Je bent enthousiast en neemt een nieuw project aan! Voordat je aan de slag gaat, bespreek je de kaders. Je gaat met de opdrachtgever om tafel en bepaalt wat je precies gaat doen, wat je per uur gaat verdienen, hoe je de gewerkte uren gaat bijhouden én hoe je die factureert. Maar, hoe factureer je op een eenvoudige en professionele manier? Dat vertellen we je aan de hand van onderstaande tips.
Tip 1: registreer je uren voor het versturen van een factuur
Werk je op uurbasis? Zorg er dan voor dat je bijhoudt hoeveel uur je voor je opdrachtgever werkt. Schrijf aan het einde van elke dag of week het aantal uren op. Zo heb je per periode en per project een mooi overzicht en kun je ook tussentijds bijsturen. Misschien werk je wel te veel uur aan een project.
Met een overzichtelijke urenregistratie maak jij aan het einde van de maand heel makkelijk de facturen op voor jouw opdrachtgevers. Op elke factuur specificeer je precies hoeveel uur je voor welk project hebt gewerkt.
Tip 2: wetten en regels
Wist je dat er aan het opstellen van een factuur wettelijke voorwaarden zitten? Zo moet je op elke factuur, en andere correspondentie met je opdrachtgevers, jouw KvK-nummer vermelden. Ook is het omzetbelastingnummer dat je krijgt van de Belastingdienst, ofwel het btw-nummer, verplicht op elke factuur. Dit geeft aan dat jij omzetbelasting rekent over jouw gewerkte uren.
Tip 3: wat staat er op een factuur?
Naast het KvK- en btw-nummer, moeten er op een factuur ook contactgegevens staan. Dat is jouw handelsnaam én die van je opdrachtgever. Ook de volledige adressen, waarop de ondernemingen staan ingeschreven bij de KvK, mogen niet ontbreken. Een logo van je bedrijf is een leuke toevoeging. Dat maakt het persoonlijk!
Ook de datum van versturen en de uiterste betaaldatum komen op de factuur. Een vaak gebruikte betaaltermijn is 30 dagen. Dit wordt automatisch aangehouden als je geen termijn op je factuur schrijft.
Uiteraard mag een uniek factuurnummer ook niet ontbreken. Het handigst is om hier een systeem in te bedenken. Neem bijvoorbeeld: 2021040001, gebaseerd op jaar, maand en nummer. Het eerst volgende nummer is dan 2021040002. Let op: de nummers tellen altijd op. Je mag dus ook 001, 011, 020 gebruiken maar je mag nooit eenzelfde factuurnummer gebruiken. Doe je dit wel, dan krijg je vragen van de Belastingdienst.
Tot slot vermeld je het aantal uur dat je gewerkt hebt en het soort werk dat je hebt gedaan. Het tarief van jouw uren en het btw-tarief dat je rekent staan erachter.
Tip 4: digitaal factureren
Zo, nu je wat meer kennis hebt over de wetten en regels rondom een factuur en je weet wat er op een factuur staat, wordt het tijd om de factuur te versturen. Dat kan via post, maar ook via e-mail. Digitaal factureren scheelt tijd en geld. Ben je van plan de factuur digitaal te versturen? Sla deze dan eerst op als pdf. Dan kan de ontvanger er niets aan veranderen. Maak het jezelf nog makkelijker door factuur- of boekhoudsoftware te gebruiken. Je kunt je uren daarin registeren en ze gelijk omzetten naar een factuur. Met e-Boekhouden.nl kun je super eenvoudig factureren! Start nu de eerste 15 maanden helemaal gratis met boekhouden en factureren. Waar wacht je nog op? Ga direct aan de slag met die facturen. Je zult zien dat als je het een paar keer hebt gedaan, je er goed in wordt.
Tip 5: servicegericht factureren
Ok, nog één tip dan. Het is niet verplicht om een zakelijk rekeningnummer te vermelden. Het nadeel is wel dat je opdrachtgever dan op zoek moet naar jouw rekeningnummer of erger nog, hij vergeet het aan je te vragen. Jij krijgt daardoor veel later je geld. Het is veel servicegerichter om wel een rekeningnummer te vermelden. Zo heeft je opdrachtgever alle betaalgegevens bij de hand en wordt de factuur op tijd betaald.
