The zzp -sky is the limit!
Thuis klagen ze ook dat je te veel werkt. Oftewel, het is tijd om zaken te gaan uitbesteden of automatiseren.
Wanneer je zaken gaat uitbesteden kan het zijn dat je bepaalde taken gaat onderbrengen bij een dienstverlenende organisatie bijvoorbeeld de accountant, maar het kan ook zijn dat je er over nadenkt om iemand in dienst te nemen, zodat je zelf meer tijd hebt voor acquisitie en op die manier jouw organisatie naar een hoge level tilt.
Maar hoe pak je dit aan? Waar moet je rekening mee houden wanneer je personeel in dienst neemt? Hoe zit het met de huidige wet- en regelgeving? Hoe loop je de minste risico’s? In dit artikel geef ik in jip en janneke taal aan welke zaken in Nederland van belang zijn bij het aanstellen van personeel en wat dit concreet betekent voor kleine ondernemers.
Partner of ondersteunende rol
Oké, je hebt besloten dat het tijd is om versterking in te schakelen en op zoek te gaan naar een medewerker/collega. Eerst moet je goed bedenken waar voor jou dé oplossing ligt. Zoek je iemand die jou kan ondersteunen in bijvoorbeeld de administratie, facturatie, website, telefonie, ontvangen van klanten of het schoonhouden van je werkruimte en huis? Of ben je op zoek naar een ‘tweede jij’? Een partner die jouw taken waar kan nemen als je zelf een dagje vrij bent, een partner die samen met jou nieuwe klanten aanneemt en gaat zorgen voor een verdubbeling van de omzet. Wat is je doel? Meer ruimte en vrijheid? Je bedrijf laten groeien? Of het uitbesteden van de bijkomende werkzaamheden, zodat jij je kan focussen op je core business? Zorg dat je dit voor jezelf helder hebt, alvorens je op zoek gaat naar een nieuwe collega.
Het functieprofiel
Zet voor jezelf op papier wat jouw nieuwe collega gaat doen. Welke werkzaamheden gaat zij of hij verrichten? Hoeveel verantwoordelijkheid heeft zij/hij en in welke mate mag zij/hij zelfstandig beslissingen nemen? Hoe veel uur gaat zij/hij werken? Hoe ziet de werkplek er uit? Wat heeft jouw collega nodig van jou om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren? Schrijf alle bijkomende randvoorwaarden op en bespreek dit tijdens de sollicitatiegesprekken. Vervolgens bepaal je aan welke eisen jouw nieuwe collega moet voldoen. Welke opleiding(en) heeft zij/hij gevolgd? In welke branche heeft zij/hij gewerkt? En hoe lang is zij/hij al werkzaam? Beschikt zij/hij over bepaalde certificaten en/of een rijbewijs? Welke vaardigheden en competenties heeft zij/hij? Zet voor jezelf op papier wie jouw ideale collega is, waar deze woont, getrouwd is, kinderen heeft, welke hobby’s, etc etc. Probeer een zo helder mogelijk beeld te schetsen van jouw ideale collega!
Werving en Selectie
Wanneer je voor jezelf helemaal helder hebt wat de functie inhoudt en waaraan jouw nieuwe collega moet voldoen, is het tijd om ook daadwerkelijk op zoek te gaan! Vanuit het functieprofiel dat je hebt opgesteld, schrijf je een pakkende vacaturetekst. Vertel wat over jouw bedrijf en jouw plannen. Vertel ook waarom je op zoek bent naar een nieuwe collega en wat zij/hij van jou kan verwachten. Wees duidelijk en helder. Geef tenslotte aan hoe ze kunnen solliciteren en op welke termijn ze een reactie van jou kunnen verwachten. De vacaturetekst ga je vervolgens op zo veel mogelijk plaatsen publiceren. LinkedIn, Facebook en Twitter zijn de eerste kanalen die je gebruikt. Informeer jouw eigen netwerk en vraag hen om jouw vacature te delen binnen hun eigen netwerk. Indien je binnen je eigen netwerk geen passende kandidaten kunt vinden, dan zou je je vacature kunnen plaatsen op een (meestal betaalde) jobsite. In Nederland is er een enorm aanbod in jobsites. Bekijk eerst eens of er veel vacatures binnen jouw branche op bepaalde jobsites staan en bepaal aan de hand van dit onderzoekje waar je jouw vacature uitzet. Ook bieden veel jobsites de mogelijkheid om te zoeken in een cv-database, waarin werkzoekenden hun cv vrijblijvend hebben gepubliceerd. Tegen betaling kun je deze cv’s bekijken en de kandidaten actief benaderen voor jouw vacature.
Uiteindelijk zou je altijd nog kunnen overwegen om een advertentie te plaatsen in de plaatselijke krant of weekblad. Ga bij jezelf te rade wie de doelgroep is van deze krant en of jouw ideale collega ook tot deze doelgroep behoort.
Contractvormen
Goed, je hebt inmiddels verschillende sollicitanten gesproken en jouw ideale collega zit er tussen!!! Je hebt voor jezelf vastgesteld wat je budget is. Uiteraard heb je gevraagd naar de salarisindicatie van jouw nieuwe collega en nu is het zaak om e.e.a. aan afspraken hieromtrent vast te gaan leggen in een arbeidscontract. In Nederland kennen we verschillende contractvormen:
• Een samenwerkingscontract, bijv. wanneer je nieuwe collega besluit om ook zzp ’er te worden en op provisiebasis voor jou gaat werken.
• Een contract voor bepaalde tijd, bijv. een half jaar contract of een detacheringscontract voor 1 jaar
• Een contract voor onbepaalde, ook wel een vast contract genoemd
• Een flexibel contract. Dit kan een 0-uren of oproepcontract zijn (in sommige branches is dit inmiddels verboden) of een uitzend-/payrollcontract
Welke contractvorm het beste past bij jouw situatie is voornamelijk afhankelijk van het stukje risico dat je wel of niet kan dragen. Want wat nu als jouw ideale collega na een paar maanden ziek wordt en ook langdurig ziek blijft? Heb jij de financiële middelen om dit te kunnen dragen? Is het antwoord NEE, dan doe je er verstandig aan om te starten met een payroll contract. Een payroll- of uitzendbureau neemt dan al jouw zorgen en risico’s over en jij betaalt alleen de daadwerkelijk gewerkte uren. Je zou natuurlijk ook altijd kunnen bekijken of jouw ideale collega ervoor open staat om ook zzp ’er te worden. Dan verleg je het risico naar de andere partij. Het uurtarief van een zzp ’er komt redelijk overeen met het uurtarief van een medewerker die op uitzend- of payrollbasis werkt.
Wet Werk en Zekerheid
Wanneer je jouw ideale collega toch graag zelf een arbeidscontract aanbiedt, dan heb je te maken met de ketenregeling. De regelgeving hieromtrent is per 1 juli 2015 gewijzigd en dit heeft een aantal gevolgen, waar je rekening mee dient te houden wanneer je personeel in dienst neemt of al in dienst hebt. Ik zal de veranderingen hieronder kort uiteenzetten:
• De ketenregeling was 3x3x3. Max 3 opeenvolgende tijdelijke contracten in 3 jaar tijd, gaven recht op een contract voor onbepaalde tijd. Na een onderbreking van 3 maanden kon de ketenregeling weer opnieuw ingaan. Nu is dit 3x2x6. Max 3 opeenvolgende tijdelijke contracten in 2 jaar tijd, geeft recht op een vast contract. Na een onderbreking van 6 maanden kan de ketenregeling weer opnieuw ingaan.
• Bij contracten van 6 maanden of korter, mag geen proeftijd meer worden opgenomen.
• Elke werknemer die 2 jaar of langer in dienst is geweest en wordt ontslagen of waarvan het contract niet wordt verlengd, heeft recht op een transitievergoeding. De hoogte hiervan bedraagt 1/3 maandsalaris per dienstjaar.
• Bij een contract voor bepaalde tijd van 6 maanden of langer, geldt een aanzegtermijn van 1 maand. Als werkgever dien je jouw personeel te informeren over het wel of niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst. En indien dit wordt voortgezet onder welke voorwaarden dit gebeurt. Zeg je niet tijdig aan, dan ben je een boete verschuldigd aan je werknemer van max 1 bruto maandsalaris.
Advies
Om jezelf zo min mogelijk beperkingen op te leggen en zo min mogelijk risico te lopen, kun je de 7,7,8 regel aanhouden. 2 keer een contract van 7 maanden (want dan mag je bij het eerste contract toch een proeftijd van 1 maand hanteren) en 1 keer een contract van 8 maanden. In totaal heb je dan 3 tijdelijke contracten gegeven in 23 maanden tijd. Er is dan nog geen sprake van de transitievergoeding.Heb je na 23 maanden nog niet voldoende zekerheid en durf je het risico niet aan om jouw medewerker voor onbepaalde tijd in dienst te nemen? Dan zou je jouw medewerker onder kunnen brengen bij een payrollbureau. Een uitzend- of payrollbureau heeft namelijk van doen met het fasensysteem ipv de ketenregeling en kunnen hierdoor voor een langere periode flexibele contracten aanbieden. Mocht dit aan de orde zijn, ga dan op zoek naar een payroll- of uitzendbureau bij jou in de regio, dat NEN 4400-1 gecertificeerd is, zodat je er zeker van kan zijn dat de loonadministratie en de personeelsdossiers op en top in orde zijn.
Ik wens jou veel wijsheid en plezier in het verwezenlijken van je groeiplannen en onthoud hierbij: The Sky is the Limit!!!
