Zo maak je eenvoudig een professionele offerte!
Wanneer een potentiële klant interesse toont in jouw dienst of product is het belangrijk om snel met een goede en persoonlijke offerte te komen. Maar hoe doe je dat nou? Hieronder leggen we uit wat een offerte is en bespreken we verschillende offerte software.
Wat is een offerte?
Een offerte is in principe niets meer dan een prijsopgave, maar het geeft de klant ook een goede eerste indruk wie je bent en hoe je werkt. Het is een voorstel tot overeenkomst met daarin een gedetailleerde omschrijving van aangeboden dienst of product, je planning en de kosten. Je offerte moet de klant ervan overtuigen dat je hem begrijpt en dat jouw dienst of product dé oplossing is voor zijn ‘probleem’. Er zijn weinig wettelijke eisen, maar een offerte bevat altijd de volgende informatie:
- Jouw bedrijfsgegevens + logo
- Klantgegevens
- Offertedatum
- Offertenummer
- Vervaldatum
- Omschrijving van aangeboden dienst of product
- Prijsopgave
- Algemene voorwaarden
Het belangrijkste zijn uiteraard de productomschrijving en prijsopgave. Zorg ervoor dat je productomschrijving helder is en in je prijsopgave duidelijk aangeeft of de prijs inclusief of exclusief btw is. Indien van toepassing kun je in de offerte ook reiskosten opnemen.
Verschillende programma’s voor offertes maken
Er zijn verschillende programma’s die je als zzp’er kunt gebruiken om een offerte te maken. De kans is groot dat je instinctief teruggrijpt naar dat wat je al kent: Excel. Tegenwoordig is er ook een breed aanbod aan offerte software. Hieronder leggen we uit wat de verschillen tussen deze programma’s zijn en zetten we enkele voor- en nadelen voor je op een rij.
Voor- en nadelen van offertes maken in Excel
Waarschijnlijk het meest gebruikte programma om offertes in te maken onder zzp’ers. Excel is laagdrempelig; de kans is groot dat je dit programma al veel hebt gebruikt vóórdat je jouw onderneming startte. En daar is niets mis mee! Excel is een rekenkampioen die alle berekeningen van je kan overnemen. Maar offertes maken in Excel kan tijdrovend zijn, zeker als je niet zo bekend bent met het programma en/of regelmatig offertes maakt. Daarbij moet je enige kennis van de Excel-formules hebben om te voorkomen dat je fouten maakt.
Voor- en nadelen van offertes maken met Offerte software
Offerte software is ideaal voor het maken van offertes als zzp’er! Het is snel, eenvoudig en genereert unieke, professionele offertes. Deze software wordt als service aangeboden door verschillende softwareleveranciers; je hebt al een offerte vanaf een paar euro per maand.
Met een offerteprogramma kun je vrijwel automatisch een offerte invullen. Bovendien kun je deze geheel naar eigen smaak inrichten waardoor je jezelf onderscheidt van je concurrenten.
Je verstuurt je offerte direct vanuit het programma en jouw klant kan deze vervolgens online accepteren. Jij krijgt dan een melding en kunt de offerte eenvoudig omzetten in een opdracht of factuur. Dat bespaart je later weer een hoop tijd!
Voor de startende ondernemer kan de prijs van offerte software een nadeel zijn. Houdt dit je tegen? Kies dan voor een offerte software met een lange gratis proefperiode, zodat je eerst kunt testen of het wat voor je is.
Wanneer is offerte software het meest geschikt?
Offerte software is eigenlijk altijd de beste keuze; het is snel, eenvoudig en je offertes zien er professioneel uit. Ben je een (startende) ondernemer, die met regelmaat offertes opstelt? En wil je dat deze er uniek uitziet? Dan is offerte software zonder twijfel de beste optie! Hieronder hebben we de beste offerteprogramma’s op een rij gezet.
