Wat past bij jou?
Urenregistratie behoort tot de administratieve taken van iedere zzp’er. Een nauwkeurig urenoverzicht geeft je inzicht in jouw bedrijfsvoering en is bovendien een vereiste van de Belastingdienst.
Er zijn verschillende manieren waarop je jouw gewerkte uren kunt bijhouden. Urenregistratie in Excel lijkt voor veel zzp’ers vaak de beste en goedkoopste oplossing, maar het kan lonen om gebruik te maken van een app of software.
In dit blog leggen we de voor- en nadelen van beide opties uit, zodat je kunt bepalen welke optie het meest geschikt is voor jou en jouw onderneming.
Waarom uren bijhouden met een app of software?
Urenregistratie apps of software helpen je om je uren gedetailleerd bij te houden en maken automatisch een overzicht van je werkzaamheden. Zeker voor de zzp’er die onregelmatige uren werkt en/of meerdere opdrachtgevers tegelijk van dienst is, is dit een uitermate geschikte keuze.
Wat kost een urenregistratie app?
Urenregistratie apps of software zijn niet altijd gratis, maar je hebt al een compleet pakket vanaf een paar euro per maand. Om je te helpen, hebben we hieronder een aantal opties op een rij gezet die geschikt zijn voor starters en zzp’ers.
Waarom uren bijhouden in Excel?
Voor veel zzp’ers is urenregistratie in Excel een prima optie. Er zijn online verschillende templates beschikbaar, waarmee je eenvoudig je uren kunt bijhouden en ervan verzekerd bent dat je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Je kunt je urenadministratie vervolgens zo uitgebreid maken als je zelf wilt.
Uren bijhouden in Excel heeft een aantal voordelen:
- Urenadministratie in Excel is gratis
Als je gebruikmaakt van Excel voor het bijhouden van je uren, hoef je geen aanvullende software aan te schaffen en/of te installeren. Excel of een ander spreadsheet programma is meestal al op je desktop, tablet of smartphone geïnstalleerd. Beschik je niet over het programma? Dan kun je uitwijken naar een gratis online-versie zoals Google Spreadsheets. - Uren bijhouden in Excel is laagdrempelig
Doordat Excel op de meeste computers en laptops aanwezig is, heb je waarschijnlijk al eerder kennis gemaakt met dit programma. De kans is groot dat je al goed vertrouwd bent met de verschillende opties en functies en de juiste formules eenvoudig weet toe te passen. - Urenregistratie zelf inrichten
Tot slot heb je de volledige vrijheid wat betreft de opmaak van je bestand. Zelfs als je kiest voor urenadministratie in Excel met behulp van een template, heb je alle ruimte om deze naar wens aan te passen.
De nadelen van urenadministratie in Excel
Urenadministratie in Excel is zeer geschikt voor startende zzp’ers die nog niet zo heel veel klanten of opdrachtgevers hebben. Als jouw onderneming groeit, loopt je echter al snel tegen de nadelen van dit programma aan:
- Uren bijhouden in Excel is tijdrovend en complex
Als je onderneming groeit, wordt de bedrijfsvoering complexer. Je moet dan ingewikkelde formules toepassen, om verschillende werkbladen aan elkaar te koppelen en alle cijfers kloppend te krijgen. Dit vergt niet alleen veel kennis van de formules, maar maakt uren bijhouden in Excel ook een foutgevoelige en tijdrovende klus. - Vergeten uren
Een ander nadeel van urenregistratie in Excel, is dat je gemakkelijk uren vergeet te noteren, of slechts een schatting kunt maken van wat je op een dag (of in een week) allemaal hebt uitgevoerd. Zeker als je voor meerdere opdrachtgevers tegelijk werkt, is het lastig om je gewerkte uren nauwkeurig te registreren.
