Hoe krijg je je administratie in topconditie als zzp’er? 6 feiten

Administratie | ZZP Barometer

6 feiten over de ondankbare taak van het boekhouden

Een van de belangrijkste plichten van een zzp’er is de boekhouding. De een doet dit van nature ordelijk, de ander creatief chaotisch, en weer een ander verzuipt in de bonnetjes. Je moet je papieren goed op orde hebben, maar waarom? Welke mogelijkheden heb je als zzp’er om je boekhouding goed bij te houden? Zes feiten over de ondankbare taak van het boekhouden.

Feit 1: Boekhouden moet, omdat belasting betalen moet

Administraties zijn er in alle soorten en maten. Wat je als ondernemer moet bijhouden, hangt af van je bedrijfsvorm: een VOF vergt een andere aanpak dan een eenmanszaak. Grofweg geldt: wat je moet bijhouden, wordt bepaald door welke belastingen je moet betalen. Ziet de Belastingdienst jou bijvoorbeeld als ondernemer, dan betaal je inkomstenbelasting over winst uit je onderneming.

Een andere belasting waar je als ondernemer mee te maken krijgt, is de omzetbelasting. Deze staat ook wel bekend als de btw. Deze belasting betaal je over de omzet van je bedrijf. Het kan voorkomen dat de Belastingdienst jou niet ziet als ondernemer voor de btw, maar wel als ondernemer voor de inkomstenbelasting. Dat geldt bijvoorbeeld als je wel omzet maakt, maar slechts weinig winst. In dat geval draag je over de omzet gewoon btw af, terwijl de belastingdienst je niet als echte ondernemer ziet, vanwege je weinige winst. Check hier de voorwaarden.

Voor BV’s en NV’s is er een speciale belasting: de vennootschapsbelasting. Je betaalt deze belasting over de winst van de vennootschap. Die winst kun je ook aan jezelf als privépersoon uitbetalen, maar in dat geval noemt de Belastingdienst dat dividend. En daarover betaal je dividendbelasting. In een VOF heb je niet met vennootschapsbelasting te maken, maar moeten de vennoten inkomstenbelasting betalen over hun deel van de winst.

****************************************************************************************************
Belastingplicht naar soort onderneming:
• Eenmanszaak: inkomstenbelasting (zakelijk en privé), omzetbelasting
• Maatschap of VOF: inkomstenbelasting (individueel), omzetbelasting (voor de maatschap of VOF)
• BV: vennootschapsbelasting en omzetbelasting (zakelijk), inkomstenbelasting (privé)
****************************************************************************************************

Feit 2: Zelf doen kost tijd; hoeveel tijd bepaal je zelf

Ook voor doorgewinterde zzp’ers is boekhouden niet altijd gemakkelijk. Toch doet 85 procent van de zzp’ers de boekhouding zelf. Een onderzoek van ZZP Barometer noteert verder dat krap tweederde van die groep wel hulp heeft van een accountant of boekhouder. Toch is het aantal zzp’ers dat het heft in eigen handen neemt fors gestegen. In 2013 deed nog maar 53 procent zelf de boekhouding.

Een belangrijk argument om de boekhouding zelf te doen, zijn de kosten. Dat blijkt uit hetzelfde onderzoek. De kosten kunnen oplopen van enkele honderden euro’s voor een boekhouder tot meer dan 2.000 euro voor complete administratie en een accountantsverklaring. Een boekhouder – dat is een vrij beroep – zorgt voor een geordende boekhouding. Een belastingconsulent is iemand die bij de Belastingsdienst staat ingeschreven om namens jou aangifte te doen. Voor beide zijn geen vergunningen of diploma’s verplicht. Dat is wel zo voor een accountant, die een diploma heeft, om onafhankelijk cijfers en resultaten van bedrijven te controleren. Ondernemers zijn pas verplicht een accountant in te schakelen als ze 50 medewerkers of meer in dienst hebben, of meer dan 8,8 miljoen euro omzetten.

Zzp’ers met hogere inkomsten besteden hun administratie vaker uit. Ongeveer 60 procent van de zzp’ers doet hun boekhouding met een (al of niet online) softwarepakket. Een kwart, vooral oudere zzp’ers, gebruikt Excel.

Online boekhouder Thinq deed in 2015 ook een onderzoek naar de administratie van zzp’ers (https://www.thinq.nl/blog/administratie). Ruim een op de drie deelnemers gaf aan niet meer dan een uurtje per week kwijt te zijn aan het bijwerken van de boekhouding. Facturen maken kostte daarbij de meeste tijd.

Feit 3: Boekhouden is orde scheppen

De administratie moet je goed bijhouden, dat is de eerste stap om later niet in de problemen te komen. Als je een boekhouder inschakelt, kun je aparte afspraken maken. Veel zzp’ers verzamelen maandelijks al hun papieren en geven die af aan hun boekhouder. Anderen laten hun aangifte voor de inkomstenbelasting en het opstellen van hun jaarrekening door hun accountant verzorgen. Wanneer je het zelf doet, is het raadzaam om jezelf aan te wennen om op vaste tijden je papieren te ordenen.

Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden als je de administratie bijhoudt:

  • Uitgaande en inkomende facturen zijn cruciaal.
  • Bonnetjes van aankopen bewaar je ook.
  • Daarnaast heb je een urenregistratie nodig en een rittenadministratie als je auto vaak zakelijk gebruikt. Denk ook aan je overige reiskosten (trein, fiets, vliegtuig).
  • En sla je bankafschriften op – de Belastingdienst kan je met 7 jaren terugwerkende kracht om afschriften vragen. Voor papieren die onroerend goed aangaan, is deze bewaarplicht vastgesteld op tien jaar.

Een checklist: zelf doen of uitbesteden?
Waarom zou je jouw administratie uitbesteden? Dit zijn vijf redenen:
– Je bespaart jezelf tijd, die je kunt investeren in je bedrijf.
– Met een goede boekhouder verminder je je kans op fouten, en voorkom je mogelijke boetes of naheffingen.
– Een boekhouder zorgt ervoor dat je aftrekposten en voordeelregelingen maximaal benut.
– Een accountant helpt je aan zicht op je financiële zakelijke situatie, waardoor je slimmere keuzes kunt maken.
– Kosten voor een boekhouder vallen onder zakelijke kosten en zijn aftrekbaar.

Waarom je de administratie prima zelf kunt doen.
– Geld dat je bespaart op je accountant, kun je nu in je zaak investeren.
– Jezelf verdiepen in de administratie loont. Je vergroot je inzicht in je eigen situatie en kunt daarmee gerichtere keuzes maken.
– Als zzp’er is je boekhouding nog niet heel ingewikkeld. Haal je je kosten aan een boekhouder er wel uit?
– Boekhoudprogramma’s zijn goedkoop online te verkrijgen.

Feit 4: Een ordelijke boekhouding is nodig voor je hypotheek

Wanneer je als zzp’er een huis koopt en je sluit daarvoor een hypotheek af, dan wil de bank je financiële situatie inzien. Hoewel het deponeren van een jaarrekening voor zzp’ers niet verplicht is, zal de bank je jaarrekening willen inzien. Dit geldt overigens ook voor andere kredieten die je bij een bank afsluit. Je kunt natuurlijk te zijner tijd een boekhouder of accountant vragen om een jaarrekening op te stellen. Dit kost enkele honderden euro’s, maar is in dit geval slechts eenmalig. Maar soms is het wijzer om je accountant te vragen om je jaarrekeningen met het oog op een toekomstige hypotheekaanvraag op te laten stellen. Een goede administratieve voorbereiding kan je helpen bij het kopen van een woning.

Feit 5: Boekhouders zijn niet voor het leven

Een boekhouder vinden is niet zo moeilijk, maar hoe vind je een góede boekhouder? Het is belangrijk dat je jezelf afvraagt wat je samen wilt bereiken. Is hij er puur voor de administratieve kant of verwacht je ook van de boekhouder dat hij je adviseert in je ondernemerschap? De Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen (NOAB) onderhoudt een keurmerk voor boekhouders. Je kunt dus altijd vooraf checken of jouw boekhouder gecertificeerd is.

Heb je eenmaal een goede samenwerking met je boekhouder? Controleer dan geregeld of je niet aanvullende diensten nodig hebt. Als je onderneming groeit, dan kan het nodig zijn om een accountant te vinden die beter bij jouw onderneming past. Grotere ondernemingen hebben meer greep op hun cijfers nodig, meer fiscaal advies en dus meer expertise. Controleer dus geregeld of jouw accountant nog wel past bij jouw onderneming.

Feit 6: Vergeet ook je verzekeringen niet

Belangrijk is om ook regelmatig even te checken of je verzekeringen nog up-to-date zijn. Zeker voor een beginnende zzp’er is het soms lastig om aan alles te denken. Bekijk hier een aantal handige artikeltjes om je op weg te helpen.

Centraal Beheer
Partner van ZZP Barometer

Speciaal voor (zelfstandig) ondernemers hebben we het Bedrijfsverzekeringen Pakket. Schadeverzekeringen waarmee je de belangrijkste risico’s van jou en jouw bedrijf in één keer online goed regelt. Natuurlijk bepaal je zelf welke risico’s je af wilt dekken. Bekijk de meest gekozen schadeverzekeringen voor zzp’ers

Bekijk alle artikelen van Centraal Beheer →

ZZP Barometer is dé onafhankelijke informatiebron van de zzp-markt in Nederland. Sinds 2008 wordt kennis verzameld en vergaard op basis van structureel onderzoek onder een eigen zzp-panel. Als het naslagwerk en de nieuwsbron voor freelancers, interim professionals, (z)zp’ers, opdrachtgevers, intermediairs en (andere) marktpartijen wordt ZZP Barometer ondersteund door onze themapartners en experts. Wil jij periodiek jouw mening geven en onbeperkt gratis toegang tot alle checklists, downloads, feiten & cijfers, kortingen, overeenkomsten, ranglijsten, sjablonen en meer? Meld je nu gratis aan.