Administratie bewaren, wat en hoe lang?

Administratie | ZZP Barometer

De fiscus verplicht iedere ondernemer en ZZP’er om zijn of haar administratie gedurende zeven jaar te bewaren. Maar wat moet u dan allemaal bewaren, en hoe?  
 

Basisgegevens
De Belastingdienst onderscheidt diverse gegevens binnen uw administratie. De fiscale bewaarplicht van zeven jaar geldt voor de zogenaamde basisgegevens. Die zijn voor de fiscus het meest interessant. Onder de basisgegevens vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Na zeven jaar zal de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij u opvragen.

Tien jaar bewaren
Er zijn ook gegevens die u tien jaar lang moet bewaren. Dat zijn de gegevens van onroerende zaken, zoals uw bedrijfspand. Deze langere termijn heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.

Afspraken maken
U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch) en over het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa).

Kortere bewaartermijn
Voor alle gegevens die niet als basisgegevens worden aangemerkt, kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over een eventuele kortere bewaartermijn. Pas daarbij wel op, dat als u afspraken maakt met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen, er ook nog andere overheidsinstellingen kunnen zijn die u wel houden aan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Computer
De fiscale bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U bent dus verplicht om regelmatig updates en backups te maken van de computer waarop u uw administratie voert. Alle gegevens die u op papier of elektronisch vastlegt, horen in principe bij de administratie van uw bedrijf. Denk aan kasadministratie, kassabonnen, facturen en bankafschriften.

Scannen
Scan facturen, bonnen, contracten en andere belangrijke paperassen zoveel mogelijk in. Papier is kwetsbaar; veel bonnetjes worden zelfs gedrukt op papier dat onder de invloed van zonlicht binnen enkele maanden onleesbaar wordt. Zorg dus dat u al uw papieren ook digitaal opslaat. Liefst met een backup op verschillende plaatsen, zodat áls er brand uitbreekt of ingebroken wordt, u nooit uw complete administratie kwijt bent.

bron: Ikgastarten

Jeroen Sakkers

Jeroen Sakkers is zzp-expert en initiatiefnemer van ZZP Barometer. Hij is oprichter en directeur van Victor Mundi, het mediabedrijf dat eigenaar is van de FOTY Awards, Client Awards, Staffing Awards en ZZP Barometer. Naast deze initiatieven organiseert Victor Mundi jaarlijks de Dag van de Flexibele Arbeid en de Dag van de ZZP’er.

Bekijk alle artikelen van Jeroen Sakkers →
MoneyMonk - ZZP Barometer

ZZP Barometer is dé onafhankelijke informatiebron van de zzp-markt in Nederland. Sinds 2008 wordt kennis verzameld en vergaard op basis van structureel onderzoek onder een eigen zzp-panel. Als het naslagwerk en de nieuwsbron voor freelancers, interim professionals, (z)zp’ers, opdrachtgevers, intermediairs en (andere) marktpartijen wordt ZZP Barometer ondersteund door onze themapartners en experts. Wil jij periodiek jouw mening geven en onbeperkt gratis toegang tot alle checklists, downloads, feiten & cijfers, kortingen, overeenkomsten, ranglijsten, sjablonen en meer? Meld je nu gratis aan.

Aankomende events

  • Web Accessibility Live
    25 september 2018  Westergastheater, Westergasfabriek, Pazzanistraat 15, 1014 DB Amsterdam, Nederland

Bekijk de volledige agenda →