Zeven jaar administratie bewaarplicht
Zzp’ers zijn net als andere ondernemers verplicht om hun financiële en fiscale gegevens minimaal zeven jaar te bewaren. Dit is de fiscale bewaarplicht. Opgelegd door de Belastingdienst. Het heeft betrekking op de basisgegevens van de administratie en enkele aanvullende onderdelen. Er geldt een termijn van zeven jaar voor de basisgegevens. Voor sommige andere onderdelen geldt een termijn van tien jaar.
Vijf aandachtspunten over de bewaarplicht
Zorg ervoor dat je netjes voldoet aan de fiscale bewaarplicht. Ook wanneer je de administratie digitaal bijhoudt. Of bij laat houden. In alle gevallen moet de Belastingdienst zeven jaar na dato de gegevens kunnen inzien en controleren. Bijvoorbeeld om na te gaan of de administratie strookt met de opgegeven gegevens tijdens de aangiften omzet- en inkomstenbelasting.
We zetten vijf belangrijke aandachtspunten op een rij waar jij als zzp’er rekening mee moet houden:
- Wat zijn de basisgegevens van de administratie?
- Welke uitzondering geldt er op de fiscale bewaarplicht?
- Hoe ga je om met computerprogramma’s en bestanden?
- Kunt u een conversie doen voor digitale gegevens?
- Hoe ga je om met externe bureau’s en hun gegevensdragers?
1. Basisgegevens van de administratie
De fiscale bewaartermijn van zeven jaar geldt in ieder geval voor de basisgegevens van de administratie. Het gaat dan om:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de loonadministratie.
Als zzp’er dien je in ieder geval het grootboek bij te houden. Net zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie. Van een voorraadadministratie zal niet in alle gevallen sprake zijn en dat geldt ook voor de loonadministratie. De in- en verkoopadministratie is wel relevanter voor jou als zzp’er.
Zorg ervoor dat je nagaat of deze basisgegevens van de administratie voor jou relevant zijn. Houd die bovendien nauwkeurig bij. Doe dat in ieder geval voor een periode van zeven jaar, zodat je voldoet aan de fiscale bewaarplicht. Na die termijn kun je er vanuit gaan dat de Belastingdienst de gegevens van de oudere boekjaren niet meer op zal vragen. Dat betekent dat je een papieren of digitale versie met een gerust hart kunt verwijderen, bijvoorbeeld om ruimte te maken of het overzicht te behouden.
2. Uitzonderingen op de fiscale bewaarplicht
Er geldt een belangrijke uitzondering op de fiscale bewaarplicht. Die heeft betrekking op de onroerende zaken. Je kunt dan denken aan bedrijfspanden. De gegevens daarvan dien je minimaal tien jaar te bewaren, dus drie jaar langer dan bijvoorbeeld de basisgegevens van de administratie. Dit heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.
Andersom is het ook mogelijk om afspraken te maken met de Belastingdienst over een kortere fiscale bewaarplicht. Los van de basisgegevens van de administratie en de gegevens over onroerende zaken is de rest dus open ter discussie. Het is mogelijk om de Belastingdienst een voorstel te doen over een kortere bewaartermijn voor andere gegevens dan deze.
Wil je afspraken maken over de fiscale bewaarplicht voor de basisgegevens van de administratie en de gegevens over onroerende zaken? Je kunt dit doen over twee verschillende elementen:
- De vorm waarin je de gegevens bewaart, zoals op papier of digitaal;
- het detailniveau waarin je de gegevens bijhoudt.
Let op! De afspraken worden altijd schriftelijk vastgelegd. Zonder schriftelijke vastlegging is er geen sprake van een bindende afspraak.
Tip: houd er rekening mee dat afspraken met de Belastingdienst alleen gelden voor de Belastingdienst. Er kan een langere bewaarplicht gelden voor andere overheidsinstanties.
3. Ook voor computerprogramma’s en bestanden
De fiscale bewaarplicht geldt zowel voor de administratie op papier als voor de digitale administratie. Dat betekent concreet dat je ervoor moet zorgen dat de computerprogramma’s en/of bestanden toegankelijk zijn. Dit tot zeven jaar na dato. Op welke manier je daarvoor zorgt maakt in principe niet uit.
Tip: het afdrukken van een digitale administratie en die zeven jaar bewaren is niet voldoende. Het daadwerkelijke computerprogramma of de daadwerkelijke bestanden moeten beschikbaar zijn. Op die manier kan de Belastingdienst daarop een goede controle uitvoeren.
Blijkt het onmogelijk om het computerprogramma of de bestanden tot 7 jaar na dato te bewaren? Het is mogelijk om de bestanden om te zetten naar een ander formaat. Maak daarover vooraf duidelijke afspraken met de Belastingdienst. Dit zodat je blijft voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
4. Conversie aankondigen aan de Belastingdienst
De Belastingdienst spreekt in dat geval van een ‘conversie’. Hiervoor gelden een aantal belangrijke voorwaarden:
- Zet álle gegevens om naar het nieuwe formaat;
- zorg voor een inhoudelijk juiste omzetting;
- zorg ervoor dat de nieuwe gegevensdrager de gehele bewaartermijn beschikbaar is;
- maak de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd leesbaar en reproduceerbaar;
- zorg ervoor dat de Belastingdienst binnen een redelijke termijn een controle kan uitvoeren.
Het is niet verplicht om de conversie van gegevens op voorhand aan de Belastingdienst door te geven. Wel is het verstandig om dat te doen. Je voorkomt daarmee eventuele problemen achteraf. Deze gegevens kun je wellicht niet meer terughalen. In plaats daarvan zorg je ervoor dat alles in orde is.
5. Externe gegevensdragers onder de fiscale bewaarplicht
En kies je ervoor om (een deel van) de administratie uit handen te geven aan een administratiekantoor of boekhouder? Indien de gegevens van de administratie bij hen op de servers staan betekent dit niet dat je onder de fiscale bewaarplicht uit kunt komen. Sterker nog, je dient er zelf voor te zorgen dat de gegevens bij hen op de servers ook beschikbaar blijven voor de Belastingdienst. Maak daarom altijd goede afspraken met het administratiekantoor over het bewaren van de gegevens en de toegang die je daartoe hebt. Op die manier voldoe je netjes aan de fiscale bewaarplicht voor zzp’ers, zodat de Belastingdienst je administratie desgewenst altijd kan controleren.
