Kies jouw boekhoudprogramma met de BAP-methode
Er zijn tegenwoordig ontzettend veel online boekhoudprogramma’s maar hoe kies je het boekhoudprogramma dat bij jou en jouw bedrijf past? In 2013 had 64% van de zzp’ers nog nóóit overwogen om online te gaan boekhouden. Het boekhoudlandschap is enorm veranderd. Sinds 2013 heeft online boekhouden onder zzp’ers enorm aan populariteit gewonnen!
Er zijn tientallen boekhoudprogramma’s voor zzp’ers. Maar hoe kies je het beste boekhoudprogramma dat bij jou en jouw bedrijf past? Een boekhoudprogramma dat perfect aansluit en bestendig is voor jouw zakelijke toekomst? In dit artikel neem ik je mee in de kennis en ervaring die ik de afgelopen vier jaar heb opgedaan. Ik probeer je te helpen je keuze voor het perfecte boekhoudprogramma makkelijker te maken.
Klassieke keuze-methode
De afgelopen jaren heb ik vanuit mijn eigen ervaring gemerkt dat héél veel zzp’ers hun boekhoudprogramma kiezen door in hun portemonnee te kijken. Ze vragen een collega-ondernemer, googelen even, bekijken online een aantal reviews en gaan vervolgens naar een vergelijkingswebsite. Veelal baseren ze hun keuze op basis van prijs:
– Wat kan ik betalen?
– Wat ben ik bereid te betalen voor een (online) boekhoudprogramma?
Een logische gedachte, zeker als je net gestart bent. Je boekhouding is qua omvang nog relatief beperkt en de kosten wil daarom je graag in de hand houden. Nadat je een selectie hebt gemaakt op prijs probeer je een aantal boekhoudprogramma’s om uiteindelijk een definitieve keuze te maken. Er is een betere manier om het beste boekhoudprogramma te kiezen. Ik hoor je nu denken: “Maar hoe dan? Zo ingewikkeld kan het niet zijn…” Hieronder leg ik je mijn methode uit zodat jij er je voordeel mee kunt doen!
BAP-methode
Ik noem het de BAP-methode. BAP-methode? Ja, BAP-methode. Die staat voor: behoefte, ambitie en prijs. En wat direct opvalt is dat ‘prijs’ pas als laatste komt! Hieronder leg ik de afzonderlijke stappen aan je uit.
Behoefte
Bepaal eerst je directe behoefte. Waar loop je op dit moment tegenaan? Wat zou je graag automatiseren wat je nu bijvoorbeeld nog handmatig doet? Jouw behoeften kun je vervolgens vertalen naar functionaliteiten. Enkele voorbeelden:
– ik factureer handmatig -> Digitaal factureren
– ik houd mijn uren en ritten in Excel bij -> Uren- en ritregistratie
– ik zoek klanten handmatig op -> Koppeling KvK
– ik tik mijn banktransacties handmatig over -> Bankkoppeling
– ik breng mij ordner naar boekhouder -> Digitale uitwisseling
Maak voor jezelf een lijst met functionaliteiten die je op dit moment nodig hebt in een boekhoudprogramma. Als je precies weet waar je op dit moment behoefte aan hebt dan maakt dat het zoeken naar het perfecte boekhoudprogramma een stuk eenvoudiger.
De ‘B’ staat naast ‘behoefte’ ook voor ‘business’. Bepaal voor jezelf ook wat voor type business je hebt. De (werk)processen per type business verschillen nogal van elkaar en ook de functionaliteiten die daarbij horen.
In hoofdlijnen zijn er drie types:
Diensten
Je bent een kenniswerker/dienstverlener. Je werkt hoofdzakelijk met uren, denk hierbij aan bijvoorbeeld het principe ‘uurtje-factuurtje‘.
Voorbeelden:
Tekstschrijver, Management-consultants, Grafisch Vormgever etc.
Specifieke functionaliteiten:
Urenregistratie, facturatie, ritregistratie etc.
Producten
Je verkoopt écht een tastbaar product. Dit kan offline zijn (retail) of online bijvoorbeeld via je eigen webshop.
Voorbeelden:
Winkels, webshops, handelaren etc.
Specifieke functionaliteiten:
Koppeling met kassa/pin-terminal, API, voorraden, pakbonnen etc.
Abonnementen
Je werkt hoofdzakelijk met diensten die je herhaaldelijk levert.
Voorbeelden:
Muziekleraren, hostingbedrijven, sportscholen etc.
Specifieke functionaliteiten:
Incasso-batches, perdiodiek factureren, abonnement-administratie etc.
Het is overigens niet geheel zwart-wit, soms zijn ook combinaties van de bovenstaande types mogelijk. Het gaat er om dat je je bewust bent van jouw type business, welke functionaliteiten daarbij horen en hoe je dit plaatst in de context bij het kiezen van je boekhoudprogramma!
Ambitie
In de vorige stap heb je je directe behoefte in kaart gebracht. Wat minstens zo belangrijk is zijn jouw zakelijke ambities.
– Waar wil je met jouw bedrijf naartoe?
– Wat zijn je toekomstplannen?
– Blijf je alleen of wil je personeel?
Als je goed weet wat je ambities zijn kun je daarop anticiperen. Als je uitsluitend je boekhoudprogramma kiest op basis van je directe behoefte kun je er na verloop van tijd achterkomen dat het gekozen boekhoudprogramma niet meer past bij de fase van jouw bedrijf. Gevolg: overstappen, data migreren en een hoop extra werk.
Kijk één of misschien wel twee jaar vooruit en bedenk welke functionaliteiten je tegen die tijd denkt nodig te hebben en of je mee kunt groeien naar een uitgebreider en geavanceerder pakket.
Prijs
De hekkensluiter is in dit geval ‘prijs’. Als je boekhoudprogramma’s gaat vergelijken neem dan je directe behoefte maar ook je toekomstige behoeften mee in je selectieproces. Als je dan een lijstje over hebt met geschikte boekhoudprogramma’s dan is mijn tip:
‘Probeer deze boekhoudprogramma’s uit om in de praktijk te ondervinden of deze voor jou ook écht werken en waarde toevoegen’.
Nadat je de verschillende programma’s hebt geprobeerd en er een aantal winnaars overgebleven zijn kijk je pas in je portemonnee. Wat kun je betalen en wat wil je betalen? Blijken de overgebleven boekprogramma’s toch niet binnen je prijsrange te passen dan kun je op bepaalde functionaliteiten concessies doen. Schrap dan éérst toekomstige functionaliteiten en kijk of je dan alsnog een betaalbaar en geschikt boekhoudprogramma over houdt.
Hopelijk heb ik je op basis van mijn ervaring een goed handvat kunnen geven om het perfecte boekhoudprogramma te selecteren. Ik wens je daarbij in ieder geval heel veel succes!
