Gijs Aanen is manager van de afdeling Recruitment bij PostNL. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de werving en selectie van professionals, starters, studenten en interim talent op hbo en wo-niveau. Gijs kent de wereld van werving en selectie goed. Zo deed hij voor zijn dienstverband bij PostNL ruime ervaring op bij zowel werving- en selectiebureaus als bij opdrachtgevers. Die ervaring heeft mede geleid tot een unieke werkwijze bij het werven van hbo- en wo-geschoolde interim professionals. Daarover lees je zo meteen meer. Voor het ZZP Jaarboek hebben wij Gijs geïnterviewd om zo een kijkje in de keuken te krijgen bij één van de beste opdrachtgevers van 2014.
Positieve impuls door inzet interim professionals
“Voor het inhuren van interim professionals op hbo- en wo-niveau hebben we meerdere redenen. In de eerste plaats doen we dit natuurlijk om de arbeidscapaciteit te waarborgen. Waar nodig zorgen we voor geschikte professionals bij piekmomenten. Daarnaast hebben we soms specialistische kennis of specifieke competenties nodig die we niet of niet voldoende in huis hebben. Dat zijn voor ons win-wintrajecten: medewerkers leren van onze interimmers en voor interimmers zijn dergelijke opdrachten écht uitdagend. Interimmers met een frisse blik of unieke aanpak geven bovendien een positieve impuls aan onze organisatie. Tot slot, ook heel belangrijk, willen we de flexibiliteit van onze organisatie vergroten, zodat we snel en gemakkelijk kunnen inspringen op kansen en ontwikkelingen in de markt.
Flexibiliteit wordt steeds belangrijker op de arbeidsmarkt. Het is een trend die al enkele jaren aan de gang is. Bedrijven nemen steeds meer de regierol en huren externe specialisten in zodra hieraanbehoefte is. Omdat het normaler wordt om een “flexibele schil” te hebben, wordt ook het gevoelsmatige verschil tussen vaste en interim-medewerkers kleiner. Interimmers die de afdeling Recruitment heeft geworven, worden gezien als volwaardige collega’s. Deze collega’s gaan alleen na een opdracht verder. We verwachten dat deze trend door zal zetten, ook als de arbeidsmarkt aantrekt.
De interimmers in onze organisatie zijn goed, dus ook voor andere organisaties een aanwinst. Onze verwachting is dat er vaker directe uitwisseling van interim-talent zal gaan plaatsvinden tussen werkgevers, bijvoorbeeld door een gedeelde talentenpool. Zodoende kunnen de interimmers en de opdrachtgevers profijt hebben van elkaars ervaring en samenwerking.”
Directe inhuur van interim professionals bij PostNL
“PostNL Recruitment werft zowel vast als flexibel personeel op hbo- en wo-niveau. We werven interim professionals zelf, vooral zzp’ers. Voordat PostNL een eigen afdeling Interim Recruitment had, werkte wij heel veel samen met bemiddelingsbureaus. Maar sinds de start van de afdeling werken wij met een eigen team recruiters, met veelal ervaring aan de bureauzijde. Dankzij deze recruiters zijn wij in staat om de bemiddeling helemaal zelf te doen.
Naast onze recruiters zijn ook onze wervingskanalen ingesteld op directe werving. Onze strategie is om zoveel mogelijk mensen uit onze eigen database in te zetten op opdrachten. Interimmers kunnen zich via interimbijpostnl.nl inschrijven voor onze database met interim professionals. Ook beschikken we over een speciale pagina voor interimmers op LinkedIn. De database groeit via inschrijvingen op onze eigen website, via interimmers die bij ons werken en onze opdrachten binnen hun netwerk aanbevelen en via uitstaande aanvragen. Als er een opdracht beschikbaar is, kijken we altijd als eerste in deze database. Ongeveer 80% van onze opdrachten wordt ingevuld door de interim-professionals uit onze eigen database. Wij werken met het softwaresysteem van OneStopSourcing, External Staffing Desk, om de aanvragen, klanten en interimmers te managen. Waar nodig maken we voor werving gebruik van onze website, LinkedIn en Twitter.”
Het proces: van een aanvraag tot opdracht bij PostNL
“Je kunt ons het beste zien als een intern werving- en selectiebureau of interimbureau. Zo zijn wij ook intern georganiseerd. Interim Recruitment is een afdeling die kostenneutraal opereert. Wij werven en selecteren onze interimmers voor onze interne opdrachtgevers op basis van no cure, no pay. Dit zorgt ervoor dat wij altijd scherp zijn op de kwaliteit van het proces en de tevredenheid van opdrachtgever en interimmer. Op het moment dat er een geschikte match is, rekenen we intern een kleine, vaste fee door aan de opdrachtgever. De interimmer merkt hier in zijn tarief niets van.
Het proces is als volgt: we starten met een intakegesprek met een interne opdrachtgever. Is de opdracht helder geformuleerd en zijn de doelstellingen duidelijk, dan kijken we in onze database. Vinden we hier geen geschikte interim professional, dan zetten we de opdracht uit via onze wervingskanalen zoals LinkedIn.
Met potentiële, geschikte interim professionals houden we een selectiegesprek. Dit iseen selectiegesprek, waarbij we selecteren op specifieke ervaring en competenties. Dit werken we uit in een gespreksverslag. Het gespreksverslag en cv van de geselecteerde interimmers worden besproken met de opdrachtgever. Potentiële interimmers gaan vervolgens een gesprek aan met de opdrachtgever. Gaat dat goed, dan gaan we over tot een screening van de interimmer door onze security-afdeling. Is alles goed, dan gaan wij over tot het opstellen van het contract. Dit contract is een rechtstreekse, zakelijke overeenkomst tussen PostNL en het bedrijf van de interimmer. Er zit dus geen broker tussen.
We vinden het belangrijk om gedurende het hele proces helder en duidelijk te zijn over de voorwaarden en tarieven voor de interimmer. Daarom vermelden we het maximale tarief en de betalingstermijn al bij het uitzetten van de opdracht. Onze uurtarieven zijn gekoppeld aan de schaalniveaus zoals die binnen PostNL gelden. We hebben een staffel met maximumtarieven, waarin we rekening houden met specifieke lasten die gelden voor interimmers.
Naast duidelijke en heldere tarieven en voorwaarden, vinden we het belangrijk dat interimmers zich bij ons optimaal kunnen inzetten. Daarom hebben we verschillende evaluatiemomenten gecreëerd. Bij aanvang vragen we onze interimmers wat ze van het proces vinden (waaronder doorlooptijd, aantal stappen, contactmomenten). En aan het einde van de opdracht vragen we wat ze van de opdracht en opdrachtgever vonden. Hetzelfde doen we bij de interne opdrachtgevers. Afgelopen jaar zijn wij door onze interimmers met een 8,5 en onze interne opdrachtgevers met een 8,2 gewaardeerd. Een resultaat waar ik zeer trots op ben. Interimmers die in het verleden een opdracht bij ons hebben uitgevoerd en door opdrachtgevers als “goed” zijn beoordeeld, komen eerder voor een vervolgopdracht in aanmerking. Maar wij registreren dus ook wat de interimmer van ons als opdrachtgever vond. Het is wel zo fijn als zij ook graag weer voor ons aan de slag willen.”
Gedeelde talentpool van interim professionals
“In 2014 beheren, optimaliseren en innoveren we onze recruitmentactiviteiten. Zo gaan we onze talentpool van studenten, professionals en interimmers uitbreiden. We willen graag met meer en divers talent in gesprek komen en blijven.
In het kader van optimaliseren, werken we aan een verbetering van onze interne systemen, zodat de administratie sneller en gemakkelijker kan verlopen. Zo hebben we meer tijd voor onze “flexibele schil”. Innoveren doen we door gesprekken met andere organisaties aan te gaan over bijvoorbeeld een gedeelde talentenpool van goede interimmers. Daarnaast hopen we komend jaar enkele interne opleidingen ook voor collega’s die als interim professional bij ons werken, beschikbaar te stellen. Dat kan een leuke en leerzame manier zijn om wederzijds waardevolle kennis en ervaringen te delen.”
Slim gebruik van social media door interim professionals
“Wij geloven in social media als wervingsinstrument. Social media stellen ons in staat om met talentvolle mensen in dialoog te gaan en zo een geschikte match te maken. We zetten voornamelijk LinkedIn en Twitter in om in contact te komen met ervaren (interim) professionals.
Jouw profielen op social media zijn dus belangrijk. Er is overigens een groot verschil tussen het hebben van een profiel op social media en het beschikken over een goede personal brand op social media. Het gebeurt te vaak dat mensen een statisch profiel hebben waarin ze vertellen wat ze in het verleden hebben gedaan. Je kunt je van anderen onderscheiden door ons via social media te laten zien en ervaren hoe je persoonlijkheid is, wat je ergens van vindt, hoe je over je vak denkt en waar je voor staat. Bijvoorbeeld door actief te zijn in online discussies. Dat vergt wel wat van je. Het kost tijd en moeite. Maar het loont. Mensen die mij benaderen via LinkedIn krijgen altijd antwoord. Het kan soms wel even duren, want er gebeurt veel…
”Size doesn’t matter,” zegt men weleens. Maar hoe groter je netwerk, hoe breder je je boodschap kunt uitzetten. Het is natuurlijk wel belangrijk om een kwalitatief goed netwerk en een relevante boodschap te hebben. Stuurt iemand bijvoorbeeld een massale update in de trant van “Ik ben beschikbaar”, dan heb ik er minder gevoel bij. Stuurt iemand een persoonlijk bericht met: “Ik zie dat dit speelt bij PostNL. Hier heb ik ervaring mee. Ik kan je helpen met…”, dan heb je direct mijn aandacht. Een connectieverzoek met een algemeen standaardbericht werkt veel minder goed dan zo’n persoonlijke boodschap. Relevantie is koning.”
