Bianca is oprichter van BTW Café en runt haar eigen administratiekantoor voor zzp’ers. Na haar medische studie en diverse, financiële functies is zij haar eigen bedrijf begonnen – dat zich nu puur richt op zzp’ers. Ze zorgt vooral voor veel systematiek in de werkwijze van haar zzp-klanten en in dit interview vertelt ze waar je als zzp’er op moet letten bij jouw administratie.
Vliegende start dankzij social media
“Ongeveer 85 tot 90% van mijn klantenbestand is zzp’er of freelancer, en dat is per toeval zo ontstaan. In het begin ben ik veel actief geweest op social media (voornamelijk Twitter) en daarin kom je veel zzp’ers tegen met vragen. Ik heb toen tips gegeven en zodoende heb ik nu veel zzp’ers als klant. Daarna heb ik klanten verkregen via mond-tot-mondreclame. De meeste zzp’ers doen namelijk veel zaken met andere zzp’ers en hebben vaak veel zelfstandigen in hun vriendenkring. Daarnaast organiseer ik één keer per maand het BTW Café: daar kunnen ondernemers gratis langskomen met hun vragen over de administratie en over hun btw-aangifte. Vaak resulteert dat in een breder advies, en bezoekers zijn hier laaiend enthousiast over.”
Zorg voor systeem in administratie
“Bij zzp’ers kom ik vaak problemen met hun btw-administratie en –aangifte tegen. Ze vragen zich dan af hoe ze daarmee om moeten gaan. Steeds meer mensen starten een bedrijf als zzp’er, maar denken pas veel te laat na over hun financiële administratie en de eisen die daarbij horen. De inkomstenbelasting voor een bedrijf moet
apart worden gedaan naast de privéboekhouding. Hierin zie ik vaak situaties die niet kloppen en dit komt bijna altijd door het ontbreken van kennis. Ik zie dan vaak twee uitersten: starters die echt goed van start willen gaan en die preventieve vragen stellen of ondernemers die denken het goed te doen en dan aan het einde of achteraf problemen hebben. Zij hebben bijvoorbeeld vanaf hun start nog geen aangifte gedaan, iets dat de Belastingdienst uiteraard niet erg kan waarderen.
Iets dat zeker aan te raden valt, is dat een ondernemer zorgt dat hij in ieder geval een systeem heeft in zijn administratie. Bijvoorbeeld een ordner met een in- en verkoopgedeelte en bankafschriften. Dit kan natuurlijk ook digitaal, maar zorg voor overzicht. Dit is namelijk de basis in je organisatie. Want als je meer dan één dag bezig bent om het uit te zoeken, dan kan dat een groot probleem vormen. En durf ook om hulp te vragen. Zorg dat je voldoende geïnformeerd bent. Een tip bij grote opdrachten, bijvoorbeeld van lange duur of bij grote bedrijven: werk met een voorschot, dus van de offerte X% vooraf, Y% halverwege en Z% na afloop. Want grote bedrijven hanteren vaak een betalingstermijn van 60 dagen en werken met inkoopvoorwaarden.”
Uitbesteden versus zelf doen
“Ben je een kenniswerker met één grote klant, dan hoef je niet altijd je administratie uit te besteden. Als je een beetje financieel onderlegd bent, zijn er voldoende tools om je administratie zelf te doen. Vaak kunnen er voordelen worden behaald als je je administratie uitbesteed, maar soms ook niet. Ben je chaotisch, zorg dan uiteraard dat je de administratie wel uitbesteed.
Als je als zzp’er besluit je boekhouding en administratie zelf te doen, dan raad ik aan online te boekhouden. Er zijn tegenwoordig veel pakketten die goed en compleet zijn. Als je hiermee om kan gaan en financieel onderlegd bent, gebruik deze dan. Let erop dat je niet een pakket afneemt waarmee je alleen de facturatie en de inkoop kan doen, maar zorg dat je ook een balansoverzicht kunt exporteren. Waarom online boekhouden? Omdat er vaak handige functies zijn geïntegreerd zoals het factureren inclusief iDEAL-betalingsmogelijkheid. Let wel op: je bent afhankelijk van jouw internetverbinding, dus zorg daarbij voor een back-up.
Het is ook mogelijk om je boekhouding via jouw bemiddelaar(s) te laten lopen. Zij zorgen er vaak voor dat je je geld op tijd binnenkrijgt door zogenaamde factoring (het overnemen van een betalingsverplichting, red.). Zo verzeker je je als zzp’er van snelle betaling en heb je niet te maken met lange betalingstermijnen van opdrachtgevers. Maar dat wil nog niet zeggen dat je je gehele administratie moet uitbesteden aan deze bemiddelaars. Houd zelf de regie, jij bent uiteindelijk verantwoordelijk voor jouw eigen bedrijf.”
Verschil tussen administratiekantoor, accountant en boekhouder
“Besluit je je boekhouding toch uit te besteden en niet zelf te doen, dan is het belangrijk het onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende spelers op de markt: administratiekantoren, accountants en boekhouders. De boekhouder is de persoon die het letterlijke boekhouden doet, het zogenaamde “klopwerk”. Hij zorgt dat alles in het boekhoudsysteem komt te staan, houdt betalingen bij en kan die eventueel verzorgen – denk aan inkoop, bank, kas en loonadministratie. De boekhouder kan werken bij en onderdeel zijn van een administratiekantoor. Binnen een administratiekantoor worden verschillende diensten aangeboden, waaronder boekhouding, belastingaangifte en ondernemers advies.
De accountant staat nog een stapje hoger in de hiërarchie: hij is verplicht een accountantsopleiding afgerond te hebben, moet jaarlijks zijn punten bijhouden en behalen en wordt periodiek getoetst op zijn kennis. Heb je als ondernemer te maken met import en export, en ben je dus actief in het buitenland, of heb je een NV-structuur, dan heb je een accountant nodig. De accountant zorgt vaak voor een stempel op de jaarrekening van grotere ondernemingen. De meeste zzp’ers kunnen dus prima terecht bij de boekhouder of het administratiekantoor.
Let er bij het uitbesteden van jouw boekhouding in de keuze voor een boekhouder, administratiekantoor of accountant allereerst op of er een klik tussen jou en de betreffende partij is: je moet vaak contact hebben en niet het gevoel krijgen dat je jouw vragen niet bij deze partij kwijt kunt. Kijk bovendien wat de partijen jou precies bieden en wat er wel of niet in hun dienstverlening zit. Bereikbaarheid is heel belangrijk: als je een vraag of probleem hebt omtrent jouw administratie, dan ontvang je graag direct het antwoord. Let er tenslotte op wat huidige klanten zeggen over de betreffende partijen. Als je deze factoren in ogenschouw neemt, dan moet het goedkomen en kun je een goed afgewogen keuze maken.”
