4 punten voor een soepele samenwerking
Een soepele samenwerking met je boekhouder is van grote waarde voor je onderneming. Hij of zij kan je namelijk helpen om je financiën op orde te houden, daar inzicht in te behouden en de juiste keuzes te maken. Maar, hoe zorg je ervoor dat jullie dezelfde taal spreken? Je hebt de boekhouder gevraagd de administratie geheel of gedeeltelijk van je over te nemen, waarschijnlijk omdat je er de tijd niet voor hebt of je er te weinig van begrijpt. Toch is het belangrijk om je in 4 punten een beetje te verdiepen, zodat jullie soepel kunnen samenwerken.
Zorg ervoor dat je soepel samenwerkt door je te richten op de 4 volgende punten:
- In- en verkoopfacturen
- Bonnetjes
- Onderlinge communicatie
- Boekhouding in de cloud
In- en verkoopfacturen in de administratie
De in- en verkoopfacturen in de administratie verzorg je zelf. Tenminste, die kans is groot. Zodra je een opdracht afrondt, maak je daarvoor de factuur en stuur je die op naar de klant of opdrachtgever. Het is dan belangrijk om die factuur netjes op te nemen in de administratie.
Wat dat betreft moet de factuur aan een aantal eisen voldoen voor de Belastingdienst. Het is belangrijk om die op een nette manier te administreren, zodat de boekhouder eenvoudig kan controleren welke verkoopfacturen je maakte. En welke inkoopfacturen je aan de andere kant ontving, voor zakelijke aankopen die je deed.
Op die manier zorg je er met de in- en verkoopfacturen voor dat de boekhouder daar direct mee aan de slag kan. Houd ze op chronologische volgorde bij en zorg ervoor dat zowel de datum als het totaalbedrag (inclusief en exclusief btw) gemakkelijk terug te vinden zijn.
Bonnetjes administreren
In het verlengde van de in- en verkoopfacturen: de bonnetjes. Wellicht lastig als er een stapel voor je neus ligt, maar nog moeilijker als de boekhouder er niet wijs uit kan worden. Zorg ervoor dat je de bonnetjes netjes administreert.
Tip: betaal je zakelijk voor een etentje of lunch? Verzamel de handtekeningen van andere deelnemers en geef op het bonnetje alvast aan welke bedragen je aan btw kunt aftrekken.
Zorg ervoor dat je de bonnetjes netjes administreert. Op chronologische volgorde en inclusief gegevens over de datum en het totaalbedrag. Gaf je fooi? Geef ook dat erop aan. Maak het zo duidelijk mogelijk voor de boekhouder.
Online boekhoudprogramma’s bieden je met een app de kans om de bonnetjes in te scannen. Zo kun je die digitaal in de administratie opnemen. Ze komen dan automatisch op volgorde in de administratie terecht, zodat je het daar gemakkelijker met de boekhouder over kunt hebben.
Duidelijk communiceren
In algemene zin is het belangrijk om duidelijk met je boekhouder te communiceren. En dan niet eens per se inhoudelijk, maar vooral over jouw verwachtingen en de taken die je zelf op zal nemen, ten opzichte van wat je van de boekhouder of accountant verwacht.
Vraag de boekhouder naar de manier waarop je de in- en verkoopfacturen en de bonnetjes het best kunt administreren. Geef vervolgens aan hoe je dat in de praktijk zal doen, zodat het van beide kanten duidelijk is. Bespreek het doel dat jullie beiden voor ogen hebben, om daar vervolgens de juiste werkwijze bij te kiezen. Je hoeft het dan niet inhoudelijk over de boekhouding te hebben, maar wel over de manier waarop jullie daar beiden mee omgaan en hoe jullie samenwerken.
Boekhouding in de cloud
En de beste tip om beter te kunnen samenwerken met je boekhouder? Zorg ervoor dat je de boekhouding in de cloud doet. Dan kun je de boekhouder of accountant gemakkelijk toegang geven tot de administratie. Zo kun jij daarin de belangrijke gegevens en kan de boekhouder in de gaten houden of alles klopt. Ook kan hij dan zaken voor je nakijken als je er zelf niet uitkomt.
Op die manier kun je veel effectiever samenwerken met je boekhouder of accountant, omdat jullie beiden weten wat de doelstelling is en welke taken jullie uitvoeren. Op zo’n manier dat de ander daar weer mee verder kan of begrijpt wat je doet. Een prettige combinatie, die ervoor zorgt dat je samen met de boekhouder overzicht houdt over je administratie en de financiën.
