Praktische tips om jouw financiën overzichtelijk te maken
Grip op je financiën: dé methode om rust te creëren en vanuit een stabiele basis beter te ondernemen. Geen zorgen over je financiën, omdat je precies weet wat er binnenkomt en wat eruit gaat. Een fijn gevoel, maar hoe zorg je daarvoor? Met de volgende 4 manieren krijg je meer grip op jouw financiën, zodat jij je als zzp’er kunt richten op je onderneming.
1. Gebruik het dashboard van je boekhoudprogramma;
2. Maak een overzicht van openstaande facturen;
3. Maak maandelijks een rapportage van winst en verlies;
4. Houd de aanstaande BTW-aangifte in de gaten.
Gebruik het dashboard van je boekhoudprogramma
Ten eerste, zorg voor een duidelijk dashboard in je boekhoudprogramma. In een online programma kun je daar vaak automatisch gebruik van maken. Het dashboard biedt je in één oogopslag informatie over de belangrijkste gegevens. Wil je zelf een dashboard bouwen? Zorg er dan voor dat je de volgende gegevens op een rij zet, om meer grip te krijgen op je financiën:
- Overzicht van de bedragen op de bank en in kas
Het is altijd goed om te weten welk saldo er beschikbaar is, op zowel de betaal- als spaarrekening. Vanuit een directe bankkoppeling of door regelmatig de banktransacties in te laden of in te voeren.
Tip: inladen kan met een .SWI-bestand, zodat je dit niet handmatig hoeft te doen. - Te ontvangen en te betalen bedragen
Een overzicht van het te ontvangen bedrag uit verkoopfacturen en te betalen kosten voor inkoopfacturen biedt duidelijkheid. - Af te dragen BTW
Inzicht in de BTW die je moet afdragen over de omzet die je hebt gegenereerd. Dat bedrag komt nog ten laste van je banksaldo, dus reken je (nog) niet te rijk.
Verder kun je op het dashboard gebruikmaken van een grafiek die je inkomsten over de verschillende maanden toont. Niet per se noodzakelijk voor meer grip op jouw financiën, maar wel heel prettig ter motivatie.
Maak een overzicht van openstaande facturen
Op het dashboard zorg je voor het overzicht van de te ontvangen en de te betalen bedragen. Dat kun je elders in de boekhouding verder uitwerken, voor een beter overzicht van de verkoopfacturen die nog betaald moeten worden en voor een overzicht van de inkoopfacturen die je zelf nog dient te voldoen.
Zorg ervoor dat je een goed beeld hebt van de openstaande verkoopfacturen. Met het aantal dagen tot aan (of sinds) de vervaldatum en het factuurbedrag waar het om gaat. Een online boekhoudprogramma kan dit bijvoorbeeld met kleuren aangeven. Bijvoorbeeld met blauw zodra een factuur openstaat voor de vervaldatum, met rood zodra de vervaldatum is verlopen en met teksten zoals ‘Herinnering’ en ‘Aanmaning’ als zelfs die zijn verlopen.
Tip: openstaande inkoopfacturen kun je het best zo snel mogelijk betalen. Wacht niet tot de uiterste betalingstermijn, maar voldoe de factuur direct. Dat geeft rust en meer grip op je financiën, omdat je geen rekening hoeft te houden met bedragen die nog in mindering komen op het bank- en kassaldo dat er beschikbaar is.
Maak maandelijks een rapportage van winst en verlies
Je bent er als zzp’er zelf verantwoordelijk voor dat er meer binnenkomt dan dat eruit gaat. Of dat je voldoende progressie boekt, zodat je snel genoeg winstgevend kunt worden. Met name de uitgaven ontsnappen vaak aan de aandacht, waardoor de winst lager uitvalt dan gedacht.
Een overzicht van de gemaakte omzet en openstaande verkoopfacturen is wat dat betreft niet voldoende. Houd ook rekening met de kosten die je maakt, voor meer grip op jouw financiën. Zorg ervoor dat je maandelijks een rapportage van de winst en verlies maakt. Doe dit op basis van omzet en kosten, zodat je goed weet wat er onder de streep overblijft. En óf er onder de streep iets overblijft.
Bijkomend voordeel? De maandelijkse rapportages kun je gebruiken om op jaarbasis eenvoudig te berekenen wat de winst is of welk verlies je hebt geleden. Een online boekhoudprogramma doet dat automatisch en zorgt er daarmee voor dat je eenvoudig meer grip op je financiën krijgt. Inzicht in de inkomsten en uitgaven is belangrijk, ook als dat betekent dat je jezelf met de neus op de feiten drukt. Je zou de eerste ondernemer niet zijn die mooie omzetten maakt, zonder dat je winst maakt, omdat je de uitgaven aan de andere kant te hard laat oplopen.
Houd de aanstaande BTW-aangifte in de gaten
Ten slotte, zorg voor grip op jouw financiën door ook de BTW-aangifte goed in de gaten te houden. De kans is groot dat je de BTW als zzp’er ieder kwartaal betaalt, terwijl je de verkoopfacturen gedurende die maanden betaald krijgt. Splits de ontvangsten op je bankrekening in een deel daadwerkelijke omzet en een deel omzetbelasting. Houd goed in de gaten welk bedrag aan BTW je over ieder kwartaal dient te voldoen, zodat je dit reserveert en daar geen andere investeringen mee doet.
Tip: zet de reservering voor de BTW per maand of per week opzij. Maak die over naar je bedrijfsspaarrekening, zodat je daar niet zomaar andere uitgaven mee kunt doen.
Tip: maak op die manier ook een reservering voor de inkomstenbelasting die je moet betalen, als je daarvoor geen voorlopige aanslag gebruikt. Reserveer je eigen belasting op de spaarrekening, zodat je die aan het eind van het jaar eenvoudig kunt voldoen.
