Automatiseer je administratie en houd tijd over
De administratie. Daar zitten veel ondernemers niet op te wachten. Het is belangrijk en bovendien verplicht voor de Belastingdienst, maar veel plezier halen de meesten er niet uit. Gelukkig bestaan er handige mogelijkheden om 6x tijd te besparen op jouw administratie. Dat betekent sneller door de administratieve rompslomp heen, dus meer tijd om weer te ondernemen.
De administratie van zzp’ers is relatief eenvoudig. Zeker wanneer je diensten verleent. Dat betekent dat je veel van de administratieve handelingen uitstekend kunt automatiseren. Tenminste, kunt laten automatiseren. Een online boekhoudpakket helpt je daarbij, zodat je hier zelf zo min mogelijk tijd aan hoeft te besteden.
Benieuwd hoe je gemakkelijk een paar uur per week bespaart? Een eenvoudig streven met de volgende 6 tips:
- Importeer KvK-gegevens op de factuur
- Krijg een waarschuwing voor verstreken betalingstermijnen
- Scan bonnetjes op de datum en het bedrag
- Importeer complete bankafschriften
- Krijg suggesties om betalingen te boeken
- Laat de btw-aangifte automatisch klaarzetten
KvK-gegevens importeren op de factuur
Facturen leveren geld op, maar dat is dan ook het enige leuke dat veel ondernemers eraan kunnen ontdekken. Het aanmaken, versturen en bijhouden daarvan kan een tijdrovende klus zijn. Vooral wanneer je relatief veel kleine facturen voor een paar honderd euro verstuurt, kan hier ongemerkt veel tijd in zitten. Een belangrijk onderdeel bij facturen aan nieuwe klanten is het verzamelen en invoeren van de gegevens. De bedrijfsnaam, het adres en de postcode vragen tijd om over te nemen. Tenminste, zolang je de administratie handmatig doet. Een online boekhoudprogramma heeft een koppeling met de Kamer van Koophandel. Voer de bedrijfsnaam in en importeer eenvoudig alle gegevens. Je bespaart daarmee gemakkelijk een paar minuten per factuur.
Signalering voor verstrijken betalingstermijn
Factureren levert geld op stelden we net. Tenminste, als ze netjes betaald worden. Het kan veel tijd kosten om te controleren welke facturen er te lang open staan en wie een herinnering of vervolgens zelfs een aanmaning dient te ontvangen. Ook dat kan gelukkig slimmer. Dit kan met automatische signalering. Een boekhoudprogramma houdt bij hoe lang een factuur al open staat en of de betalingstermijn inmiddels is verstreken. Door middel van signalering is meteen duidelijk welke facturen te lang open staan en waar een herinnering of aanmaning naartoe kan. Weer een kwartier tot half uur uitzoekwerk bespaard.
Bonnetjes scannen op datum en bedrag
Andersom dien je als ondernemer goed te administreren wat je uitgeeft. Uitgaven dien je goed te bewaren en in de administratie op te nemen. Dat betekent bonnetjes inscannen, er een foto van maken of netjes bewaren. Vervolgens de uitgave(n) invoeren in de administratie op datum en bedrag. De huidige smartphones hebben uitstekende camera’s, dus dat kan gelukkig sneller. Een app bij een boekhoudprogramma met een OCR-scanner kan de bonnetjes analyseren. Door daar automatisch de datum en het bedrag uit te selecteren kun je dat automatisch laten invoeren. Scheelt toch weer minimaal een minuut per bonnetje dat je invoert.
Bankafschriften importeren
Om die bonnetjes te kunnen koppelen aan de uitgaven die je deed heb je de bankafschriften nodig. Tenminste, de betalingen die daar op staan. Bovendien heb je die nodig om de inkomsten te administreren. Handmatig betekent dit dat je per betaling dient na te gaan of je die in de administratie hebt staan. En voor het juiste bedrag. Met een boekhoudprogramma heb je de mogelijkheid om bankafschriften te importeren. Dat betekent dat je ze automatisch in de administratie op kunt nemen, zodat je alle betalingen altijd bij de hand hebt.
Tip: veel banken bieden de mogelijkheid om een .mt940-bestand te downloaden. Hierin staan alle betalingen. In de meeste gevallen opvolgend ten opzichte van de vorige die je downloadde. Dat betekent dat je met één druk op de knop automatisch de bankafschriften kunt toevoegen.
Een aantal banken hebben zelfs koppelingen met boekhoudprogramma’s. Dat betekent dat je een automatische koppeling tussen de beiden kunt maken, waardoor het niet meer nodig is om de afschriften te downloaden. Dat bespaart je nog meer tijd, waardoor je maandelijks zomaar een kwartier of een half uur over zal houden.
Suggesties voor betalingen
Zodra de betalingen eenmaal in je boekhouding staan is het natuurlijk van belang om die te koppelen aan de verkoopfacturen, de inkoopfacturen en de andere kosten en opbrengsten. Op die manier administreer je de verschillende mutaties. Dit zodat de gegevens kloppen met het bedrag dat er op de bankrekening staat. Hier gaat misschien wel de meeste tijd in zitten voor veel ondernemers. Per betaling zal je daar de factuur bij moeten zoeken om aan te geven dat deze betaald is. Alleen op die manier behoud je het overzicht over de facturen die nog open staan en waar je op termijn een herinnering voor zal moeten versturen.
Een boekhoudprogramma met een slim algoritme kan de betalingen herkennen op basis van de facturen die je in de administratie hebt opgenomen. Vermeldt een betaling bijvoorbeeld ‘Factuur 2017.005’ en komt het bedrag overeen met Factuur 2017.005? Dan kan een suggestie ervoor zorgen dat het nog slechts een paar seconden kost om de betaling te koppelen aan de verkoopfactuur. Dit voorkomt veel uitzoekwerk waardoor de administratie maandelijks zomaar een uur of meer eerder klaar is.
Automatische btw-aangifte
Aan het eind van ieder kwartaal is het tijd om de btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst. Het is dan van belang om aan te geven wat de omzet die maand was en welk bedrag aan btw daarover is geïnd. Op basis daarvan kan de btw-aangifte worden ingevuld, om die in te dienen bij de Belastingdienst en het bedrag over te maken. Een online boekhoudprogramma houdt die gegevens netjes per kwartaal bij. Het is dan dus voldoende om de bedragen over te nemen. De btw-aangifte hoeft zo nog maximaal een paar minuten tijd te kosten. Hierdoor is er ieder kwartaal opnieuw sprake van een interessante besparing van een half uur tot een uur.
