Regelmaat en overzicht voor goede zzp-administratie
Een goede zzp-administratie biedt inzicht in de omzet, kosten en winst. Bovendien vormt de administratie de basis voor de btw- en IB-aangiften bij de Belastingdienst en maakt deze het de inspecteur mogelijk om het financiële wel en wee van je onderneming te controleren.
Een goede administratie voldoet aan de volgende 10 geboden:
- (Rust en) regelmaat
- Directe urenregistratie
- Tijdig btw- en IB-aangifte
- Op één centrale plaats (digitaal of op papier)
- Boekhoudprogramma bij veel facturen (backup cloud)
- Kasboek voor inkomsten en uitgaven
- Documenten en bonnetjes scannen
- Signalering van verlopen facturen
- Kalenderjaren afzonderlijk bewaren
- Overzicht over de administratie
(Rust en) regelmaat
Chaos en drukte zijn de grootste vijanden van een goede zzp-administratie. Het is belangrijk om de rust te bewaren, bijvoorbeeld door de administratie op gezette tijden bij te werken. Plan iedere maand, iedere week of iedere dag een moment om alle puntjes op de ‘i’ te zetten, afhankelijk van de omvang hiervan.
Tip: neem de administratieve taken op in je reguliere werkplanning, tussen de andere core-business taken. Op die manier voorkom je dat je de afweging moet maken tussen de administratie of een belangrijk project dat af moet, waarbij je de keuze voor jezelf onmogelijk lastig maakt.
Directe urenregistratie
Een belangrijke uitzondering op het eerste gebod is de urenregistratie. De Belastingdienst verplicht je om een duidelijke en accurate urenregistratie bij te houden, om aan te tonen of je jaarlijks minimaal 1225 uur aan je onderneming besteedt. In dat geval kom je namelijk in aanmerking voor bepaalde soorten ondernemersaftrek.
Doe de urenregistratie altijd meteen, het liefst ook als je onderweg bent via een smartphone. Registreer de uren die je aan een bepaalde opdracht werkt of de uren die je op locatie bent. Je voorkomt dat je achteraf de tijd zal moeten inschatten, waardoor je voor een zo accuraat mogelijke weergave kunt zorgen.
Tijdig btw- en IB-aangifte
De Belastingdienst vereist dat je een ‘goede administratie’ bijhoudt. Deels om jou overzicht te bieden in de omzet, kosten en winst, maar ook als basis voor de btw- en IB-aangifte. De btw-aangifte dien je per tijdvak te doen, bijvoorbeeld per kwartaal. De IB-aangifte doe je na de jaarwisseling in april, over het voorafgaande jaar. Zorg ervoor dat je alle belangrijke onderdelen van de administratie op orde hebt, zodat je tijdig de beide aangiften kunt doen. Je voorkomt daarmee problemen met de Belastingdienst en je houdt zelf het overzicht over je bezittingen en uitstaande schulden.
Op één centrale plaats
Een goede zzp-administratie houd je op één centrale plaats bij. Dat kan zijn in een (online) boekhoudprogramma (hierover zometeen meer) of op papier. Welke vorm je daarvoor kiest maakt voor het overzicht en de Belastingdienst niet per se uit, mits het een methode is die voor jou goed werkt.
Tip: maak een keuze uit een digitale of een papieren administratie. Kies je voor papier? Print digitale documenten dan uit. Kies je voor digitaal? Scan papieren documenten dan in. Door dit op één plaats te centreren voorkom je dubbele documenten, en belangrijker nog, voorkom je ontbrekende stukken.
Boekhoudprogramma bij veel facturen
Een zzp-administratie met veel facturen vraagt om een boekhoudprogramma, bij voorkeur online. Dit helpt je veel tijd te besparen tijdens het maken van de facturen en zorgt bovendien voor een belangrijke mate van overzicht. Het is voor veel zzp’ers geen probleem om een handvol facturen per jaar aan te maken en daar het overzicht over te bewaren, maar dit wordt anders als je maandelijks enkele tientallen facturen of meer verstuurt.
Een boekhoudprogramma in de cloud verdient dan bovendien de voorkeur. Je zorgt er daarmee automatisch voor dat je de boekhouding kunt beschermen tegen inbraak, brand of andere vormen van ontvreemding en verlies in huis of op kantoor. De Belastingdienst heeft daar met betrekking tot de bewaarplicht namelijk geen boodschap aan. Je bent zelf verantwoordelijk voor het veilig bewaren en opslaan van de documenten en gegevens voor je administratie.
Kasboek voor inkomsten en uitgaven
Houd een kasboek bij voor alle inkomsten en uitgaven, zodat je daar goed zicht op hebt en houdt binnen de administratie. Dat geldt zowel voor ondernemingen waarin je samen met anderen werkt als wanneer je als zelfstandige actief bent. Een goede zzp-administratie bevat een duidelijk kasboek, om op die manier inzichtelijk te maken welke inkomsten er zijn ontvangen en welke uitgaven er aan de andere kant zijn gedaan. Dat voorkomt onduidelijke geldstromen. Prettig voor het eigen overzicht en essentieel bij een eventuele controle door de Belastingdienst.
Documenten en bonnetjes scannen
Uitgezonderd de situatie waarin je een volledig papieren administratie bijhoudt, is het verstandig om alle documenten en bonnetjes die je ontvangt in te scannen. Je zorgt op die manier voor een goede administratie, die je zonder problemen kunt bewaren en bovendien gemakkelijk kunt benaderen. Gebruik bij voorkeur een cloud-service om de documenten en bonnetjes te bewaren, of scan ze binnen een boekhoudprogramma in de cloud. Op die manier blijven ze goed van kwaliteit, papier is immers erg kwetsbaar. Je dient de documenten en bonnetjes minimaal 7 jaar te bewaren (10 jaar bij onroerende zaken), dus een digitale versie is dan vaak de beste keuze.
Signalering van verlopen facturen
Houd een goede administratie bij om de financiën van je onderneming blijvend in kaart te brengen en zorg er bovendien voor dat je een gezond debiteurenbeheer voert. Minder van belang tijdens een controle door de Belastingdienst, maar absoluut een van de geboden voor een goede administratie. Zorg voor duidelijke signalering van verlopen facturen, zodat je na kunt gaan of jouw afnemers hun facturen netjes voldoen.
Gebruik een boekhoudprogramma voor de automatische signalering of maak zelf reminders aan op het moment dat je een factuur verstuurt. Zorg ervoor dat je na een X aantal dagen een herinnering verstuurt en maak dan een herinnering aan om een aanmaning te versturen. In de ideale wereld heb je die natuurlijk niet nodig, maar zonder signalering van verlopen facturen blijft een deel daarvan helaas lang openstaan binnen de zzp-administratie.
Kalenderjaren afzonderlijk bewaren
Vooral interessant indien je een papieren administratie bijhoudt: bewaar de kalenderjaren zoveel mogelijk afzonderlijk. Start het nieuwe jaar met een schone administratie in een nieuwe ordner, waarop je het kalenderjaar duidelijk noteert. Dit maakt het een stuk gemakkelijker om oude documenten en gegevens terug te vinden. Ook indien je geen gebruik maakt van een digitale administratie of een boekhoudprogramma.
Tip: gezien de bewaarplicht van 7 jaar kun je in het 8e jaar de ordner van het eerste jaar hergebruiken. Dat betekent dat je met de administratie per kalenderjaar maximaal 7 stuks naast elkaar hebt staan.
Overzicht over de administratie
Tenslotte, het belangrijkste gebod: houd overzicht over de administratie. Dat klinkt als een open deur, maar zorg ervoor dat je goed weet welke omzet je maakt, wat de kosten zijn en hoeveel winst er overblijft. Zorg ervoor dat goed duidelijk is hoe lang de facturen gemiddeld open staan en welke inkomende facturen je nog dient te voldoen. Overzicht is het belangrijkste kenmerk van een goede administratie.
Hoeveel omzet, kosten en winst heb je tot op dit moment in het boekjaar gemaakt? Indien je de vraag (bij benadering) kunt beantwoorden zonder de administratie er eerst bij te pakken doe je goede zaken.
