Van Excel naar een boekhoudprogramma: overstappen in 3 (of 4) stappen
Twijfel je over Excel als boekhoudprogramma of ben je eruit dat je graag wilt overstappen? Dat kan in 3 handige stappen, of 4 als je ook de ritregistratie en urenregistratie in het pakket wilt gaan doen. Inderdaad, in 3 stappen kun je overstappen en maak je voortaan gebruik van de voordelen van een (online) boekhoudprogramma.
Je kunt overstappen op ieder moment, dat hoeft niet per se op 1 januari te gebeuren. Het is vervolgens belangrijk om ervoor te zorgen dat alle klantgegevens overgaan naar het nieuwe programma en dat je een sjabloon aanmaakt om facturen te versturen. Verder kun je aan de hand van de beginbalans in principe meteen aan de slag.
Tip: eerst het online boekhoudprogramma een keer uitproberen, voordat je overstapt vanuit Excel? Alle goede (online) pakketten bieden je de mogelijkheid om de software 14 dagen of langer te testen. Zo hoef je pas bij volledige tevredenheid over te stappen.
Overstappen: ook tijdens het boekjaar
Je kunt op ieder moment overstappen van Excel naar een (online) boekhoudprogramma. Daarvoor maak je namelijk gebruik van de beginbalans. Dat kun je doen op 1 januari van een jaar, maar ook op 14 maart of op 28 augustus. De datum waarop je dat doet maakt niet uit, als je er maar voor zorgt dat je op de datum dat je overstapt de balans kunt opmaken.
Stel dat je inderdaad op 28 augustus van een jaar wilt beginnen met een online boekhoudprogramma. Dan is het belangrijk om op die datum de balans op te maken. Zorg voor een overzicht van de activa en de passiva. Met de vaste activa, de vlottende activa en de liquide middelen aan de ene kant. En de kortlopende schulden, de langlopende schulden en het eigen vermogen aan de andere kant.
Die balans gebruik je vervolgens om in het boekhoudprogramma een beginbalans op te stellen. De bedragen zijn gelijk aan die op de balans die je maakt in Excel, want dit is het beginpunt waarmee je gaat overstappen. De mutaties die je vervolgens in de software gaat doen, doe je ten opzichte van deze balans, zodat je fris van start kunt gaan.
Tip: ontvang je betalingen van facturen die je voor de overstap verstuurde? Die boek je ten opzichte van de post met openstaande facturen op de beginbalans, waardoor dat bedrag langzaam afneemt, tot je alle facturen hebt kunnen innen. Door een post met oude openstaande facturen aan te maken, los van de post met nieuwe openstaande facturen, kun je de overstap gemakkelijker maken, met maximaal overzicht.
Klantgegevens importeren of invoeren
Vanuit het nieuwe boekhoudprogramma zal je de beschikking moeten hebben over de contactgegevens van je klanten. Op die manier zorg je er immers voor dat je contact met hen kunt opnemen of dat je ze een factuur kunt sturen.
Tip: heb je jouw contacten al in een CSV-bestand staan? Dan kun je de contacten over het algemeen gewoon automatisch importeren. Sla de contacten in de software die je daarvoor gebruikt op als .CSV-bestand, een Windows Comma Separated-bestand. De software kan die weer inlezen, waardoor je meteen al je contacten bij de hand hebt.
Had je de contacten nog niet in Excel staan en hield je die handmatig bij? In dat geval dien je ze opnieuw in de software toe te voegen. Het voordeel daarvan is dat je kunt controleren of je van alle klanten alle belangrijke informatie hebt. En je kunt een schifting maken tussen klanten waarvan je de gegevens nog nodig hebt en klanten waarmee je de laatste tijd geen zaken meer hebt gedaan.
Factuursjabloon aanmaken
Vervolgens is het belangrijk om een factuursjabloon aan te maken in de nieuwe boekhoudsoftware. Je kunt ervoor kiezen om de facturen te ontwerpen in lijn met hoe je dat deed in Excel. Beter is het om kritisch te kijken naar de elementen die je had op de facturen en de elementen die je nu kunt gebruiken. Wellicht kun je daar je voordeel mee doen, om meteen een stap voorwaarts te zetten met een duidelijkere factuur.
Tip: online boekhoudprogramma’s bieden mogelijkheden om iDeal-knoppen toe te voegen op de facturen of in de begeleidende e-mails. Een handig extraatje voor klanten, dat met Excel nog niet mogelijk was.
Eenmaal een factuursjabloon aangemaakt? Dan ben je dankzij alle klantgegevens en de beginbalans in principe al overgestapt. Daardoor kun je factureren aan jouw klanten en de software zal de mutaties doen ten opzichte van de beginbalans die je hebt ingevoerd. Zo gemakkelijk kan het zijn om de overstap te maken van Excel naar een boekhoudprogramma.
Optioneel: uren- en rittenregistratie
Wil je ook de uren en ritten registreren in de nieuwe software? Zorg er dan bijvoorbeeld voor dat je jouw uurtarieven en werkzaamheden specificeert. In handige sjablonen, zodat je die gemakkelijk kunt gebruiken. Dat kost je de eerste keer een uurtje of iets langer, maar scheelt vervolgens op het moment dat je er gebruik van wilt maken. Om de rittenregistratie te doen, zal je jouw kenteken van de auto moeten invoeren en wellicht je werklocatie. Dat maakt het mogelijk om van de ritten die je maakt automatisch te berekenen hoeveel kilometers je maakte ten opzichte van je thuisadres. Zo kun je volledig overstappen vanuit Excel naar een boekhoudprogramma, om alle voordelen te genieten die deze te bieden hebben.
