Verplaats administratie van Excel naar online boekhoudsysteem
De administratie voor zzp’ers in Excel is voordelig, laagdrempelig en zelf bij te houden. Maar, je loopt daarmee aan de andere kant ook een aantal belangrijke voordelen mis. Voordelen van een online boekhoudsysteem, die zelfs de beste administratie-template in Excel niet kan evenaren.
Benieuwd naar de redenen waarom veel zzp’ers stoppen met Excel en liever kiezen voor een online boekhoudprogramma? Wij zetten er 5 voor je op een rij:
- Automatisering: minder risico op fouten
- Standaard opgeslagen in de cloud
- Efficiënte administratie: minder kostbare tijd verloren
- Automatische btw-aangifte
- Handige smartphone-app voor bonnetjes
1. Automatisering: minder risico op fouten
Waar gewerkt wordt vallen spaanders. Een waarheid als een koe, maar lastig als het gaat om de administratie. Een klein foutje in een Excel-sheet tijdens het invoeren kan grote gevolgen hebben. Bijvoorbeeld vanwege een balans die aan het eind van het jaar niet klopt. Daardoor zoeken zzp’ers soms uren naar waar het mis is gegaan, ergens eerder in het jaar.
Een online boekhoudprogramma automatiseert veel van de taken. Zoals de berekening van de btw over een factuur en alle belangrijke posten op de balans en financiële overzichten. Prettig, want daarmee loop je veel minder risico op fouten. Een belangrijk voordeel en daarmee een reden om te stoppen met de administratie in Excel. Alleen al vanwege de paar uur besparing aan het eind van het jaar.
2. Standaard opslagen in de cloud
Excel is offline beschikbaar. Maar, dat betekent ook dat de bestanden voor de administratie standaard lokaal worden opgeslagen. De Belastingdienst verplicht je als zzp’er die bestanden minimaal 7 jaar te bewaren. In die tijd mag er dus niets misgaan met je computer en meer specifiek de harde schijf. Een online boekhoudprogramma gebruikt de cloud om jouw gegevens op te slaan. Veilig op een externe server, zodat je daar gemakkelijk 7 jaar of langer bij kunt. Een van de redenen om over te stappen, zodat je daar als zelfstandige geen omkijken meer naar hebt.
Tip: toch Excel gebruiken? Zorg er dan voor dat je de bestanden (ook) opslaat in de cloud. Daarmee voorkom je dat gegevens verloren gaan bij een lokale crash of ander probleem.
3. Efficiënte administratie: minder kostbare tijd verloren
Weinig zzp’ers vinden het leuk om de administratie te doen; de financieel experts daargelaten. Anderen willen daar het liefst zo min mogelijk tijd aan besteden. Dat is in Excel lastig, zelfs als je verschillende functies toepast, bijvoorbeeld met macro’s. Je zal altijd zelf een aantal gegevens moeten invullen. Bij het aanmaken van facturen, het verwerken daarvan en het verwerken van de geïnde betalingen.
In een online boekhoudprogramma werkt dat anders. Je kunt veel efficiënter werken, omdat veel van de taken geautomatiseerd zijn. Je bent minder tijd kwijt aan de administratie. Een van de belangrijke redenen om te stoppen met Excel, zodat je meer tijd overhoudt om voor je klanten te werken. Daarmee verdien je bovendien de kosten voor een boekhoudpakket gemakkelijk terug.
4. Automatische btw-aangifte
Los van de tijd die er gaat zitten in de administratie zelf is ook de btw-aangifte niet iets waar veel zzp’ers naar uitkijken. Vanuit Excel zal je moeten zorgen voor een overzicht van de omzet in de periode (bijvoorbeeld het kwartaal), net als de bedragen aan ontvangen en betaalde btw. Voor het hoge tarief van 21% en het lage tarief van 6%. Al met al heel wat gegevens, om nog maar niet te spreken over een filtering op basis van eventuele leveringen en diensten naar het buitenland. Dat kan met een online boekhoudprogramma een stuk gemakkelijker. Het programma maakt automatisch een overzicht van de omzet en btw-bedragen uit een kwartaal, op basis van het hoge en lage tarief. Inclusief de verwerking van eventuele voorbelasting, zodat je slechts een paar getallen over hoeft te nemen.
5. Handige smartphone-app voor bonnetjes
En ten slotte, hoe verwerk je op dit moment bonnetjes in de Excel-administratie? Veel zzp’ers doen dat handmatig. Ze bewaren de bonnetjes in een grote map en nemen de gegevens over in hun Excel-sheet. Los van het risico op fouten kost dat veel tijd en loop je risico op het kwijtraken van bonnetjes in de map of de map als geheel. De smartphone-app bij een online boekhoudprogramma is daarom de vijfde reden om te stoppen met de administratie in Excel. De app maakt het gemakkelijk om een bonnetje te scannen. In veel gevallen zelfs met een speciale scanner, die zoekt naar het totaalbedrag en de datum van de bon. Die gegevens kun je automatisch laten verwerken, zodat de administratie zo min mogelijk tijd kost.
Dit zijn 5 belangrijke redenen om te stoppen met de zzp-administratie in Excel. Omdat het sneller, gemakkelijker en vooral met minder fouten kan. Voor een soepele administratie, waar zo min mogelijk tijd en aandacht in gaat zitten.
