Tijd besparen op je facturatie als zzp’er
Factureren is voor zzp’ers een belangrijke activiteit; zonder facturen komt er geen brood op de plank. Het is echter een tijdrovende klus. Uit onderzoek is zelfs gebleken dat dit het meest tijdrovende administratieproces is van zelfstandig ondernemers. Die tijd besteed je uiteraard liever aan je klanten of je projecten. Het is daarom slim om je facturatie als zzp’er zo gestructureerd en efficiënt mogelijk te maken.
Maar hoe maak je nou snel een professionele factuur? Dit kun je bijvoorbeeld doen met behulp van een factuurprogramma. Om je op weg te helpen hebben wij hieronder de beste factuurprogramma’s voor zzp’ers op een rijtje gezet:
Belang van een professionele factuur voor zzp’ers
Allereerst moet een factuur voldoen aan de wettelijke voorschriften van de Belastingdienst, dat is belangrijk als je boetes wilt voorkomen. Volgens de wet moeten de volgende gegevens altijd op je factuur worden vermeld:
- Volledige naam en adres van jouw onderneming en de klant
- BTW- en KvK-nummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Omschrijving van de dienst of goederen
- Datum waarop deze geleverd zijn
- Bedrag, exclusief btw
- Btw-tarief
- Totaalbedrag
Dat klinkt misschien eenvoudig, maar een goede factuur is meer dan een rijtje gegevens. Als je wilt dat jouw facturen er professioneel uitzien, is een heldere opmaak net zo belangrijk. Zorg ervoor dat je factuur duidelijk en overzichtelijk is, daarmee voorkom je vragen en dus vertraging in betaling.
Factureren als zzp’er
Er zijn verschillende opties voor het maken van facturen. Veel startende zzp’ers factureren met behulp van Excel en daar is niets mis mee. Je kunt een hoop tijd besparen door gebruik te maken van facturatiesoftware.
Factureren met Excel
Als je nog niet zo veel facturen maakt, kom je met Excel goed uit de voeten. Het voordeel is dat je formules kunt inbouwen, waardoor je zelf niet meer hoeft te rekenen. Maar Excel is foutgevoelig, zeker als je de formules niet goed onder de knie hebt. En als je meerdere facturen per week verstuurt, wil je niet eindeloos bezig zijn met dubbelchecken. Bovendien vergt het tijd (en geduld!) om in Excel een factuur netjes op te maken.
Efficiëntie van facturatiesoftware
Met behulp van het juiste factuurprogramma is factureren voor de zzp’er een stuk eenvoudiger en dus efficiënter.
Houd overzicht met een factuurprogramma
Allereerst helpen factuurprogramma’s je om overzicht te creëren én te behouden. Je kunt in deze programma’s namelijk ook offertes opmaken en/of prijsafspraken opslaan. Het programma kent bovendien automatisch factuurnummers toe, waardoor dubbele factuurnummers verleden tijd zijn en je facturatie overzichtelijk blijft.
Gebruik factuur voorbeelden
Daarnaast bevat facturatiesoftware factuur templates, met deze factuur voorbeelden maak je eenvoudig een professioneel opgemaakte factuur. Je hoeft niet meer te goochelen met rijen, cellen en kolommen in Excel en je bent ervan verzekerd dat jouw factuur aan de eisen van de Belastingdienst voldoet.
Verstuur eenvoudig PDF-facturenZodra je factuur klaar is kun je deze met een druk op de knop direct als PDF-factuur naar de klant versturen. En als je voor een programma kiest met boekhoudmodule, worden jouw uitgaande facturen automatisch opgenomen in het correcte btw-tijdvak van de aangifte module in de software. Ook je btw-aangifte wordt daarmee een stuk eenvoudiger en sneller.
Markeer betaalde facturen
Tot slot kun je betaalde facturen duidelijk markeren. Zo zie je in een oogopslag hoeveel geld er die maand is binnengekomen, maar ook welke klant jou nog geld verschuldigd is en dus een vriendelijke herinnering moet krijgen.
Zoals je ziet bespaar je jezelf een hoop tijd en werk door gebruik te maken van een factuurprogramma. De meeste programma’s kun je eerst gratis uitproberen voordat je tot aanschaf overgaat.
