Meest gestelde vragen rondom zakelijk rijden – Deel 1

Wat kun jij besparen op brandstof?

Zakelijk rijden als zzp’er: het is een onderwerp waar veel ondernemers vragen over hebben. Met name over het financiële plaatje heerst vaak nog veel onduidelijkheid: wat is bijtelling eigenlijk en hoeveel btw kan ik als zzp’er aftrekken? En heb ik ook recht op bepaalde voordelen? Reden genoeg om de meest gestelde vragen te verzamelen en voor je te beantwoorden.

De volgende vragen zullen in dit eerste deel besproken worden:

1. Wat is het verschil tussen een auto van de zaak en zakelijk rijden met mijn privéauto?
2. Hoeveel btw kan ik aftrekken bij zakelijk rijden?
3. Hoe vorder ik de btw op mijn brandstof terug?
4. Moet ik mijn tankbonnen bewaren?
5. Zijn er handige hulpmiddelen waarvan ik als zzp’er kan profiteren?

1. Wat is het verschil tussen een auto van de zaak en zakelijk rijden met mijn privéauto?

Onder ‘zakelijk rijden’ vallen alle ritten die jij als ondernemer voor je bedrijf maakt. Je kunt dit met een zakelijke auto doen, maar je kunt ook met je privéauto rijden.

Rijd je meer dan 500 kilometer per jaar voor zakelijke doeleinden? Dan verplicht de Belastingdienst jou om de auto op naam van de zaak te zetten. Daardoor kun je alle kosten voor je auto aftrekken van de belasting, zoals de financiering, afschrijving en btw.

Je kunt ook zakelijk rijden met je privéauto. Dan dien je dus wel minder dan 500 kilometer aan zakelijke ritten te maken. In dat geval gelden er andere financiële regels. In het volgende hoofdstuk lees je meer over btw-aftrek bij een zakelijke of privéauto.

2. hoeveel btw kan ik aftrekken bij zakelijk rijden?

Hoeveel btw je af kunt trekken, ligt eraan of je met een privé of zakelijke auto rijdt. Heb je een privéauto? Dan kun je geen btw aftrekken bij de aankoop – maar je mag voor het gedeelte dat je zakelijk rijdt, wel de btw op onderhoud, reparaties en gebruikskosten aftrekken.

Let dan dus wel op dat je de verhouding tussen zakelijke en privékilometers verrekent. Alleen het deel voor belaste omzet is dus aftrekbaar. 

Rijd je 10.000 kilometer per jaar – waarvan 9.000 zakelijk? Dan mag je dus 90% van de btw op brandstof en onderhoud terugvorderen.

Als je een auto op naam van de zaak hebt, geldt in principe hetzelfde – echter mag je hierbij wél de btw bij aankoop aftrekken voor zover je de auto zakelijk gebruikt. Over het privégebruik betaal je later btw terug.

Koop je een auto van een particulier of is het een margeauto (een auto die tenminste eenmaal van een particulier is geweest, en dus btw-vrij wordt doorverkocht)? Dan staat er geen btw op de factuur en kun je deze dus ook niet aftrekken.

Had je al een auto en zet je deze later op naam van je onderneming? Dan kun je niet achteraf de btw op de aankoop aftrekken – je auto was immers al in je bezit. 

Kortom: je kunt dus altijd de btw op onderhoud en brandstof aftrekken voor het deel dat je de auto zakelijk gebruikt.

3. Hoe vorder ik de btw op mijn brandstof terug?

Het terugvorderen van de btw op brandstof begint met het bijhouden van een tankadministratie. De Belastingdienst stelt ook daaraan een aantal eisen:

• Betaal je contant? Dan kun je deze kosten niet opvoeren – ook al is er een btw-bon aanwezig.
• Iedere tankbeurt moet betaald zijn met een tankpas, zakelijke bankpas of creditcard.
• De tankbon moet vermelden welke soort brandstof het is, de prijs en de btw.

Betaal je met een tankpas? Dan hoef je geen bonnen bij te houden, omdat je een gespecificeerde factuur krijgt met vermelding van de btw

4. Moet ik mijn tankbonnen bewaren?

Je kunt je tankbonnen in een doos bewaren, maar er is een veel makkelijkere manier, die je tevens helpt je administratie duidelijk bij te houden.

Met de Total Card kun je bijvoorbeeld online zelf je transacties en verbruik in de gaten houden. Ook ontvang je iedere week een digitale factuur – waardoor bonnetjes niet meer nodig zijn. Dit vergemakkelijkt het terugvorderen van de btw. 

Met een tankpas hoef je dus geen bonnen te bewaren, omdat je een gespecificeerde factuur ontvangt.

5. Zijn er handige hulpmiddelen waarvan ik als zzp’er kan profiteren?

Jazeker. Als ondernemer kun je bijvoorbeeld ook een tankpas aanvragen waarmee je niet alleen korting ontvangt op brandstof, maar waarmee je ook recht hebt op andere handige extra’s, zoals Total club, het spaarsysteem van Total, korting op de Carwash en parkeren bij Q-park. Je hoeft daarvoor geen groot wagenpark te hebben: ook als zzp’er heb je recht op een tankpas.

Je hebt bijvoorbeeld digitale toegang tot je bonnen en facturen, hebt inzicht in je verbruik en je ritten en je kunt je tankpas personaliseren. Dat betekent dat je geen bonnen meer hoeft te bewaren en je btw gemakkelijk terug kunt vorderen! Voeg bijvoorbeeld zelf kenmerken zoals je firmanaam, naam of kenteken toe en kies zelf uit bij welke Total tankstations je de korting wilt ontvangen.

De voordelen nog eens op een rijtje:

• Total heeft het grootste netwerk in de Benelux: je kunt in Nederland bij ruim 400 Total en ELAN tankstations terecht;
• Afrekenen is veilig en gemakkelijk;
• Je hebt te allen tijde toegang tot online beheer en overzicht in je facturen en transacties;
• Btw is eenvoudig terug te vorderen;
• Je bent verzekerd van hoge kortingen op zowel brandstof als carwash;
• Indien je Total Excellium tankt, heb je gratis pechhulp in heel Europa;
• Je kunt parkeren bij Q-park.

Ook ben je verzekerd van optimale veiligheid: dankzij fraudepreventietechnieken en online autorisatie betaal je altijd veilig met de Total tankpas. Bovendien kun je de Total Card al voor slechts 9 euro per jaar gebruiken.

Benieuwd? Bekijk dan nog eens de voordelen van de Total Card op een rijtje.