Kosten en aftrekposten: hoe pak je dat aan?

Administratie | ZZP Barometer

 

Maak een duidelijk onderscheid!

Kosten zul je moeten maken als zzp’er, freelancer of startende ondernemer, om jouw onderneming van de grond te krijgen en natuurlijk draaiende te houden! Om daar een helder beeld van te hebben en houden, moet je onderscheid maken tussen de verschillende soorten kosten, voor de eigen administratie en voor de Belastingdienst.

Bepalen winst

Als je de winst uit jouw onderneming gaat bepalen zijn de kosten belangrijk. Je mag zakelijke kosten opvoeren, mits die nodig zijn voor het uitoefenen van jouw vak als zzp’er en deze ook rechtstreeks hiermee te maken hebben. De winst is namelijk de opbrengsten min de kosten van jouw onderneming als zzp’er. Hoe hoger de kosten, hoe lager de winst. Voorbeelden van zakelijke kosten zijn: het huren van een bedrijfsruimte, of de aanschaf van werkkleding.

Soorten kosten

Als zzp’er maak je kosten en sommige daarvan mag je opvoeren als zakelijke kosten. Kosten die nodig zijn om jouw bedrijf draaiende te houden en uit te oefenen. Kosten die nodig zijn en rechtstreeks met jouw onderneming te maken hebben. Als duidelijk is dat de kosten volledig zakelijk gemaakt zijn, wordt de aftrekpost door de Belastingdienst geaccepteerd.
Maar niet alle kosten zijn zonder meer aftrekbaar. Er is een onderscheid tussen kosten die in hun geheel in 1 jaar aftrekbaar zijn en kosten die over meerdere jaren gespreid aftrekbaar zijn.
Ook kan het zijn dat je als zzp’er kosten maakt die zowel een zakelijk als persoonlijk karakter hebben, omdat je er zelf, privé, ook een voordeel van hebt. Dan is alleen het zakelijke gedeelte aftrekbaar.
Verder kunnen er ook nog de kosten zijn die je als zzp’er hebt gemaakt, voordat de onderneming van start ging, aanloopkosten. Kosten die zijn gemaakt met de duidelijke bedoeling jouw onderneming van de grond te krijgen. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan advieskosten.
In al deze soorten kosten moet je onderscheid maken in de administratie. Welke kosten zijn volledig aftrekbaar, welke kosten zijn niet aftrekbaar, welke kosten zijn deels aftrekbaar en welke kosten zijn verspreid over een langere periode, meer dan 1 jaar, aftrekbaar. Dan is alles duidelijk voor jezelf en voor de belastingdienst.

Kosten en btw

In sommige gevallen kunt je, als zzp’er, de btw over kosten (en inkopen en investeringen) aftrekken als voorbelasting.
Jouw leverancier zal je in de meeste gevallen btw berekenen, als je zakelijke kosten maakt. Maar die btw is uiteindelijk niet voor jouw rekening, omdat je de betaalde btw over het algemeen mag aftrekken als voorbelasting. Omdat je de voorbelasting dus al op een andere manier verrekent, geldt voor de aftrek van zakelijke kosten bij de winstberekening: je trekt de kosten af exclusief btw. Van sommige kosten kunt je de btw niet aftrekken als voorbelasting. Die kosten mag je bij de winstberekening aftrekken inclusief btw.

Reserveren voor kosten

Sommige kosten komen eens in de zoveel jaar terug. Voor deze kosten zijn een aantal speciale fiscale regelingen in het leven geroepen. Voorbeelden hiervan zijn kosten voor de huisvesting of voor de bedrijfsmiddelen. Of als zzp’er zul je misschien kosten gaan maken om een pensioen op te bouwen.. Daardoor kunt u jaarlijks geld opzij zetten, reserveren, om in de toekomst een hoge kostenpost te kunnen betalen. Het geld dat je hiervoor in een jaar reserveert, kunt je in hetzelfde jaar als kosten aftrekken. Een andere fiscale regeling is de ondernemersaftrek, zoals bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek of startersaftrek. Dit is een bedrag dat je als zzp’er mag aftrekken van de winst.

Op een rij

Natuurlijk is het niet altijd je favoriete taak die je als zzp’er kunt bedenken bij het ondernemen, de administratie. Maar het is wel belangrijk alles goed op een rij te hebben, ook als het gaat om de kosten die je maakt als zzp’er met jouw bedrijf. Heb je vragen, kun je natuurlijk altijd jouw vraag bij de Belastingdienst neerleggen of misschien heb je wel iemand in jouw netwerk die je op weg kan helpen. Ook kan je natuurlijk iemand inhuren om jouw vragen op te lossen, daar zijn genoeg mogelijkheden voor. Belangrijk is dat je overzicht hebt, met of zonder hulp.

Bron: Belastingdienst

ZZP Barometer

ZZP Barometer is de onafhankelijke en structurele onderzoeksmonitor van de zzp-markt in Nederland. Sinds 2008 wordt kennis verzameld en vergaard op basis van structureel onderzoek onder een eigen zzp-panel. Als hét naslagwerk en de nieuwsbron voor zzp’ers, opdrachtgevers, intermediairs en andere zzp-marktpartijen wordt ZZP Barometer ondersteund door haar partners.

Bekijk alle artikelen van ZZP Barometer →
Knab- ZZP Barometer

ZZP Barometer is dé onafhankelijke informatiebron van de zzp-markt in Nederland. Sinds 2008 wordt kennis verzameld en vergaard op basis van structureel onderzoek onder een eigen zzp-panel. Als het naslagwerk en de nieuwsbron voor freelancers, interim professionals, (z)zp’ers, opdrachtgevers, intermediairs en (andere) marktpartijen wordt ZZP Barometer ondersteund door onze themapartners en experts. Wil jij periodiek jouw mening geven en onbeperkt gratis toegang tot alle checklists, downloads, feiten & cijfers, kortingen, overeenkomsten, ranglijsten, sjablonen en meer? Meld je nu gratis aan.

Aankomende events

Bekijk de volledige agenda →