Maak boekhoudkundige balans op met handig lijstje
De drukke decembermaand is voorbij. Januari is voor veel zzp’ers ook een drukke maand in verband met het doen van de btw-aangifte. Tijd om de balans op te maken, letterlijk! Het is tijd om om je boekhouding klaar te maken voor het afsluiten van boekjaar 2016. Maar hoe doe je dat? Waar moet je beginnen? Waar moet je allemaal op letten? In dit artikel geef ik je een aantal handige en praktische tips voor het afsluiten van je boekhouding.
• Controleer of je alles hebt (in)geboekt
• Veilig stellen en opslaan van…
• Fiscale aandachtspunten
• Boekhoudkundige aandachtspunten
• Praktische tips
Tip 1. Controleer of je alles (goed) hebt (in)geboekt
Verkoopfacturen
Heb je al je verkoopfacturen netjes (in)geboekt? Let hierbij met name op de factuurdatum, zeker bij overloop van het ene boekjaar naar het andere boekjaar, zoals van 2016 naar 2017. Heb je daarbij de juiste factuurdatum gebruikt? Controleer of al je verkoopfacturen in je boekhoudprograma staan en of je omzet over 2016 klopt. Je hebt vaak zelf een redelijk goed beeld van wat je omzet zou moeten zijn. Gebruik je een boekhoudprogramma? Controleer dan je omzet grootboekrekening(en), check vooral ook het gebruik van de juiste btw-code waarbij je aangeeft de btw ‘af te dragen’.
Inkoopfacturen
Met name in het begin van het nieuwe boekjaar (2017) wil het nog wel eens voorkomen dat je inkoopfacturen van leveranciers ontvangt. Maar waarop hebben deze inkoopfacturen betrekking? Controleer of je al je inkoopfacturen hebt ingeboekt en daarbij ook de juiste boekdatum hebt gebruikt. Een andere belangrijke check is de controle op je grootboekrekening ‘leveranciers’ of ‘crediteuren’. Let daarbij vooral op het gebruik van de juiste btw-codes: Hoog 21%, laag 6%, Vrijgesteld, Verwerving binnen de EU, etc. Let ook op dat de btw op ’te vorderen’ staat, je wilt de betaalde btw immers terugvragen.
Bank
Hier gaat het vaak mis, met name bij boekhoudingen in Excel. Controleer goed of je wel al je banktransacties hebt overgenomen en verwerkt? Veel zzp’ers vergeten nog wel eens een transactie hier of daar. Zeker bij de handmatige verwerking. Het is natuurlijk erg zonde als je te weinig btw terugvraagt. Gebruik je een boekhoudprogramma? Verwerk dan keurig al je banktransacties, in de meeste boekhoudprogramma’s kun je hier goed op filteren. Op die manier kun je snel zien of je al je transacties hebt verwerkt. Controleer ook steekproefsgewijs of je daarbij de juiste btw-code hebt gebruikt.
Kasboek
Fan ben ik er niet van, het kasboek. Waarom niet? De kas is in mijn beleving het foutgevoeligste onderdeel van de boekhouding. Enfin, als je dan toch een kasboek gebruikt controleer dan supergoed al je contante geldstromen. Klopt je kassaldo o.b.v. van al je kastransacties? Heb je van al je kastransacties ook de juiste bonnetjes? Zorg dat je kas 100% klopt. En ‘nee’ je kas kan niet negatief zijn. Zorg dat je je zaakjes op orde hebt. Je boekhouder of accountant gaat de vinger toch op de zere plek leggen. Het is erg jammer als je boekhouder extra tijd kwijt is om je kas kloppend te krijgen, dit vertaalt zich altijd in de rekening van je boekhouder…
Controleer je grootboekmutatiekaart?
Ik hoor je bijna denken ‘grootboekmutatiekaart’? Huh wat? Een grootboekmutatiekaart geeft een overzicht ‘per grootboekrekening’ van alle gemaakte boekingen binnen een bepaalde periode. Dit is een handig overzicht om te controleren of je de juiste kosten op de juiste grootboekrekening hebt geboekt. Ook kun je eenvoudig zien of je de juiste btw-code en het juiste btw-tarief hebt gebruikt. Het is handig om hier steekproefsgewijs doorheen te lopen om te zien of je alles goed geboekt hebt.
Tip 2. Veilig stellen en opslaan van…
Controle op al je bonnetjes/bewijzen
Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor de bewaarplicht. In de meeste gevallen dien je bewijzen 7 jaar te bewaren en in sommige gevallen zelfs langer. De Belastingdienst schrijft voor dat je een duidelijk leesbare kopie moet kunnen overleggen. Zorg dat je je bonnetjes goed bewaart, in de map en/of digitaal.
Tip: Maak een extra backup, koop een USB-stick, dat kost je hooguit een paar euro.
Bankafschriften: MT940, CSV en PDF
De meeste banken hebben een limiet op de termijn voor het downloaden van bankafschriften. Meestal is deze termijn 18 maanden in het verleden. Na die datum is het een stuk lastiger je rekeninginformatie digitaal te krijgen van je bank. Het is dus slim om je rekeninginformatie te downloaden en op te slaan.
Ritten- en urenadministatie
Ik hoor regelmatig dat ondernemers hun ritten- of urenadministratie dienen te overleggen. Als je gebruik maakt van fiscale voordelen is het aan jou als ondernemer te bewijzen dat je terecht gebruik maakt van deze regelingen. Maak een deugdelijke backup van je ritten- en urenadministratie. Kleine moeite, groot plezier, je agenda overtypen of gedeeltelijk reproduceren voor de Belastingdienst is écht geen lolletje.
Backup maken
In algemene zin is een backup maken natuurlijk een open deur. Maak in ieder geval een backup in CSV-, XLS- en PDF-formaat van:
• Balans
• Saldibalans
• Proefbalans
• Winst- en Verliesrekening
• Grootboekmutatiekaart
• Auditfile.
• Openstaande verkoopfacturen
• Openstaande inkoopfacturen
Als je dat doet dan heb je de meest belangrijkste backups wel in the pocket. Zoals ik in de eerste alinea al schreef, een USB-stick kost je hooguit een paar euro. Echt, ik kan je verzekeren het plezier is erg groot als je dit USB-stickje óóit nodig hebt. Mocht dit moment zich onverhoopt voordoen dan is dit je beste zakelijke investering ever! Maak gewoon een extra backup.
Tip: kopieer ook je documenten en bonnen vanaf je PC, Google Drive of Dropbox-locatie naar je USB-stick.
Tip 3. Fiscale aandachtspunten
Check je fiscale voordelen
In november 2016 schreef ik voor de ZZP Barometer al een artikel over een aantal fiscale regelingen voor zzp’ers. Ik raad je aan ook dit artikel te lezen om zeker van te zijn dat je geen geld laat liggen en je al je financiële kansen optimaal benut!
Tip 4. Boekhoudkundig
Investeringen
Investeringen boeken is doorgaans toch redelijk complex voor de meeste zzp’ers. Ik kom dagelijks zzp’ers tegen die hun investering gewoon direct als kosten boeken in hun winst- en verliesrekening. Maak voor jezelf een lijstje van investeringen die je in 2016 hebt gedaan. Controleer goed of je deze investeringen ook daadwerkelijk hebt geactiveerd op de activa-zijde van je balans, de kant waar je bezittingen staan. Zorg er in ieder geval voor dat je je investeringen niet direct als kosten hebt geboekt in je winst- en verliesrekening. Let bij investeringen ook goed op het btw-aspect!
Afschrijvingen
Heb je je investeringen in 2016 netjes geactiveerd? Well done! Vergeet vervolgens niet om de afschrijving te boeken. Maar wat is een afschrijving dan precies? Een afschrijving is de waardevermindering van het object. De waarde op de balans neemt af en deze waardevermindering zijn kosten voor je bedrijf die terecht komen in je winst- en verliesrekening. Doordat deze kosten in je winst- en verliesrekening terecht komen drukt dit je bedrijfsresultaat waardoor je uiteindelijk minder belasting hoeft te betalen.
Aftrek van kosten
Ook hier gaan veel zzp’ers de mist in. Simpelweg omdat ze niet alle regeltjes kennen. In hoofdlijnen zijn er simpelweg vier soorten kosten:
• Aftrekbare kosten
Dit zijn 100% zakelijke kosten welke je volledig mag opvoeren als kosten
• Gedeeltelijk aftrekbare kosten
Hieronder vallen bijvoorbeeld: Telefoonkosten (prive/zakelijk), Zakenlunches, Diners, Congressen
• Gespreid aftrekbare kosten
Voorbeeld hiervan zijn ‘afschrijvingen’
• Niet aftrekbare kosten
Verkeersboetes, boetes van de Belastingdienst, Bedrijfskleding zonder logo etc.
Nu je weet welke soorten kosten er zijn kun je controleren of je de kosten op de juiste wijze hebt geboekt. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de grootboekmutatiekaart in je boekhoudprogramma. Ja daar is hij weer! Alleen ‘aftrekbare kosten’ mogen voor 100% in je winst- en verliesrekening staan. Gedeeltelijk of gespreid aftrekbare kosten mogen uitsluitend gedeeltelijk in je winst- en verliesrekening staan. Het spreekt natuurlijk voor zich dat ‘niet aftrekbare kosten’ helemaal niet in je winst- en verliesrekening horen te staan.
Tip 5 Praktische tips
Resultaat verwerken
Aan het eind van het jaar moet je natuurlijk ook je resultaat verwerken. Je dient daarbij je winst of verlies van 2016 te muteren met je Eigen Vermogen. Als je na aftrek van privé winst hebt gemaakt dan voeg je de winst toe aan je Eigen Vermogen. Heb je verlies gemaakt dan gaat dit van je Eigen Vermogen af. Belangrijk is dat je je resultaat verwerkt.
Boekjaar blokkeren
Als je dan alles netjes geboekt en verwerkt hebt kun je je boekjaar blokkeren of afsluiten. Dit houdt in dat je geen wijzigingen of mutaties meer kan aanbrengen in boekjaar 2016. Je bevriest als het ware de boekhouding van 2016 zodat alles feitelijk vast ligt en niet meer wijzigbaar is.
Factuurnummering aanpassen
2017 is alweer een maand oud, grote kans dat je je factuurnummering al hebt aangepast. Heb je dit nog niet gedaan pas dan je factuurnummering aan naar 2017.
Ik realiseer me dat bovenstaande tips niet alles omvattend zijn. Het is een mooi overzichtslijstje van punten die je zelf kunt ondernemen en waarvan je op voorhand simpel zelf een aantal checks kunt doen. Er zullen ongetwijfeld nog punten komen bovendrijven maar met dit lijstje heb je al wel vast een eerste en belangrijke stap gezet voor de afsluiting van je boekhouding.
Als je gebruik maakt van een boekhouder of accountant dan kom je in ieder geval voorbereid voor de dag. Het is natuurlijk niet de leukste klus maar als je deze punten zelf oppakt scheelt dat je boekhouder of accountant ook de nodige tijd en dat vertaald zich hopelijk terug in de eindrekening!
