De opties en kosten onderzocht
Zelfstandig ondernemen gaat hand in hand met facturen maken, versturen en ontvangen. Maar hoe maak je snel en eenvoudig facturen? Er zijn grofweg twee manieren waarop je als zzp’er een factuur kunt opstellen: met Excel of (gratis) facturatie software.
De beste factuurprogramma’s voor zzp’ers en starters
Wil je snel aan de slag? Wij zetten hieronder de beste facturatie software voor zzp’ers op een rij:
Ben je er nog niet helemaal overuit welke manier van facturen maken het beste bij je past? In dit artikelen bespreken we beide opties en geven we je een aantal tips hoe om te gaan met te laat betaalde facturen.
Factureren met Excel
Als je net bent begonnen als zzp’er of nog niet zoveel facturen maakt, lijkt een factuurprogramma wellicht overbodige luxe. Je wilt de kosten immers zo laag mogelijk houden. Een factuur maken in Excel is dan een prima keuze – het is gratis en vaak al op je pc geïnstalleerd.
Factureren met Excel is een handmatig proces, dat betekent dat je zelf de volledige controle hebt. Je moet extra opletten dat je geen fouten maakt, zoals het gebruik van dubbele factuurnummers. Ook moet je controleren dat alle wettelijke bepalingen in jouw factuur zijn opgenomen (een overzicht van de wettelijke eisen en een voorbeeld factuur voor zzp’ers vind je hier). Zolang je dit in je achterhoofd houdt, is facturen maken in Excel niet heel moeilijk, maar het is tijdrovend en vraagt soms enig geduld.
Voordelen factureren met Excel
- Gratis of lage aanschafkosten
- Formules die het rekenwerk van je overnemen
- Op alle besturingssystemen beschikbaar
Nadelen factureren met Excel
- Tijdrovend
- Foutgevoelig
- Kennis van Excel-formules vereist
- Niet koppelen aan bank of andere bedrijfssoftware
Wanneer kiezen voor facturatiesoftware?
Als je als zzp’er tijd wilt besparen op facturen maken, kun je het best kiezen voor een (gratis) factuurprogramma. Zeker als je onderneming groeit en het aantal facturen toeneemt, is het slim om hierop over te stappen.
Voordelen facturatiesoftware
- Kosten- en tijdbesparend
- Facturen sneller betaald
- Integreren met andere boekhoudsystemen
- Snel btw-aangifte doen
- Overal toegankelijk
- Koppelen aan je bank
- Automatische betalingsherinnering
- Facturen voldoen automatisch aan eisen van de Belastingdienst
Een factuurprogramma hoeft niet duur te zijn; de meeste aanbieders hebben zelfs een gratis versie. Voor starters en zzp’ers die slechts een paar facturen per maand versturen, is dit een goed alternatief voor facturen maken in Excel. Facturatie software is eenvoudiger en sneller.
Factuur nog niet betaald, hoe los je dit op?
Als zzp’er loop je het risico dat je te maken krijgt met wanbetalers, klanten die jouw factuur te laat of helemaal niet betalen. Hierdoor kun je financieel flink in de problemen komen. Hoe ga je hier nou professioneel mee om? Hieronder vind je een kort een 5-stappenplan.
- Vriendelijke herinnering: Na het verstrijken van de betaaltermijn op je factuur, stuur je eerst een vriendelijke betalingsherinnering.
- Telefonisch contact: Blijft de betaling alsnog uit? Neem dan telefonisch contact met de wanbetaler op.
- Tweede betalingsherinnering: Als je wanbetaler niet opneemt, of een mondelinge afspraak niet nakomt, stuur je een tweede betalingsherinnering. In deze brief wijs je de wanbetaler erop dat je verdere stappen onderneemt als betaling alsnog uitblijft.
- Incassobureau: Leidt de tweede betalingsherinnering ook niet tot betaling, schakel dan een incassobureau in om je debiteur in gebreke te stellen.
- Rechter: Als ook dat geen resultaat oplevert, blijft er maar één optie over: naar de rechter stappen.
