Hoe zorg jij dat de zakelijke en privé administratie overzichtelijk gescheiden blijft?
Zzp’er en actief vanuit huis? Zakelijk en privé lopen dan gemakkelijk door elkaar heen. Dat is prima zolang je dat netjes in balans weet te houden, mits je de administratie goed gescheiden houdt. Er bestaat namelijk niet zoiets als een goede ‘balans’ in een gecombineerde zakelijke en privé administratie. Een aparte zakelijke en een aparte privé administratie: dat is wat leidt tot het meeste overzicht.
Maar hoe zorg je daarvoor? Met 3 handige tips zorg je er eenvoudig voor dat je de zaken gemakkelijk uit elkaar houdt. Prettig voor je eigen overzicht en bovendien een goed idee om netjes te voldoen aan de voorwaarden die de Belastingdienst stelt. Geen last van overlap in bankafschriften of onduidelijkheid over zakelijke of privé kosten.
Zorg daarom voor:
* Een zakelijke betaalrekening
* Een vast salaris per maand naar privé
* Een digitale zakelijke en privé administratie
Zakelijke betaalrekening
Zakelijk en privé scheiden voor de administratie begint met een zakelijke betaalrekening. De privé betaalrekening hebben we allemaal, maar die is helaas niet geschikt om ook zakelijke betalingen te ontvangen. Laat staan daar zakelijke uitgaven mee te doen. Het wordt op die manier snel onduidelijk welke inkomsten en uitgaven er zakelijk zijn en welke je aan de andere kant privé hebt gedaan.
Door een zakelijke betaalrekening te open
En zorg je eenvoudig voor meer inzicht en overzicht. Alle betalingen die erop binnenkomen zijn automatisch zakelijk. En de uitgaven die je vanaf die rekening doet kun je aanmerken als zakelijk, waardoor daar geen onduidelijkheid over zal bestaan. Bovendien kun je gebruik maken van koppelingen met administratiesoftware, waardoor je de bankafschriften niet meer handmatig hoeft te importeren.
Daarnaast is de zakelijke betaalrekening niet alleen in praktische zin een voordeel. Door zakelijk en privé te scheiden kom je meteen een stuk professioneler over. Je kunt klanten aangeven wat het rekeningnummer is van je zakelijke rekening, inclusief een zakelijke tenaamstelling. Klanten kunnen de bedragen voor facturen overmaken met jouw bedrijfsnaam als tenaamstelling. Dit komt stukken beter over dan jouw persoonlijke tenaamstelling, terwijl je zakelijke diensten of producten levert.
Tip: in veel gevallen kun je als (startende) zzp’er gebruik maken van een aantal voordelen. Bekijk de starterspakketten bij de bank van je voorkeur. Vaak betaal je een lager bedrag per maand of krijg je een aantal transacties gratis. De scheiding van zakelijk en privé voor de administratie hoeft dan dus niet eens veel te kosten.
Vast ‘salaris’ per maand overmaken
Een tweede tip heb je zelf eenvoudig in de hand, door maandelijks een vast salaris naar jezelf over te maken. Dat voelt in het begin wellicht vreemd als zzp’er. Je verdient immers aan de hand van de opdrachten die je die maand doet, toch? Dat klopt in theorie, maar maakt het er niet bepaald overzichtelijker op.
Veel zzp’ers met overzicht over de administratie maken maandelijks een vast bedrag over van hun zakelijke rekening naar de privérekening. Het is in het begin wellicht lastig om het juiste bedrag vast te stellen, maar daar word je snel handiger in. Je voorkomt daarmee dat je privé niet goed weet wat er binnenkomt. Je hebt je vaste lasten en wilt wellicht een keertje uit eten of naar de film. Het is dan prettig om te leven van een ‘vast salaris’.
Tip: en verdien je een maand meer? Dan kun je een zakelijke spaarrekening gebruiken om een buffer op te bouwen, voor een maand waarin het wellicht een keer tegenzit.
De buffer voorkomt dat je in de problemen komt als het even tegenzit. Ondertussen zorg je er in de goede perioden voor dat je veel meer overzicht hebt. Door de administratie voor zakelijk en privé te scheiden en jezelf ‘salaris’ over te maken kun je de twee geldstromen goed uit elkaar houden.
Digitale zakelijke en privé administratie
Tenslotte is het verstandig om zowel de zakelijke als privé administratie te digitaliseren. Zorg er privé voor dat je bijvoorbeeld in Excel of in een andere spreadsheet bijhoudt wat de inkomsten en uitgaven zijn. Het klassieke huishoudboekje, maar dan digitaal. Het liefst in de cloud (bijvoorbeeld via Dropbox, Google Drive of een andere aanbieder), zodat je daar altijd en overal toegang toe hebt.
Zakelijk kun je gebruik maken van een boekhoudprogramma in de cloud. Op die manier is de complete administratie digitaal. Je voorkomt daarmee dat er belangrijke papieren kwijt raken. Tegelijkertijd kun je eenvoudig informatie terugzoeken of nagaan of alle facturen netjes zijn voldaan. Je maakt het jezelf gemakkelijker en overzichtelijker. Terwijl je er met de twee verschillende oplossingen tevens voor zorgt dat je de zakelijke en privé administratie netjes kunt scheiden.
