogelijk te maken hebben. Zij besteden de boekhouding liever uit aan de boekhouder of accountant.
Persoonlijk vind ik dit de minst aantrekkelijke variant. Is het wel verstandig om één van de belangrijkste drivers van je bedrijf, je financiën, volledig uit handen te geven?
Waarom kiezen zzp’ers voor volledig uitbesteden?
• hun tijd is te kostbaar, kosten/baten analyse
• er zelf geen omkijken naar willen hebben
• gebrek aan financiële of boekhoudkundige kennis
3.) Hybride
De laatste twee jaar zie ik een duidelijk nieuwe trend. De hybride-variant. Zelf boekhouden maar met op de achtergrond hulp en ondersteuning van een boekhouder of accountant.
Waarom kiezen zzp’ers voor de hybride methode?
• zelf in controle willen zijn
• incidenteel advies kunnen inwinnen van boekhouder of accountant, bij twijfel
• interactie: samenwerken met boekhouder of accountant
De keuze voor de methode die je aanspreekt gaat vaak onbewust prima, maar met welke boekhoudsoftware moet je dan vervolgens gaan werken?
De meeste zzp’ers zien door de bomen het bos niet. Er zijn tal van aanbieders maar hoe kies je nou de boekhoudsoftware die bij jouw manier van werken past?
Welke boekhoudsoftware moet je vervolgens kiezen?
Eigenlijk wordt er uitsluitend onderscheid gemaakt tussen ‘online’ en ‘offline’ boekhoudsoftware. Omdat Excel niet echt een boekhoudprogramma is en wel als ‘offline’ tool kan worden beschouwd behandel ik deze nog even kort.
Excel
Maar liefst 48% van de zzp’ers doet de boekhouding in Excel. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van de administratie kan dit een prima oplossing zijn. In mijn expertcolumn ‘Slimme zzp’ers boekhouden niet in Excel’ heb ik uiteen gezet waarom boekhouden in Excel al snel een probleem kan vormen.
Dan blijven er nog twee varianten over:
Offline boekhoudsoftware
Er zijn nog héél veel zzp’ers die boekhouden op de traditionele manier. Zij boekhouden nog steeds met een offline boekhoudprogramma geïnstalleerd op hun computer. Een minder geschikte oplossing voor interactie met je boekhouder of accountant. Bij offline boekhoudsoftware ben je ook afhankelijk van de werkplek en boekhoudsoftware updaten is bij deze variant ook niet erg handig. Daarnaast ben je zelf verantwoordelijk voor het maken van genoeg backups. Wat als je computer opeens kapot gaat of kwijt raakt?
Het is in mijn optiek een wat oubollige manier om de boekhouding te doen.
Eind 2013 had overigens ruim 64% van de zzp’ers nog nóóit overwogen om over te stappen op online boekhouden. (Bron: ZZP Barometer)
Ik zie al geruime tijd een duidelijke ontwikkeling in de markt waarbij boekhouden in ‘Excel’ en ‘offline boekhoudsoftware’ plaats maakt voor ‘online boekhoudsoftware’.
Online boekhoudsoftware
Steeds meer zzp’ers zijn overtuigd van de voordelen van een online boekhoudoplossing ten opzichte van de offline boekhoudoplossingen. De voordelen van online boekhouden zijn in mijn blog van ‘10 voordelen van Online boekhouden’ terug te lezen.
Als je op zoek bent naar online boekhoudsoftware zijn er twee soorten boekhoudsoftware waaruit je kan kiezen.
Online boekhoudsoftware ‘inclusief’ boekhoudservice
De naam zegt het al, het boekhoudprogramma is online en daarmee dus in de cloud. Het gaat hier met name om de term ‘inclusief boekhoudservice’. Deze softwareleveranciers leveren dus niet alleen de boekhoudsoftware maar een full-service-concept.
Je betaalt een vast bedrag per maand voor de online boekhoudsoftware maar ook een gedeelte voor boekhoudkundige ondersteuning, denk hierbij aan fiscaal advies, controlewerkzaamheden, het verzorgen van je aangifte inkomstenbelasting en het maken van bijvoorbeeld de jaarrekening.
Deze vorm is eigenlijk een combinatie van een boekhoudprogramma en een boekhouder of accountant in één. De cloudleverancier levert dus naast de boekhoudsoftware ook diensten van een boekhouder of accountant, maar dan in één pakket.
Voordeel:
– je krijgt een online totaaloplossing waarbij je vaak volledig wordt ontzorgt.
– je hebt één aanspreekpunt voor al je vragen
Nadeel:
– de prijs begint vaak vanaf € 60,- per maand en word snel hoger naar mate je meer facturen of bankmutaties hebt
– de boekhoudsoftware en boekhoudservice zijn vaak uitsluitend gecombineerd af te nemen.
Online boekhoudsoftware ‘exclusief’ boekhoudservice
Bij deze variant kies je uitsluitend de softwareleverancier waarvan je de online boekhoudsoftware wilt afnemen. Dit is dus eigenlijk de online variant van een ‘offline boekhoudprogramma’ maar met de voordelen van ‘online’.
Het grote voordeel hiervan is dat je heel flexibel bent, je kiest als zzp’er zelf het online boekhoudprogramma dat jij prettig vindt werken en past bij jouw type bedrijf.
Daarnaast ben je vrij in de keuze of je überhaupt wilt samenwerken met een boekhouder of accountant, het is niet verplicht. Mocht dat antwoord alsnog ‘ja’ zijn dan is het grote voordeel van online boekhoudsoftware ‘exclusief’ boekhoudservice dat je zelf je eigen boekhouder of accountant kunt kiezen, één waarvan jij zelf beslist of je met hem of haar wilt samenwerken.
Voordeel:
– altijd zicht en grip op je financiën; je weet precies hoe je ervoor staat
– je kan jouw boekhouder/accountant eenvoudig uitnodigen zodat die met je mee kan kijken
– flexibel in de keus van je eigen boekhouder of accountant
Nadeel:
– alles zelf willen doen met mogelijk ‘fouten’
– je hebt (mogelijk) niet de volledige ondersteuning van een bijgeleverde boekhoudservice
Samenvattend
Bepaal eerst hoe jij het liefst je boekhouding wilt doen: zelf doen, uitbesteden of de hybride variant. Denk hier goed over na. Bij MoneyMonk komen we met enige regelmaat mensen tegen die switchen van methode en dat kost je toch de nodige tijd en effort.
Heb je een beperkt budget, en twijfel je over de voordelen van het uitbesteden van je gehele boekhouding? Mijn advies is dan: probeer eerst zelf je boekhouding te doen.
De keuze voor de boekhoudsoftware waarmee je wilt gaan werken kenmerkt zich hoofdzakelijk tussen offline en online.
Ik adviseer een online oplossing. Waarom zou je investeren in een oude manier van boekhouden waarbij je de software zelf moet installeren op je computer, moet bijhouden en zelf moet zorgen voor goede backups?
Bepaal daarna of je een online boekhoudprogramma wilt mét of zonder boekhoudservice. Vergelijk pas daarna de boekhoudprogramma’s die aan die criteria voldoen. Dat maakt je zoektocht naar het juiste boekhoudprogramma een stuk eenvoudiger!
Hopelijk heb ik met mijn expertcolumn jou duidelijkheid kunnen geven in de methoden waarop je je boekhouding kunt doen en hoe je tot een goede keuze kan komen de juiste boekhoudsoftware te kiezen.
