Eisen rittenadministratie bij 4 factoren
Door op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé in de auto van de zaak te rijden, voorkom je dat je bijtelling moet betalen. Het bewijs daarvoor is in principe niet aan een bepaalde vorm gebonden. Een sluitende rittenregistratie geeft echter de meeste zekerheid dat de bijtelling niet van toepassing is. Waar moet deze registratie aan voldoen?
Houd in een rittenregistratie per rit de volgende gegevens bij:
• Datum
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Plaats van vertrek
• Plaats van bestemming
• De aard van de rit (zakelijk of privé)
• Als je van de gebruikelijke route afwijkt: de gereden route. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij wegafsluitingen, omleidingen of files.
De Belastingdienst stelt bij vier verschillende factoren eisen aan een rittenregistratie: het soort voertuig, het doel van het voertuig, het aantal bestuurders en het soort kenteken. “Die factoren bevatten informatie die samen zorgen voor een compleet beeld van een specifiek voertuig”, aldus de website Rittenregistratie.com.
1. Soort voertuig
Is het een personenwagen of één van de vele andere mogelijkheden? Die vraag heeft te maken met bijtellingsregels. “Wanneer het gaat om een zoutstrooier hoeft er geen bijtelling betaald te worden voor het gebruik van dit voertuig”, aldus Rittenregistratie.com. “Een zoutstrooier is zo ingericht dat het zeer onwaarschijnlijk is dat deze wordt gebruikt voor privédoeleinden. Het doel van het voertuig is dan ook zakelijk. Het soort voertuig bepaalt in bijna negentig procent van de gevallen ook het soort kenteken en het doel van het voertuig.”
2. Doel van het voertuig
Werkgever en werknemer bepalen samen het doel. “Het doel is belangrijk voor de Belastingdienst omdat bij alleen privégebruik het nog niet verplicht of gebruikelijk is om een rittenregistratie bij te houden”, stelt de Rittenregistratie.com. “Bij een combinatie tussen zakelijke en privé doeleinden kan het wel belangrijk zijn.” Het belang van een rittenregistratie wordt bepaald door de afspraak die werkgever en werknemer maken. Kiest de werknemer ervoor om altijd bijtelling te betalen, dan is het voor de Belastingdienst niet relevant om een rittenregistratie op te vragen.
3. Aantal bestuurders
Zijn er meerdere bestuurders per voertuig? Dan is het verplicht een kolom op te nemen waarin u de identiteit van de chauffeur aangeeft. Dat is de zogeheten chauffeursregistratie. Deze gegevens vormen samen een sluitende ritregistratie. “Alleen een sluitende ritregistratie wordt goedgekeurd door de Belastingdienst als aantoonbaar bewijs voor het aantal privé gereden kilometers”, aldus Rittenregistratie.com. Om op fiscaal gebied de administratie op orde te hebben, moeten alle ritgegevens zeven jaar bewaard blijven.
4. Soort kenteken
De Belastingdienst geeft verschillende soorten kentekens uit. Is het bijvoorbeeld een bestelauto of een personenauto? U moet dus ook bij de rittenadministratie uw kenteken of kentekens doorgeven.
Zie voor meer informatie de website van De Belastingdienst.
