Fiscale bewaarplicht is wettelijke verplichting
Dat iedere ondernemer een administratie dient bij te houden is je wellicht bekend, maar deze administratie moet je ook bewaren, het is een wettelijke verplichting. En dat zowel elektronisch als op papier.
Fiscale bewaarplicht
Hoe lang je jouw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in jouw administratie. Iedere ondernemer, dus ook jij als zzp’er, is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren, dat wordt fiscale bewaarplicht genoemd. Dit geldt voor de basisgegevens van jouw administratie. Hierbij moet je denken aan onderdelen als het grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie en voorraadadministratie. Na deze 7 jaar is de termijn voorbij dat de Belastingdienst deze gegevens nog bij je komt opvragen. Ook de belastingdienst probeert de administratieve rompslomp zo min mogelijke belastend te laten zijn en soms gelden er dan ook kortere termijnen, maar daar moet je eerst afspraken over maken.
Elektronisch én papier
Je moet er ook voor zorgen dat programma’s en bestanden op jouw computer bij een controle kunnen worden gebruikt. De bewaarplicht geldt namelijk ook voor computerprogramma’s én bestanden. Alleen het bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet dus niet aan de bewaarplicht. Er bestaat wel zoiets als conversie. Dit houdt in dat je, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm mag bewaren. De voorwaarden zijn hierbij wel dat je alles overzet, inhoudelijk op juiste wijze. Ook dien je ervoor zorg te dragen dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is. Verder is het ook belangrijk dat je de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan (re)produceren en leesbaar kan maken. Als laatste moet je er dan ook voor zorgen dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd. Handig is het misschien om bij conversie eerst in contact te treden met de Belastingdienst en een en ander te bespreken.
Ook de gegevensdragers van servicebureaus waarop delen of jouw gehele administratie staat vallen onder de fiscale bewaarplicht.
Afspraken maken
Jaren goed bewaren dus die administratie! Voor de basisgegevens en de overige gegevens kun je met de Belastingdienst ook afspraken maken. Afspraken over de vorm waarin je de gegevens bewaart: op papier of elektronisch. En ook afspraken over het detailniveau: bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa. Deze afspraken worden dan schriftelijk vastgelegd. Zo is duidelijk waar jij als ondernemer staat. Verder is er in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, een uitzondering. Gegevens van onroerende zaken ben je verplicht 10 jaar te bewaren.
Bron: Rijksoverheid
