5 tips voor een vliegende start
Overstappen naar nieuwe boekhoudsoftware lastig en iets dat veel tijd kost? Dat hoeft niet, als je maar weet welke stappen er belangrijk zijn. Met 5 handige tips zorg jij ervoor dat je binnen één uur aan de slag kan. En dat je vanaf dat moment veel tijd kunt besparen met software die jouw boekhouding als zzp’er een stuk makkelijker maakt.
In 5 stappen goed van start
Om nieuwe boekhoudsoftware te gebruiken moet je een aantal dingen instellen. Wij zetten de 5 stappen voor je op een rij waarmee je ervoor zorgt dat je goed van start kunt:
- Financieel: openingsbalans invoeren en grootboekrekening inrichten
- Koppelen: boekhoudkoppeling aanmaken
- Importeren: contacten in de boekhoudsoftware
- Personaliseren: layout voor offertes en facturen
- Gebruikers: boekhouder uitnodigen
Financieel: openingsbalans invoeren en grootboekrekening inrichten
Financieel zal je een paar zaken moeten regelen, om de boekhoudsoftware te kunnen gebruiken. Dat begint met het invoeren van een openingsbalans, zodat je vanuit die gegevens aan de slag kunt. Vul in welke bedragen er op dat moment op de balans staan, in de andere software die je gebruikt, in Excel of in de handmatige boekhouding die je bijhoudt. Neem alle posten op de balans over, zodat je een openingsbalans aanmaakt die gelijk is aan het overzicht in de oude software of handmatige administratie.
Tip: de openingsbalans moet je altijd invoeren, ook als je per 1 januari nieuwe software gebruikt. Neem in dat geval de balans van 31 december van het voorgaande jaar over.
Naast de openingsbalans zal je ook even tijd moeten nemen voor de grootboekrekeningen. Dit zijn de ‘rekeningen’ die je aanmaakt voor de verschillende onderdelen van jouw administratie. Goede boekhoudsoftware bevat standaard al de belangrijke rekeningen voor bijvoorbeeld jouw omzet en kosten voor reis- en verblijfkosten. Vergelijk de rekeningen die je gebruikte met de nieuwe die er aanwezig zijn, en maak de extra grootboekrekeningen aan die je nog mist.
Koppelen: boekhoudkoppeling aanmaken
Nieuwe boekhoudsoftware werkt het best als je die koppelt aan je zakelijke bankrekening. In een aantal gevallen kun je gebruik maken van een boekhoudkoppeling, waardoor betalingen automatisch verwerkt worden. Is die koppeling niet beschikbaar? Zoek dan uit hoe je bankafschriften die je bij de bank downloadt kunt importeren. Door daar even tijd voor te maken zorg je ervoor dat je eenvoudig betalingen kunt verwerken, zodat je met de boekhoudsoftware veel kostbare tijd kunt besparen als je de administratie doet.
Importeren: contacten in de boekhoudsoftware
Naast de betalingen kun je ook de contacten die je hebt importeren in de boekhoudsoftware. Dat kan bijvoorbeeld met een .CSV-bestand, zoals je die in Excel kunt openen en bijhouden. Heb je daarin belangrijke bedrijfsnamen, net als adresgegevens en andere details staan? Dankzij de mogelijkheid tot importeren is het niet nodig om alle contacten handmatig over te nemen. Met de import zorg je er in één keer voor dat alle contacten beschikbaar zijn, om daar offertes en facturen aan te sturen.
Personaliseren: layout voor offertes en facturen
Die offertes en facturen stuur je natuurlijk het liefst met je eigen huisstijl. Neem in het stappenplan even de tijd om de layout voor deze onderdelen samen te stellen. Dat hoeft niet lang te duren, bijvoorbeeld door een paar kleuren aan te passen en jouw logo te uploaden. Op die manier krijgen de offertes en facturen snel jouw huisstijl, waarmee je zorgt voor een professionele uitstraling.
Tip: gebruik de layout bovendien om een duidelijke offerte en factuur op te stellen. Met nadruk op de te leveren diensten of producten op de offerte en het te betalen bedrag op de factuur. Gebruik veel witruimte, zodat de aandacht uitgaat naar de belangrijke informatie.
Gebruikers: boekhouder uitnodigen
Werk je samen met een boekhouder? Je kunt die uitnodigen in de boekhoudsoftware, door voor hem of haar een eigen account aan te maken. Je kunt dat het best doen als je de eerdere stappen hebt doorlopen, zodat je zeker weet dat de basis op orde is.
Tip: twijfel je over het aanmaken van de openingsbalans of de grootboekrekeningen? Dat zijn zaken die de boekhouder voor je kan doen of waar die je bij kan helpen. Geef hem of haar duidelijk aan dat dit nog even moet gebeuren.
Nieuw boekhoudprogramma: tijd besparen
Met de bovenstaande stappen zorg je er binnen 1 uur voor dat je aan de slag kunt met een nieuw boekhoudprogramma. Stap voor stap en zonder dat het veel tijd hoeft te kosten. En beter nog, vanaf dat moment zal de boekhoudsoftware jou veel kostbare tijd besparen. De administratie wordt een stuk eenvoudiger en overzichtelijker, zodat je altijd op de hoogte bent van hoe je er financieel voor staat.
