Een incassobureau; hoe dat werkt en wat de kosten zijn
Het kan je zomaar overkomen: een klant die je factuur maar niet betaalt. Uiteraard probeer je het eerst zelf op te lossen door bijvoorbeeld betalingsherinneringen te versturen. Als daar echter niet op gereageerd wordt, kun je overwegen om een incassobureau in te schakelen. Lees hier hoe dat werkt en wat de kosten zijn.
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Op je factuur staat de betalingstermijn vermeld. Deze is wettelijk vastgesteld op 30 dagen en binnen deze periode hoort het openstaande bedrag op jouw zakelijke rekening gestort te worden. Gebeurt dat niet? Als de betalingstermijn bijna verloopt of zelfs al is verlopen, kun je een eerste aanmaning versturen. Probeer ook contact te krijgen met je klant; waarom is de factuur nog niet betaald? Wellicht kunnen jullie er onderling uitkomen.
Het kan natuurlijk gebeuren dat je klant de factuur vervolgens nog steeds niet betaalt. Misschien krijg je hem of haar helemaal niet meer te pakken. Stuur in dit geval nog wel meerdere aanmaningen en probeer via diverse kanalen contact te krijgen met deze persoon. Als je het gevoel hebt dat je er zelf redelijkerwijs alles aan hebt gedaan, kun je na een periode van bijvoorbeeld 90 dagen een incassobureau inschakelen.
Dat heeft natuurlijk wel impact op je relatie met deze klant. Als jouw klant echter niets meer van zich laat horen en/of simpelweg de factuur niet betaalt, kun je je natuurlijk afvragen wat er nog van deze werkrelatie over is.
Kun je wel een incassobureau inschakelen?
Je bent wettelijk verplicht om te bewijzen dat jouw ‘debiteur’ een vordering bij jou heeft openstaan en dat deze nog niet is betaald, als je een incassobureau wilt inschakelen. Een goede bewijslast is een ondertekende overeenkomst tussen jou en je klant. Ook de betalingsherinneringen die je hebt verstuurd, kun je opnemen in je bewijslast.
Ook ben je verplicht om je klant op de hoogte te stellen dat je een incassobureau inschakelt. Je stelt de debiteur officieel ‘in gebreke’ en geeft daarbij ook aan dat de kosten van de incasso voor zijn of haar rekening zijn.
Incassokosten voor particulieren
De minimale en maximale incassokosten voor particulieren zijn sinds juli 2012 vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Deze worden berekend in percentages, met een absoluut minimum en maximum bedrag.
- Over de eerste € 2.500: 15% (minimaal € 40)
- Over de volgende € 2.500: 10%
- Over de volgende € 5.000: 5%
- Over de volgende € 190.000: 1%
- Alles boven de € 200.000: 0,5% (maximaal € 6.755)
Incassokosten voor zakelijke klanten
Voor bedrijven zijn er geen wettelijke incassokosten vastgelegd. Als jouw klant ondernemer is en jij hogere incassokosten wilt rekenen, moet je deze opnemen in je algemene voorwaarden. Doe je dit niet, dan gelden automatisch bovenstaande percentages.
Wat als de klant dan nog steeds niet betaalt?
Dat is helaas mogelijk. Het is natuurlijk geen fijn idee als de factuur uiteindelijk nog steeds niet wordt betaald, en jij wel voor de kosten van het inschakelen van een incassobureau opdraait. Er bestaan echter genoeg bureaus die werken volgens het ‘no cure, no pay’ principe. Je betaalt dan pas als het bureau erin slaagt om het openstaande bedrag te vorderen.
Mocht het niet lukken via een incassobureau, dan kun je ervoor kiezen om het dossier over te dragen aan een gerechtsdeurwaarder. Deze kan – in tegenstelling tot een incassobureau – een juridische procedure opstarten en je klant voor de rechter dagen. Hopelijk komt het niet zover.
