Starten met boekhouden en dat meteen goed doen? Als je gaat starten als zzp’er komt er een hoop op je af. Je schrijft je in bij de Kamer van Koophandel en je wordt waarschijnlijk ondernemer voor de Belastingdienst.
Vervolgens moet je aan de slag voor klanten, maak je de eerste facturen en ontvang je jouw eerste betalingen. Je maakt omzet en je maakt kosten, iets dat je netjes bij moet houden om de Belastingdienst een ‘goede administratie’ te kunnen laten zien. Hoe zorg je ervoor dat je goed van start gaat? Wij zetten een paar handige tips voor je op een rij.
Starten met boekhouden: 5 essentiële onderdelen
Ga je starten met boekhouden en wil je dat goed doen? Zorg in ieder geval voor deze 5 belangrijke onderdelen:
- Verkoopfacturen
- Inkoopfacturen
- Banktransacties
- Kastransacties
- Privéstortingen en -opnamen
1. Verkoopfacturen
Je wilt opdrachten doen voor klanten of opdrachtgevers, waarvoor je natuurlijk een verkoopfactuur stuurt. Bij aanvang van de opdracht, tijdens het werk of na afloop, dat maakt in dit geval niet uit. Om de gemaakte uren te berekenen of kosten door te belasten.
Die verkoopfacturen moet je opnemen in de boekhouding. Het geeft aan welke omzet je maakt. Door alle uitgaande verkoopfacturen bij elkaar op te tellen kom je tot de omzet, net als tot bijvoorbeeld de btw-bedragen die je berekent en ontvangt (en weer af moet dragen aan de Belastingdienst).
Zorg ervoor dat de verkoopfacturen netjes in de boekhouding zitten. En doe dat met opeenvolgende nummers, om netjes te voldoen aan de belangrijke eis die de Belastingdienst daaraan stelt.
2. Inkoopfacturen
Moet je zakelijke uitgaven doen, bijvoorbeeld voor een laptop, een set met pennen of een kladblok voor de interviews die je afneemt? Het zijn zakelijke kosten die je maakt, waarvoor je een inkoopfactuur of een bonnetje ontvangt.
Het is belangrijk om de inkoopfacturen en bonnetjes goed te bewaren. Die moet je opnemen in de administratie, om te verantwoorden waar je het geld zakelijk aan uitgeeft. De Belastingdienst wil aan de administratie kunnen zien welke uitgaven je doet, om te bepalen of dit een voldoende zakelijk karakter heeft.
Tip: doe je een privé-uitgave vanaf jouw zakelijke rekening? Merk die aan als een privé-opname. Je hoeft de inkoopfactuur of bon dan niet in de administratie op te nemen.
3. Banktransacties
Gekoppeld aan de verkoopfacturen en de inkoopfacturen zitten banktransacties. Dit zijn de daadwerkelijke uitgaven die je doet, als je pint, als je een bedrag overmaakt of als je een bedrag van een klant of een opdrachtgever ontvangt.
Het is belangrijk om de transacties netjes bij te houden. Dat kan door ze vanuit het overzicht bij de bank over te typen, maar het kan gelukkig ook makkelijker:
- Transacties importeren Je kunt de transacties importeren als een CSV- of een MT940-bestand. Door ze te uploaden in jouw boekhoudprogramma kun je de transacties in één keer importeren. Dat maakt het verwerken daarvan een stuk sneller en makkelijker.
- Automatische boekhoudkoppeling Gebruik je een boekhoudkoppeling tussen jouw boekhoudprogramma en de bank? Dan worden de transacties automatisch voor je verwerkt. Het bespaart je veel kostbare tijd en kan bovendien fouten voorkomen.
4. Kastransacties
Reken je contant af op het moment dat je een zakelijke uitgave doet of krijg je een contante betaling van een klant? Er is sprake van een kastransactie, die je op de juiste manier moet verwerken en op moet nemen in de administratie.
Het gaat in principe om transacties zoals je die ook maakt via de bank, maar dan met contant geld. Het is belangrijk dat je kan verantwoorden hoeveel geld je in kas hebt, door de inkomsten en uitgaven die je hebt gedaan.
5. Privéstortingen en -opnamen
Wil je privé geld storten in jouw bedrijf of het aan de andere kant juist opnemen? Het is belangrijk om de stortingen en opnamen op te nemen in de administratie. Op die manier kan de Belastingdienst achterhalen welke bedragen je van zakelijk naar privé overmaakt en andersom.
Op papier of online
Je bent vrij om de administratie op papier of online bij te houden, als je er maar voor zorgt dat de bovenstaande elementen aanwezig zijn. En wil je meteen goed starten met de boekhouding? De meeste zzp’ers kiezen ervoor om dat online en digitaal te doen. Dat creëert overzicht en werkt in de meeste gevallen makkelijker, dankzij de slimme extra’s zoals een boekhoudkoppeling.
