In het buitenland worden ze al veel gebruikt, elektronische handtekeningen. In Nederland zijn elektronische handtekeningen al jaren legaal en sinds de intreding van de eIDAS verordening zijn elektronische handtekeningen door heel Europa rechtsgeldig. Maar hoe zit de vork nou in de steel, wat zijn elektronische handtekeningen en wat betekenen ze voor zzp’ers?
Wat is een elektronische handtekening?
Een elektronische handtekening is elke handtekening waar een elektronisch of digitaal middel mee in aanraking is gekomen. Zo zou je een ingescande handtekening, welke via de mail verstuurd wordt, al als zo’n handtekening kunnen zien. Sinds september 2018 is de eIDAS verordening in gegaan, dit zijn de Europese regels omtrent elektronische/digitale handtekeningen. Als een handtekening aan deze maatstaven voldoet, dan wordt deze als legaal en rechtsgeldig gezien door heel Europa en dus ook in Nederland.
Voor elektronische handtekeningen kunnen we de eIDAS als volgt samenvatten;
Beide tekenende partijen moeten zichzelf kunnen identificeren en het getekende contract moet origineel zijn, een kopie of aangepaste variant heeft minder bewijskracht dan het origineel. Om alles overzichtelijk te houden spreekt eIDAS over 3 verschillende handtekeningen. De standaard, geavanceerde en de gekwalificeerde handtekening. De laatste van de drie is het veiligst omdat deze handtekening aan zeer strikte regels moet voldoen. Hiermee is deze ook altijd te gebruiken als wettig bewijsmiddel in een rechtszaak.
Maar is de standaard elektronische handtekening dan wel rechtsgeldig? Ja en nee. De eIDAS houdt vast aan de twee punten waar we eerder over spraken:
– Kan je de tekenende partijen identificeren?
– Is het contract origineel?
Is aan beide punten voldaan dan is het contract rechtsgeldig. Excuus voor de zware stof waarmee ik ben begonnen, nu we dit achter de rug hebben, gaan we het over de leuke onderwerpen hebben.
Een elektronische handtekening is sneller
Het is soms niet mogelijk om een contract face-to-face te laten ondertekenen, agenda’s lopen vaak niet synchroon, jouw klant woont niet om de hoek of je hebt alleen digitaal contact met jouw klant. Om een contract te versturen wordt nog vaak gedacht aan de post. Eenmaal op de post duurt het een dag of twee voordat jouw contract er uit eindelijk is, dan moet deze nog ondertekend worden en komt hij weer terug met de post. Voor je het weet ben je een week verder.
Als je het contract verstuurd via een provider van elektronische handtekeningen, dan komt deze binnen enkele seconde aan in de mailbox van jouw klant. Deze kan hem direct tekenen en terug sturen. Bedrijven die elektronische handtekeningen zijn gaan gebruiken hebben tot 93% tijdswinst geboekt in vergelijking met papieren contracten.
Een elektronische handtekening is goedkoper
Een papieren contract brengt veel meer kosten met zich mee dan waar je in eerste instantie aan denkt. Zo zijn er kosten verbonden aan de plek waar je deze opslaat, de tijd welke gegeven wordt om een contract op te maken, te ontvangen en weer op te zoeken, en zelfs minimale kosten zoals de elektriciteit voor de printer worden vaak over het hoofd gezien. Alles bij elkaar opgeteld kost een contract al snel €1.80 per stuk. Elektronische handtekeningen beginnen zo rond de €1.50 per contract maar, met een beetje zoeken, zijn ze ook te vinden voor €0.20 – €0.50 cent per contract.
Een elektronische handtekening is beter voor het milieu
Snel en goedkoop is natuurlijk mooi meegenomen voor iedereen, maar wat een elektronische handtekening helemaal top maakt is dat zij milieuvriendelijk is. Geen enkele boom hoeft gekapt te worden om een elektronische handtekening tot stand te laten komen.Wist je dat een gemiddeld contract drie pagina’s lang is? Als je dit koppelt aan een contractintensieve branche, zoals de uitzendbranche, kan je je wel voorstellen hoeveel papier je bespaart als zij de elektronische variant zouden gebruiken. Overstappen op elektronische handtekeningen helpt jou, als zzp’er, om maatschappelijk verantwoord te ondernemen.
Kortom, elektronische handtekeningen zijn goedkoper, sneller en schoner dan papieren contracten. Zij zijn daarmee een geweldige tool voor jouw als zzp’er.
Dit artikel is geschreven door Marijn Quartel, Marketing Executive van Signable.
