Checklist: voldoet jouw zzp-administratie aan de eisen van de Belastingdienst?
Als zzp’er heb je de vrijheid om te ondernemen, zonder baas die over je schouder meekijkt. Los van verplichtingen die je naar opdrachtgevers hebt, dien je er echter wel voor te zorgen dat de administratie die je bijhoudt netjes voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. De fiscus vraagt je in algemene zin een ‘goede administratie’ bij te houden, al kan dat natuurlijk een stuk concreter. Wij zochten voor je uit aan welke 5 eisen je zzp-administratie dient te voldoen, zodat die netjes in lijn is met hoe de Belastingdienst het graag ziet.
1. Een ‘goede zzp-administratie’
Te beginnen met die ‘goede administratie’, want wat betekent dat eigenlijk? Het is van belang om een deugdelijke administratie te voeren, zodat de controlerende inspecteurs van de Belastingdienst inzicht kunnen krijgen in het financiële wel en wee van je onderneming. Het komt er in de praktijk op neer dat de Belastingdienst na wil kunnen gaan of je alles netjes bijhoudt, bijvoorbeeld qua inkomsten en uitgaven. Uiteraard is die eis niet alleen in het voordeel van de fiscus. Als zzp’er heb je er zelf ook profijt van. Een ‘goede administratie’ zorgt ervoor dat jij weet wat erin komt en wat eruit gaat, zodat je op basis van overzichtelijke financiële gegevens de juiste beslissingen kunt nemen.
De Belastingdienst stelt twee concrete eisen aan de zzp-administratie. Deze moet duidelijk zijn voor:
- Je eigen bedrijfsvoering: Zodat je snel de beschikking hebt over cijfers en resultaten van je onderneming. Je hebt daardoor inzicht in de kosten, omzet en winst.
- Het invullen van de aangiften: De administratie vormt de basis voor de btw- en IB-aangiften. Indien een administratie ontbreekt zal de Belastingdienst de resultaten schatten. Als je het daar niet mee eens bent zal je het tegendeel moeten bewijzen, vanwege de ‘omgekeerde bewijslast’.
2. 9 onderdelen van de zzp-administratie
De zzp-administratie dient uit een aantal belangrijke onderdelen te bestaan. Deze kunnen in papieren of digitale vorm aanwezig zijn. De Belastingdienst accepteert de beide vormen van de documenten, mits ze op een structurele wijze volgens de daarvoor geldende richtlijnen worden bijgehouden. De Belastingdienst eist dat een zzp-administratie bestaat uit de volgende gegevens die iets zeggen over de onderneming:
- Kasadministratie en kassabonnen (ook kladaantekeningen)
- Financiële aantekeningen (zoals het inkoop- en verkoopkoop)
- Tussentijds gemaakte controleberekeningen
- Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- Bankafschriften
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Agenda’s en afsprakenboeken
- Correspondentie
- Software- en databestanden
3. Bewaarplicht voor zzp’ers
Als zzp’er heb je de plicht om belangrijke documenten uit de administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit is de standaardbewaartermijn voor basisgegevens van een zakelijke administratie, bestaande uit:
- Grootboek
- Debiteurenadministratie
- Crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Loonadministratie (indien van toepassing)
Let op: tot de bewaarplicht behoren ook (papieren en elektronische) agenda’s, notaries, bankafschriften, kassabonnen en contracten.
Let op: voor onroerende zaken geldt een uitgebreide bewaarplicht van 10 jaar. Hiertoe behoort bijvoorbeeld het huurcontract voor een pand.
4. 3 eisen aan iedere factuur
Binnen de zzp-administratie spelen facturen een belangrijke rol. Dat geldt voor inkoopfacturen (inkomend) en verkoopfacturen (uitgaand). De Belastingdienst stelt een aantal duidelijke eisen aan deze facturen:
- Wettelijk verplichte gegevens: De factuur dient 12 verplichte onderdelen te bevatten, waaronder jouw volledige naam en die van de afnemer, jouw volledige adres en dat van de afnemer, jouw btw-nummer en KvK-nummer.
- Authenticiteit en integriteit: De Belastingdienst stelt geen specifieke eisen aan de eventuele beveiliging van facturen. Het moet echter wel duidelijk zijn dat een factuur daadwerkelijk door de genoemde afzender is verstuurd (authenticiteit) en dat deze niet veranderd is (integriteit).
- Mogelijkheid tot controleren: De inspecteur van de Belastingdienst moet een factuur controleren als hij of zij daar bij een controle om vraagt. Je moet duidelijk kunnen maken wat er met een factuur is gebeurd, vanaf de bestelling tot aan de betaling en archivering van de factuur.
5. Btw-eisen door de Belastingdienst
Tenslotte stelt de Belastingdienst een aantal btw-eisen aan de administratie. Uit de zzp-administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw je dient te betalen of wat je aan de andere kant mag ontvangen. Dat betekent in de praktijk dat je de volgende overzichten per tijdvak bij dient te houden in de administratie:
- Facturen die je zelf uitschrijft (verkoopfacturen)
- Facturen die je ontvangt (inkoopfacturen)
- Uitgaven
- Ontvangsten
- Privégebruik van goederen en diensten
Tip: je kunt die overzichten bijhouden met een verkoopboek, inkoopboek en kas- en bankboek.
Let op: doe je zaken in het buitenland? Dan dien je ook de volgende overzichten bij te houden:
- verwervingen uit andere EU-landen
- leveringen aan andere EU-landen
- diensten aan andere EU-landen
- ingevoerde goederen uit niet-EU-landen
- uitgevoerde goederen naar niet-EU-landen
