Waar moet je op letten bij de payroll pro forma berekening?
Het aantal payroll bedrijven is de laatste jaren sterk toegenomen. Voor jou als zelfstandige geen ongunstige ontwikkeling; meer concurrentie dwingt payroll bedrijven zich te onderscheiden. Ook worden de marges steeds scherper. Want bij het kiezen van een payroll bedrijf let de zelfstandige vooral op het kostenplaatje.
Ik merk dat de groei van het aantal payroll bedrijven ook zorgt voor onduidelijkheid. Ieder payroll bedrijf heeft zijn eigen pro forma berekening en presenteert die op zijn eigen manier. Hoe zorg jij dat je de juiste keuze maakt? Waar moet je op letten? De volgende tips helpen jou bij je keuze:
1. Staar je niet blind op de marge
Als je de marges van verschillende payroll bedrijven naast elkaar zet, vergelijk je appels met peren. Meestal liggen de marges van payroll bedrijven tussen de 2% en 6%. Het is gebruikelijk dat de marge wordt berekend over het uurtarief exclusief de BTW. Maar er zijn ook payrollbedrijven die de marge berekenen over het uurtarief inclusief de BTW. Het bedrag ligt hier hoger en dus is de opbrengst voor het payroll bedrijf hoger.
Bij EasyStaff hebben wij gekozen voor een derde variant: een fixed fee per gewerkt uur. In dit geval is de hoogte van de marge afhankelijk van het uurtarief. Als voorbeeld:
Uurtarief €100,- excl. BTW met een fixed fee van €1,20 → de marge is hier 1,2%
Uurtarief €50,- excl. BTW met een fixed fee van €1,20 → de marge is hier 2,4%
Bij een vaste marge afspraak, nemen de opbrengsten van het payroll bedrijf toe als het tarief hoger wordt. Dit terwijl de handelingen voor het payroll bedrijf gelijk blijven; er zit geen extra werk aan vast. Kijk als zelfstandige dus altijd goed wat er netto onderaan de streep over blijft en fixeer je niet teveel op de marge.
2. Laat je vakantiedagen op het juiste moment uitbetalen
Een payroll bedrijf is wettelijk verplicht om vakantiedagen voor haar medewerkers op te bouwen. De loonheffing op de vakantiedagen is afhankelijk van het moment van uitkeren. Als zelfstandige kun jij zelf bepalen wanneer je deze vakantiedagen uit laat keren. Het is slim dit te doen in weken waarin je niet werkt (dus bijvoorbeeld als je op vakantie bent). Zo val je in een lager belastingtarief en draag je dus minder af.
Let er dus bij de pro forma berekening op hoe het payroll bedrijf omgaat met het uitbetalen van de vakantiedagen en welk belastingtarief het bedrijf daarbij hanteert.
3. Wel of geen pensioenopbouw?
Het opbouwen van pensioen gaat doorgaans na zes maanden in (dit kan afwijken en is afhankelijk van de cao van het payroll bedrijf). Let bij de pro forma berekening op of er sprake is van pensioenopbouw of niet. Indien er sprake is van een doorlopende opdracht, is ieder payroll bedrijf verplicht om het werkverleden over te nemen (het zogenaamde opvolgend werkgeverschap). Omdat je als zelfstandige altijd een vast uurtarief afspreekt excl. BTW, komt de pensioenopbouw ook ten laste van dit uurtarief. Het bruto en netto loon worden dus lager.
Ik merk dat payroll bedrijven deze directe pensioenopbouw niet altijd in hun pro forma berekening opnemen; het netto plaatje wordt minder en dus de kans op afwijzing groter. Het kan ook te maken hebben met een slechte inventarisatie op voorhand, waardoor het eventuele werkverleden niet (of te laat) aan het licht komt.
4. Het tarief is niet hetzelfde als het bruto loon
De termen tarief en bruto loon worden vaak door elkaar gehaald. Het uurtarief is het bedrag (excl. BTW) dat op de factuur komt te staan. Het brutoloon ligt lager dan het tarief, hier gaan nog verschillende componenten van af voordat je op het bruto loon komt:
⇒ Uurtarief excl. BTW
– Marge payroll bedrijf (percentages variërend van 2% tot 6%)
– Sociale Premies en Verzekeringen
– Bruto reserveringen
⇒ Bruto loon
Let er dus goed op wat je precies afspreekt met je opdrachtgever. Het is gebruikelijk dat je een tarief afspreekt met je opdrachtgever. Dit is ook wat je zelf zou factureren als je stond ingeschreven bij de KvK. Hou er bij het afspreken van je tarief dus rekening mee dat het bruto loon nog een stuk lager komt te liggen.
Ben je door deze informatie nieuwsgierig geworden en ontvang je graag zelf een pro forma berekening op maat? Of heb je andere vragen? Ik beantwoord ze graag. Bel mij op 020 – 618 31 31 of stuur een mail naar hesselink@easystaff.nl
