Bijna driekwart van de zzp’ers is niet van plan in loondienst te gaan vanwege slechtere economische omstandigheden. Dit blijkt uit onderzoek van de ZZP Barometer naar de financiën en administratie van zelfstandigen. Exact, leverancier van online bedrijfssoftware, geeft ter ondersteuning een aantal praktische tips voor zelfstandigen om financiële risico’s te beperken en de financiële situatie te verbeteren.
Tip 1: Wat kun je doen om tijdig betaald te krijgen?
Het is de nachtmerrie van iedere ondernemer; opdrachtgevers die te laat of zelfs helemaal niet betalen. Uit het onderzoek van de ZZP Barometer blijkt dat ruim 62 procent van de zzp’ers weleens te laat wordt betaald. Gemiddeld is zo’n 0,6 procent van de omzet van de zzp’ers de afgelopen jaren oninbaar gebleken. Bij een gemiddelde omzet van 90.000 euro per jaar betekent dit dat de gemiddelde zzp’er in Nederland jaarlijks zo’n 540 euro misloopt bij klanten en opdrachtgevers. Uitgaande van 800.000 zzp’ers is dit jaarlijks 432 miljoen euro. Hanteer daarom een duidelijke betalingstermijn en stel een automatische herinnering in zodra de termijn is overschreden. Zorg dat je snel inzichtelijk hebt, welke facturen achterstallig zijn, zodat je direct er achteraan kunt bellen. De overgrote meerderheid (86 procent) hanteert een betalingstermijn van 30 dagen of minder. Bij een verlate betaling is het niet ongebruikelijk een standaardvergoeding voor incassokosten te berekenen. Het minimumbedrag hiervoor is 40 euro. Daarnaast is het mogelijk een wettelijke rente door te berekenen bij te late betalingen. Voor zakelijke transacties bedraagt deze 7,75 procent en voor consumenten 3 procent. En als betaling uitblijft, schroom niet om een incassoprocedure te starten.
Tip 2: Een boete zit in een klein hoekje
Uiteraard is het zaak ook aan de eigen betaalverplichtingen te voldoen. Dat blijkt door de uitdagende omstandigheden niet voor iedere zzp’er even makkelijk. Zo heeft bijna 30 procent van de zzp’ers weleens een boete van de Belastingdienst gehad wegens te laat betalen van de btw. Een boete die kan oplopen tot een kleine 5.000 euro. Gelukkig is zo’n boete makkelijk te voorkomen door dit te automatiseren via online boekhoudapplicaties of door de administratie uit te besteden aan een boekhouder.
Tip 3: Blijf werven, ook tijdens een opdracht
Naast het uitblijven van betalingen, kan het ook gebeuren dat opdrachten op zich laten wachten. Aangezien klanten het bestaansrecht van ondernemers zijn, blijft het werven van klanten een continue aangelegenheid. Daarbij kan het helpen contacten in een klantensysteem te verwerken, zodat je op een later moment, als de opdrachten uitblijven, makkelijk kunt teruggrijpen op organisaties of consumenten die interesse hebben getoond in je dienstverlening. Bedenk dus niet pas aan het eind van een project, wat de volgende opdracht kan zijn, maar werk voortdurend aan nieuwe klanten. Probeer je daarbij te onderscheiden van de concurrentie met een duidelijke propositie. Presenteer jezelf als een specialist en niet als ‘manusje-van-alles’. Dat voorkomt dat je je tarieven te veel naar beneden moet bijstellen.
Tip 4: Een appeltje voor de dorst
Bijna 70 procent van de zzp’ers geeft aan dat hun tarieven onder druk staan. Dit percentage is vrijwel onveranderd sinds begin 2013 en er is geen teken van herstel zichtbaar. Het goede nieuws is dat 87 procent van de zzp’ers een buffer heeft opgebouwd: een stuk meer dan een jaar geleden (68 procent). Wel is de financiële buffer veel kleiner dan destijds, doordat zowel de tarieven als het aantal facturabele uren onder druk staan. Minder zzp’ers hebben een buffer van meer dan 12 maanden en veel meer zzp’ers hebben een buffer van minder dan 3 maanden. Als het helemaal niet wil lukken nieuwe opdrachten binnen te halen en de financiële buffer opraakt, dan is het raadzaam je te melden bij de Sociale Dienst van de gemeente voor de BBZ-regeling. Dat is geen makkelijke stap, maar maak gebruik van het recht op ondersteuning bij geen inkomen en wacht niet tot het te laat is en een faillissement dreigt.
Tip 5: Slimme boekhouding
De administratie is vaak niet de meest favoriete bezigheid van zelfstandigen, maar een goede administratie kan het leven een stuk makkelijker maken en de bedrijfsresultaten verbeteren. Net iets minder dan de helft van de zzp‘ers (47 procent) besteedt de boekhouding dan ook volledig uit. Ze doen dit vooral vanwege kennis (52 procent) en prijs (40 procent). Gemiddeld betaalt een zzp’er 97 euro per maand voor zijn administratiekantoor of boekhouder. Toch is de administratie niet bijster ingewikkeld. Zeker niet met een administratieprogramma. Van de 53 procent van de zzp’ers die zelf de boekhouding doet, gebruikt 48 procent hiervoor Excel, 31 procent op de computer geïnstalleerde software en 20 procent online boekhoudsoftware. Hoewel de laatste nog niet altijd wordt gebruikt omdat ze onbekend zijn of te duur gevonden worden, is online boekhoudsoftware sterk in opkomst dankzij de gebruiksvriendelijkheid, de flexibiliteit in het laten aansluiten van je abonnement op je werksituatie en de mogelijkheid altijd en overal de administratie in te kijken. Zo blijft er meer tijd over het werven van klanten en het maken van declarabele uren.
