Maak terugkerende werkzaamheden voor jezelf inzichtelijk
Werk uitbesteden aan een Virtueel Assistent (VA). Dat klinkt als een goed plan. Zeker wanneer je te druk bent en onvoldoende tijd hebt voor klanten. Als je kansen moet laten schieten door tijdgebrek. Enorme ambities hebt om verder te groeien maar hier gewoonweg niet aan toe komt. De hamvraag is dan: wat is slim om uit te besteden?
Als je nooit eerder met een Virtuele Assistent hebt samengewerkt, ben je geneigd om kleine klusjes over te dragen. Dat is overzichtelijk. Je weet waar het over gaat. Je hebt het gevoel dat het niet fout kan gaan. Het probleem is echter dat je niet structureel werkt aan het bouwen van de fundering van je bedrijf. Het blijven klusjes. Je werkt niet aan een basis waarmee je bedrijf kan groeien. Gemiste kans! Een VA is veel te duur voor klusjes. En jij moet steeds weer instructies geven en de VA aansturen wat veel te veel tijd kost.
Het is veel belangrijker om concreet te bepalen waar je naar toe wilt werken met je bedrijf. Wat is je doel? Welke onderdelen van je bedrijf kunnen beter, slimmer en anders ingeregeld worden? Misschien zelfs geautomatiseerd worden? Waardoor jij jezelf gaat vrijspelen. Zodat jij je kunt richten op werkzaamheden die jij het liefst doet.
Gericht werken aan de fundering van jouw bedrijf
Het boek De Ondernemersmythe van Michael E. Gerber beschrijft heel goed wat ik daarmee bedoel. Hij legt uit waarom kleine bedrijven vaak vastlopen omdat ze niet gericht aan de fundering van hun bedrijf werken.
Door een plaatje van je bedrijf te maken in de vorm van een organigram, maak je voor jezelf inzichtelijk welke onderdelen jij in je bedrijf hebt. Jij staat als CEO bovenaan het organigram van je bedrijf. Jij bepaalt je strategie, je visie, je doel. Daaronder staan de verschillende onderdelen. Net als grote bedrijven heb jij ook de onderdelen marketing, sales, financiën, etc. Bij elk van deze onderdelen heb je een aantal taken te vervullen. En als zzp’er staat bij elke taak jouw naam vermeld. Daarmee bedoel ik dat jij alles in jouw bedrijf beheert, alles uitvoert, overal zelf verantwoordelijk voor bent.
Concreet stroomlijnen van terugkerende werkzaamheden
Laat ik een concreet voorbeeld noemen. Stel jij schrijft ook blogartikelen en verstuurt deze naar jouw volgers. Wat moet er gebeuren: een tekst schrijven, een afbeelding erbij zoeken, spelfouten checken, blog op website publiceren, SEO invullen, het artikel naar je volgers mailen, het artikel delen op social media. Eens?
Dat zijn allemaal verschillende taken voor je online marketing. Als je naar deze taken kijkt, welke moet jij echt zelf oppakken? Welke kan je uitbesteden aan een Virtueel Assistent? Als je op deze manier naar het organigram van je bedrijf kijkt, werk je heel concreet aan het stroomlijnen van terugkerende werkzaamheden waarbij je jezelf zoveel mogelijk uit de operatie haalt.
In dit voorbeeld zal de blog tekst door jou geschreven worden, maar alle andere taken kun je aan de VA overdragen. Doordat het terugkerend is, weet zij exact hoe dit in jouw bedrijf ingeregeld is en kan zij dit keer op keer zelfstandig voor je oppakken. Zo bouw je aan de fundering van je bedrijf en speel je jezelf vrij.
Ga zelf aan de slag met het organigram en bepaal wat jij kunt uitbesteden: download hier het organigram
