10 zzp-tips tegen wanbetalers
“Excuses, we zijn de factuur kwijtgeraakt kunt u deze nogmaals toesturen?” of “Geen zorgen de betaling wordt deze week nog uitgevoerd”. Te laat betaald worden of zelfs helemaal niet betaald worden, omdat je klant failliet gaat. De grote meerderheid van de zzp’ers heeft weleens te maken met uitstelgedrag van een opdrachtgever, wat de financiële situatie van de zzp’er zelf in gevaar kan brengen. Hoe kun je je als zzp’er wapenen tegen wanbetalers?
90 dagen heel normaal
Betaald worden binnen twee weken is tegenwoordig een uitzondering, 90 dagen wachten op je geld lijkt daarentegen heel normaal. Heb je geen financiële buffer om deze ontbrekende inkomsten op te vangen dan ben je als zzp’er behoorlijk kwetsbaar. Vooral bij de start van een eigen onderneming of een langere wissel tussen twee opdrachtgevers kan dit funest zijn. Ondanks de wet betalingstermijnen die in 2013 werd ingevoerd neemt de wanbetaler, de opdrachtgever die facturen of rekeningen niet betaalt binnen de afgesproken termijn, het vaak niet zo nauw met de betalingsdeadline van de minder machtige zzp’er. Erg vervelend als aan het eind van de maand de facturen van Nuts bedrijven gewoon van je rekening worden afgeschreven of als de zwemles van je kind nog betaald moet worden.
Kredietverstrekker voor zzp’ers
Als reactie hierop introduceerde Connect ZZP Service(CZS), een technisch bemiddelingsbureau, in juli een betalingsregeling waardoor zzp’ers de garantie hebben dat ze 80 procent van hun ingediende factuur binnen vijf dagen uitbetaald krijgen. En dit geldt niet alleen voor zzp’ers in de technische sector, maar voor alle zzp’ers die de kans op een faillissement of de gevolgen van wanbetalers zo klein mogelijk willen houden. De dienst wordt aangeboden aan alle zzp’ers die via CZS aan een opdracht worden geholpen of die zelf werk inbrengen. Individueel hebben zzp’ers nog niet de mogelijkheid een dergelijke verzekering af te sluiten, daar het risico voor de verzekeraar hoog ligt en daarmee te hoge kosten zijn gemoeid.
10 tips tegen wanbetalers
Wil jij je als zzp’er liever niet aansluiten bij een bemiddelingsbureau zoals CZS, kom dan zelf in actie. Probeer de wanbetaler voor te zijn met onderstaande tips.
1. Voer een risicoanalyse uit van je klant
Je hebt een klant binnen gehaald en daar ben je maar wat blij mee. Het is begrijpelijk dat je deze niet kwijt wilt, maar toch doe je er goed aan om verder onderzoek te doen naar de kredietwaardigheid van je klant. Ga na of je klant zijn rekeningen kan betalen en dit ook daadwerkelijk doet. Kijk bijvoorbeeld eens bij Graydon, de eerste check die je bij hen doet is tevens gratis. Natuurlijk zegt dit niets over het wel of niet betalen van je eigen verzonden factuur, maar daarmee kun je wel het risico inschatten en er alvast rekening mee houden.
2. Zorg voor correcte algemene voorwaarden
In de algemene voorwaarden leg je de rechten en plichten van beide partijen vast. Dus ook met betrekking tot de betalingsvoorwaarden. Juist omdat je als zzp’er afhankelijk bent van bepaalde inkomstenbronnen kan het prettig zijn om deze te hebben. De algemene voorwaarden beschermen je bij een eventueel wettelijk geschil. Zorg er wel voor dat je de algemene voorwaarden voor of tijdens de onderhandeling aan je opdrachtgever overhandigd.
3. Time je factuurdatum i.v.m. BTW
Als zzp’er ontvang je BTW en deze dien je een maand na verstrijken van het kwartaal te betalen aan de belastingdienst. Verstuur je een factuur vlak voor het eind van het kwartaal dan is de kans groot dat je de BTW van die factuur zal moeten voorschieten, omdat je opdrachtgever de factuur nog niet heeft betaald. Door de verzenddatum van je facturen goed te timen kun je zoveel mogelijk voorkomen dat je de BTW moet voorschieten en er een beroep moet worden gedaan op je financiële buffer.
Deelfacturen
Als er veel werk zit in een opdracht stuur dan deelfacturen om te voorkomen dat je een tijdje weinig inkomsten hebt. Mocht je merken dat de deelfacturen niet worden betaald dan zou je je werkzaamheden zelfs tussentijds kunnen staken. Let wel dat dit grote gevolgen kan hebben voor de arbeidsrelatie en eventuele toekomstige vervolgopdrachten.
4. Noteer betalingsgegevens duidelijk op je factuur
Dit klinkt vanzelfsprekend, maar als er onduidelijkheden op de factuur staan of gegevens ontbreken kan de betaling flinke vertraging oplopen. Naast een aantal verplichte gegevens die, tevens voor de btw-administratie, op een factuur behoren te staan is het handig om duidelijk op de factuur te vermelden op welke datum de factuur is opgesteld en welke betalingstermijn je hanteert. Hierdoor zijn de afspraken duidelijk en laat je geen ruimte open voor eventuele discussie.
5. Houd je debiteuren goed in de gaten
Zorg er als zzp’er voor dat je debiteurenbeheer op orde is. Bij de zakelijke rekening van Knab krijg je gratis betaalalerts die je op de hoogte houden of een factuur is betaald. Erg handig! Je kiest hierbij zelf voor welke specifieke bij- en afschrijvingen je een seintje wilt ontvangen.
Factuur ontvangen?
Je zou kunnen overwegen, voor de uiterste betalingstermijn is aangebroken, de opdrachtgever te bellen om te informeren of de factuur in goede orde is ontvangen en of er nog vragen spelen bij de klant. Met name bij grotere bedragen kan dit handig zijn aangezien dit vaak een groot deel van je inkomsten betreft.
Heb je helaas al te maken met een wanbetaler, dan hier 5 tips om deze aan te pakken:
6. Kom direct in actie
Is het bedrag na het verstrijken van de betalingstermijn niet op je bankrekening verschenen, kom dan direct in actie. Jij hebt immers zelf ook je werk volgens afspraak geleverd. Wacht niet en breng je klant op de hoogte van de ontbrekende betaling.
7. Bellen is sneller
Een mail beantwoorden is voor sommige klanten te vrijblijvend. Ze zouden ervoor kunnen kiezen om een aantal dagen te wachten met antwoorden. Door te bellen heb je direct contact met de klant en kun je vragen wat het probleem is.
8. Een belscript ter voorbereiding
Klanten kunnen met verschillende excuses komen voor het niet betalen. Laat je hierdoor niet zomaar aan de kant zetten. Vindt je dit lastig leg dan van te voren op papier vast welke afspraken jullie eerder hebben gemaakt, wat daar tot nu toe van terecht is gekomen, op welke wijze er al contact is geweest en wat je verwachtingen zijn van het telefonisch contact. Maak van te voren een bel-script, zodat je zeker weet dat je bereikt wat je voor ogen had met je telefoontje.
9. Wees overtuigend, maar ook empathisch
Houdt ook rekening met de mening van je klant. Blijf tijdens de contactmomenten altijd rustig en vriendelijk en toon ook begrip voor het verhaal van je klant. Zorg dat je altijd op zoek gaat naar een passende oplossing die voor beide partijen haalbaar is. Stuur na elk contactmoment een korte samenvatting van jullie afspraken. Laat deze eventueel ondertekenen door de klant
10. Aanmaning/Ingebrekestelling/incassobureau
Na het verstrijken van de betalingstermijn kun je over gaan tot het versturen van een eerste en tweede herinnering. Krijg je daarna nog steeds geen gehoor dan wordt het tijd om een aanmaning te sturen. Met een aanmaning laat je de klant weten dat indien de factuur niet wordt betaald binnen het gestelde termijn, de factuur uit handen wordt gegeven aan een extern incassobureau. Als al je pogingen niet hebben geleid tot een betaling dan kan je ervoor kiezen een incassoprocedure te starten. Let wel dat de arbeidsrelatie met de klant daarna zeer waarschijnlijk permanent is verstoord, maar bekijk het ook van de andere kant: wil jij die wanbetaler wel in je klantenbestand houden?
Wanbetalers helemaal voorkomen zal niet altijd lukken, maar er zijn verschillende acties waarmee jij je kunt wapenen tegen wanbetalers. Zorg er in ieder geval voor dat je altijd in actie komt, daarmee maak je de kans op alsnog betaalt worden aanzienlijk groter.
