Zorg dat je administratie een stuk gemakkelijker wordt
Facturen op maken kost tijd. Hoeveel tijd dit kost ligt aan de manier waarop je hier mee omgaat. Je kunt als zzp’er razendsnel facturen opmaken, door gebruik te maken van de volgende 5 tips.
1. Gebruik een sjabloon voor facturen
2. Laad klantgegevens vanuit Kamer van Koophandel
3. Gebruik automatische nummering en factuurdata
4. Koppel de rubriek en btw met je administratie
5. Maak eenvoudig herinneringen en aanmaningen aan
Tip: De handige tips om razendsnel facturen op te maken kun je benutten met een boekhoudprogramma. Gebruik je die online? Dan heb je er geen specifieke software voor nodig. Dat betekent dat je ook op locatie (op een andere PC) of zelfs onderweg je facturen kunt maken.
Sjabloon voor facturen
Gebruik een sjabloon voor je facturen, waardoor het niet nodig is om iedere keer alle standaardvelden in te vullen. De factuur dient aan een aantal belangrijke verplichtingen te voldoen. Zorg ervoor dat al die elementen standaard aanwezig zijn, zodat je daar in ieder geval geen omkijken naar hebt.
Tip: je kunt in een online boekhoudprogramma meerdere sjablonen aanmaken. Op die manier voorkom je dat je iedere klant (bijvoorbeeld zakelijke en particuliere) dezelfde facturen dient te sturen.
Kijk goed naar de eisen aan een factuur. Zorg er bijvoorbeeld voor dat jouw gegevens op de factuur staan, inclusief het registratienummer bij de Kamer van Koophandel en het btw-nummer dat je van de Belastingdienst ontvangt.
Klantgegevens vanuit Kamer van Koophandel
Die Kamer van Koophandel heb je nodig voor jouw eigen registratienummer. Daarnaast kun je die gebruiken om belangrijke klantgegevens automatisch op te halen. Op de factuur dien je de bedrijfsnaam en het adres van de klant te vermelden. Factureer je aan bedrijven? Dan kun je razendsnel factureren door die gegevens automatisch in te laden. Aan de hand van een bedrijfsnaam of het KvK-nummer van de klant. Het online boekhoudprogramma heeft een koppeling met de Kamer van Koophandel, waardoor je de gegevens niet steeds handmatig hoeft in te vullen op de factuur.
Automatische nummering en factuurdatum
Daarnaast kun je een aantal andere zaken automatiseren, op het moment dat je razendsnel facturen wilt aanmaken. Immers, je dient de facturen opeenvolgend te nummeren en daarop de datum te vermelden. Dit kun je automatisch laten doen, net als de vervaldatum. Je kunt de datum van vandaag laten invullen. Op basis van je betalingstermijn (bijvoorbeeld 14, 21 of 30 dagen) kun je ook de vervaldatum meteen automatisch laten uitrekenen.
Je automatiseert op die manier een paar belangrijke taken, waardoor het veel minder tijd kost om de factuur op te maken. Je kunt sneller factureren als zzp’er, zodat je minder tijd kwijt bent aan de administratie. Zonder dat er fouten ontstaan. Sterker nog, alles wat je automatisch laat invullen is minder gevoelig voor (menselijke) fouten.
Rubriek en btw-tarief: met administratiekoppeling
Met deze 5 tips kun je razendsnel factureren en er bovendien voor zorgen dat ook de rest van je administratie een stuk gemakkelijker wordt. Bedragen die je factureert dien je immers op te nemen in de rest van de administratie. Je kunt dat met een online boekhoudprogramma gewoon automatisch doen.
Zodra je de factuur opmaakt vul je een beschrijving van de werkzaamheden in. Het volgende veld kan dan de rubriek zijn, waarin de werkzaamheden vallen. In de meeste gevallen zal dit ‘omzet’ zijn. De bedragen die je vervolgens invult worden geboekt binnen de ‘omzet’, zodat je dat niet nog eens apart hoeft te doen. En dat geldt ook voor de btw en de btw-aangifte. Door het juiste btw-tarief te selecteren kan het programma het juiste bedrag aan verschuldigde omzetbelasting meenemen in de administratie.
Tip: voorkom dat je teveel btw dient voor te financieren. Factureer net in het nieuwe kwartaal, in plaats van nog net in het oude kwartaal.
Facturen, herinneringen en aanmaningen
Je kunt razendsnel facturen aanmaken en die eenvoudig koppelen met de rest van je administratie. En blijkt de klant niet meteen te betalen of lijkt die dit vergeten te zijn. Een herinnering of aanmaning kun je met een online boekhoudprogramma met één druk op de knop aanmaken. Op basis van dezelfde gegevens als op de factuur, met een automatische boodschap om de klant tot betalen aan te sporen.
Tip: het online boekhoudprogramma kan je aangeven wanneer bepaalde facturen zijn vervallen of wanneer het na een herinnering zelfs tijd wordt voor een aanmaning. Voor een snelle administratie, die je als zzp’er gewoon zelf kunt bijhouden.
