Slimme zzp’ers boekhouden niet in Excel
Door de titel van mijn expertcolumn is de toon gezet. Niet om je te beledigen of om voor eigen parochie te preken. Want wat blijkt? Zzp’ers die gebruik maken van (online) boekhoudprogramma’s hebben een beter financieel inzicht en zijn daardoor op de lange termijn succesvoller!
Hoe komt het dat boekhouden in Excel zo populair is?
Uit onderzoek van de ZZP Barometer blijkt dat 53% van de zzp’ers zijn boekhouding zelf doet. 48% van de zzp’ers binnen deze groep blijkt voor de boekhouding Excel te gebruiken.
De keuze voor boekhouden in Excel gaat vaak gepaard met de start van je bedrijf. Voor starters is het vaak allemaal nog onzeker. Krijg ik wel klanten, ga ik wel genoeg omzet maken? Je wilt graag eerst zien dat er geld binnenkomt voordat je je aan een betaalde oplossing committeert. Een logische gedachte.
In het begin is de boekhouding nog makkelijk en overzichtelijk. Je hebt nog weinig in- en verkoopfacturen en de toegang tot Word of Excel is laagdrempelig en daarnaast goedkoop.
Waarom je niet moet boekhouden in Excel
Of je nu kiest voor boekhouden in Excel of een boekhoudprogramma, in beide gevallen geldt dat je de basiszaken vaak toch zelf doet. Denk hierbij aan het maken van: offertes, facturen, het bijhouden van je uren, het registreren van ritten etc. etc.
De nadelen van boekhouden in Excel op een rij:
- Je bent alsnog (veel) tijd kwijt met het bijhouden van allerlei sheets, denk aan: uren, ritten, in- en verkoopfacturen, banktransacties etc
- Excel vereist een meer dan gemiddelde kennis van formules, er is een grotere kans op het maken van fouten en daarmee ook doorrekenfouten
- Geen support of ondersteuning, je moet het zelf uitzoeken, zowel technisch als boekhoudkundig…
- Niet koppelbaar: denk aan het importeren van bankafschriften, koppeling met de Kamer van Koophandel, koppeling webshop, iDeal betalingen etc.
- Geen regelmatige backups, ervaring leert dat de zzp’er slecht zorg draagt voor regelmatige en deugdelijke backups
Vaak geeft de combinatie van de omvang van de boekhouding en het kostenaspect de doorslag om te starten met Excel. De redenatie is vaak: “Het valt wel mee met die paar facturen, dat kan ik prima zelf” en “Ik zie wel waar het schip strand, een boekhoudprogramma aanschaffen kan altijd nog…”.
Waarom zou ik overstappen van Excel op online boekhouden?
De afgelopen twee jaar zien we een duidelijke trend. Het gebruik van (online) boekhoudprogramma’s wordt steeds populairder. Interessant aan deze trend is: “Wat is daarvan de reden?”. De financiële drempel om voor een betaalde boekhoudoplossing te kiezen wordt steeds kleiner. Toegang tot goede boekhoudsoftware is voor zzp’ers simpelweg bereikbaarder geworden. Daarnaast vindt een revolutie plaats, de software wordt steeds gebruiksvriendelijker.
Met deze online boekhoudprogramma’s kun je sneller en efficiënter werken. Bijkomend voordeel, je krijgt véél meer inzicht. Onze ervaring leert dat boekhouden in Excel niet de oplossing is.
“De meeste zzp’ers komen na verloop van tijd tot de conclusie dat de boekhouding omvangrijker wordt dan aanvankelijk gedacht. Zij kiezen alsnog voor een boekhoudprogramma, meestal al binnen enkele maanden! Wij horen dan vaak: dit had ik véél eerder moeten doen!”.
Zzp’ers die direct kiezen voor een online boekhoudprogramma hebben beter zicht en grip op hun financiën. Zij maken betere beslissingen en zijn op de lange termijn daarom succesvoller.
