Gebruik jij een online boekhoudprogramma voor de administratie?
Zelfstandige zonder personeel: met een online boekhoudprogramma kun je die titel uitstekend waarmaken. Geen personeel en geen dure boekhouder, omdat je software gebruikt waarmee je zelf snel en eenvoudig de administratie kunt doen. De boekhoudprogramma’s in de cloud zijn vandaag de dag stukken slimmer dan een aantal jaren geleden. Dat betekent handige suggesties om veel tijd te besparen en tal van automatische functies die de boekhouder overbodig maken.
Benieuwd waarom andere zzp’ers in jouw omgeving stuk voor stuk overstappen naar een online boekhoudprogramma? We zetten er 5 voor je op een rij:
1. Automatisch KvK-gegevens inlezen
Werk je voor meerdere klanten per maand en komen daar regelmatig nieuwe bij? Voorkom dan dat je de gegevens er steeds bij dient te zoeken of dat je zelfs handmatig op zoek dient te gaan naar het vestigingsadres en bijvoorbeeld het KvK-nummer. Je kunt het jezelf met een online boekhoudprogramma een stuk gemakkelijker maken.
In de software kun je eenvoudig een nieuwe factuur aanmaken, door vanuit je klantenbestand aan te geven om welke klant het gaat. Het vestigingsadres, KvK-nummer en de andere belangrijke gegevens zijn dan meteen beschikbaar. Een factuur in een paar klikken, waardoor je zomaar vijf tot tien minuten van je kostbare zzp-tijd bespaart. Prettig bij één factuur en een wereld van verschil als je er maandelijks tien of meer maakt.
En gaat het om een nieuwe klant? Dankzij de slimme modules in de boekhoudprogramma’s kun je de KvK-gegevens er automatisch bij laten zoeken. Vul de bedrijfsnaam in. De software gaat in de database van de Kamer van Koophandel voor je op zoek naar de overige gegevens. Dat betekent dat je daar zelf niet meer naar hoeft te zoeken, waardoor je binnen een paar klikken een nieuwe klant toevoegt.
2. Factuur verzenden met ontvangst- en leesbevestiging
Zodra je de factuur eenmaal gemaakt hebt kun je die verzenden. Als zzp’er zal je merken dat steeds meer klanten het op prijs stellen dat je dit digitaal doet. Dit scheelt printen en een postzegel. Bovendien komt je factuur binnen een fractie van een seconde aan bij de klant, waardoor je niet meer afhankelijk bent van de postbezorging.
Of die factuur netjes aankomt in de mailbox van de klant en of hij of zij die opent en leest, kun je bovendien achterhalen door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma. De status van de verzonden factuur geeft aan of die verzonden, ontvangen en geopend is. Prettig als een factuur langer dan gebruikelijk open blijft staan en je wilt nagaan of de klant die wel ontvangen heeft. De software houdt het automatisch voor je bij, zodat je na verloop van tijd eenvoudig kan controleren of je factuur ontvangen en geopend is. Dit zodat je meteen kunt vragen om de betaling daarvan.
3. Urenregistratie, ook vanuit de app
Voordat je facturen kunt maken als zzp’er is het belangrijk om je uren bij te houden. Je kunt daarmee immers aantonen dat je aan het urencriterium voldoet, maar het helpt je ook om klanten de kosten in rekening te brengen. Het online boekhoudprogramma bevat een specifieke module om je uren te registreren. Dat kan op basis van gewerkte uren in het algemeen, net als binnen specifieke projecten. Je hebt op die manier het volledige overzicht van je uren die je aan de klant kunt factureren, zonder dat je dit handmatig hoeft bij te houden.
Tip: kies bij voorkeur voor een online boekhoudprogramma met een eigen app. Je kunt de uren dan ook onderweg en zelfs bij de klant op locatie registreren. Vervolgens zijn die gewoon online beschikbaar vanuit de software, bijvoorbeeld om aan te tonen dat je netjes aan het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar voldoet.
Het online boekhoudprogramma maakt de urenregistratie een stuk eenvoudiger. Je bespaart opnieuw kostbare tijd, terwijl je er tegelijkertijd voor zorgt dat je het volledige overzicht hebt over je gewerkte uren.
4. Automatische btw-aangifte bij de Belastingdienst
En over de Belastingdienst gesproken. Met een online boekhoudprogramma heb je tevens de mogelijkheid om de btw-aangifte automatisch te doen. Zzp’ers die overstappen naar een online programma voor hun boekhouding hoeven die niet meer zelf bij te houden. In plaats daarvan staat er ieder kwartaal een handig overzicht voor ze klaar. Hieruit blijkt meteen wat hun omzet in de periode was en welk bedrag aan btw ze daarover dienen af te dragen.
Uiteraard wordt er meteen rekening gehouden met eventuele geleverde diensten of goederen aan klanten in andere EU-landen, net als buiten Europa. Op die manier ontstaat er een compleet overzicht, inclusief een eventueel bedrag aan voorbelasting op basis van gedane zakelijke uitgaven. Over te nemen binnen maximaal een paar minuten, zodat de btw-aangifte een eitje is.
5. OCR-scanner voor bonnetjes
Het online boekhoudprogramma met een eigen app biedt bovendien een handige extra functionaliteit. Apps op mobiele telefoons kunnen gebruik maken van bijvoorbeeld de camera van het apparaat. In combinatie met een OCR-scanner maakt die het mogelijk om een slimme scan te maken van bonnetjes.
Die komt daardoor automatisch netjes in de administratie terecht. Maar dat is niet alles. De OCR-scanner kan meteen de datum herkennen, net als het totaalbedrag voor de gemaakte kosten. Dit betekent een snelle en eenvoudige verwerking van bonnetjes, dankzij het online boekhoudprogramma.
Maak je naam als zelfstandige zonder personeel waar en zorg ervoor dat je de administratie zonder boekhouder kunt doen. Zorg er met een online boekhoudprogramma net als anderen om je heen voor dat je de boekhouding eenvoudig maakt en belangrijke tijdswinst boekt.
