Volg deze stappen en voorkom vergeten uren!
Het belang van een goede urenadministratie wordt door veel startende zzp’ers onderschat. Zzp’ers registreren uren vaak pas achteraf of vergeten het zelfs helemaal. Toch is een nauwkeurige urenadministratie voor zzp’ers heel belangrijk. Een urenadministratie tool is dan ook een must! Om je op weg te helpen hebben wij hieronder de beste urenadministratie tools voor zzp’ers op een rijtje gezet.
De beste urenadministratie tools voor zzp’ers
Ben je benieuwd waarom urenadministratie belangrijk is? Hieronder leggen we je uit waarom het van belang is. Daarnaast reiken we je een aantal stappen en tools aan die je helpen bij het bijhouden van je urenadministratie.
Wat moet je in de urenadministratie bijhouden?
In je urenadministratie noteer je iedere minuut die je aan jouw bedrijf besteed, dus ook de indirecte uren. Dat wil zeggen dat je ook de uren registreert die je niet kunt factureren, denk daarbij aan de uren die je kwijt bent aan het maken van een website of het bezoeken van (potentiële) klanten.
Een urenadministratie bevat uiteraard meer dan alleen het aantal minuten. Een nauwkeurige urenadministratie bevat de volgende informatie:
- Datum
- Klant of opdrachtgever
- Omschrijving van activiteit
- Direct of indirecte uren
- Uurloon
- Aantal uren
- Omzet
Handig en slim je urenadministratie bijhouden
Er zijn grofweg twee manieren voor het bijhouden van je zzp urenadministratie: handmatig met Excel, of geautomatiseerd met handige urenregistratie software. Welke manier je ook kiest, als je begint met een urenadministratie is het slim om de volgende stappen te volgen.
- Taken creëren
Voor vrijwel alle zzp’ers geldt dat hun werkzaamheden uit verschillende taken bestaan, denk
bijvoorbeeld aan voorbereidende activiteiten tegenover uitvoerende activiteiten. Door voor
iedere activiteit een aparte taak aan te maken, kun je gewerkte uren gemakkelijk specificeren
en op basis daarvan een factuur maken.Vergeet niet om ook taken aan te maken voor de indirecte uren die je in je bedrijf steekt,
zoals administratie en acquisitie. Hoewel je deze uren niet kunt factureren, geeft een
gespecificeerde administratie je inzicht in je bedrijfsvoering. Dat komt van pas bij het bepalen
van je uurtarief en het optimaliseren van je processen. Ook mag je deze uren mee
rekenen voor het urencriterium. - Project- en/of klantnummers aanmaken
Naast onderscheid in taken, maak je ook onderscheid in projecten en/of opdrachtgevers. Op
die manier creëer je een gedetailleerd overzicht en kun je makkelijk terugvinden hoeveel uur
je aan een bepaald project hebt besteed. - Uren invoeren
Je kunt nu gemakkelijk je zzp urenadministratie bijhouden; voer de uren in die je aan een
project hebt besteed, op basis van de verschillende taken. - Uren factureren
Zodra je een project hebt afgerond, is het tijd om de uren te factureren. Dat gaat nu heel
eenvoudig; je hebt een helder overzicht van de taken waaraan je hebt gewerkt en de uren
die je daaraan hebt besteed. Als de klant vragen stelt over je urenadministratie kun je jezelf
goed verantwoorden.
Urenadministratie: Excel vs. software
Een urenadministratie in Excel is voor veel startende zzp’ers een voor de hand liggende keuze; het is gratis en voor de meeste bekend terrein. Je kunt je urenadministratie eenvoudig automatiseren door gebruik te maken van software, dat bespaart je tijd en voorkomt dat je uren vergeet of fouten maken. Bovendien beschikt de meeste software over een uitgebreid functiepakket, waardoor je de volledige urenregistratie in één programma kunt bijhouden.
Urenadministratie bijhouden, niet verplicht, wel belangrijk
Het bijhouden van een urenadministratie is voor zzp’ers niet verplicht, maar wel verstandig. Allereerst geeft het je inzicht in je bedrijfsvoering, waardoor je makkelijker je uurtarief bepaalt en processen optimaliseert. Daarnaast helpt een gedetailleerd overzicht om je facturen te verantwoorden ten opzichte van je klanten.
Veel belangrijker nog zijn de fiscale voordelen. Door je uren nauwkeurig te registreren, kun je bij de Belastingdienst aantonen dat je voldoet aan het urencriterium van 1225 uur per jaar en kom je in aanmerking voor verschillende fiscale voordelen. Je betaalt dan bijvoorbeeld minder inkomstenbelasting, wat je totale winst aan het einde van het jaar ten goede komt. Reden genoeg dus om een nauwkeurige urenadministratie bij te houden!
