Waar moet je op letten bij het versturen van een factuur?
Wanneer je een dienst of product levert aan een opdrachtgever of klant, hoor je daar netjes op tijd voor betaald te worden. Helaas blijkt uit onderzoek dat het zeer regelmatig gebeurt dat facturen niet of te laat worden uitbetaald. Hoe zorg je er nu voor dat jou dit niet gebeurt? De Staffing Groep zet 8 tips voor je op een rij.
Zzp’ers doen waar zij goed in zijn en wat zij leuk vinden. Daar hoort de zakelijke kant van het ondernemen niet altijd bij. Veel zelfstandigen hebben het liever niet over de financiële zaken die bij het ondernemen komen kijken. Toch is het van belang dat je hier goed toezicht op houdt: je wilt natuurlijk geen inkomsten mislopen. Als een klant of opdrachtgever het af laat weten om de factuur te voldoen, zul je streng moeten optreden, hoe vervelend dat soms ook is.
1. Stuur tijdig een factuur
Het begint bij het op tijd versturen van de factuur voor de door jou geleverde dienst of het door jou geleverde product. Hoe langer je hiermee wacht, des te langer je op jouw geld zult moeten wachten, omdat voor veel bedrijven de ontvangstdatum leidend is voor de start van de betaaltermijn en niet de factuurdatum. Als jij direct jouw factuur stuurt en snel reageert op eventuele vragen, laat dat bovendien zien dat jij dit soort zaken niet op zijn beloop laat. Of je nu maandelijks of na afronding van de werkzaamheden factureert, zorg dat je dit nooit uitstelt. Zorg er ook voor dat je factuur voldoet aan de wettelijke eisen die de Belastingdienst daaraan stelt.
2. Denk na over het soort factuur
Denk ook na over het soort factuur dat je stuurt. Doe je dit per post, als pdf per mail of maak je gebruik van e-facturen? Een e-factuur wordt sneller ontvangen en bovendien kan er geen discussie ontstaan of de factuur wel of niet verzonden is. Ook scheelt het jou veel tijd vergeleken met een papieren factuur, is dit eenvoudiger te verwerken en bovendien beter voor het milieu.
3. Geef een uiterste betaaldatum aan
Zorg ervoor dat de factuur die je stuurt overzichtelijk en correct is. Als je er duidelijk op zet wat de uiterste betaaldatum is, kan daar geen twijfel over ontstaan bij de opdrachtgever. Dit triggert ook om op tijd te betalen. Houd zelf ook bij wat de uiterste betaaldatum is en zorg ervoor dat je direct een betalingsherinnering stuurt als deze termijn dreigt te verstrijken of is verstreken.
4. Zorg voor overzicht in je administratie
Je wilt zo min mogelijk vorderingen uit hebben staan bij andere partijen. Dit voorkom je door facturen snel uit te laten betalen. Natuurlijk duurt het weleens iets langer voordat je een factuur uitbetaald krijgt. Zorg voor een goed overzicht van alle facturen die openstaan en al voldaan zijn. Een goede administratie zorgt hierin voor veel rust. Zo krijg je ook een goed beeld van de bedragen die nog binnen moeten komen. Hiervoor kun je een boekhoudprogramma gebruiken of een ander systeem dat hier speciaal voor ontworpen is. Maak het jezelf op dit gebied vooral niet te moeilijk.
5. Type opdrachtgever
Verdiep je van tevoren altijd even in de persoon of het bedrijf dat een dienst of product van jou af wil nemen. Sommige bedrijven of personen staan negatief bekend als het gaat om het voldoen van facturen. Hier wil je je niet mee inlaten, hoe aantrekkelijk de opdracht ook mag klinken. Dit kan achteraf enkel problemen opleveren. Doe van tevoren dus de nodige research via bijvoorbeeld Google, of informeer bij de Kamer van Koophandel. Ook kun je checken of het bedrijf bekend is bij kredietinformatiebureaus. Zo voorkom je vervelende verrassingen achteraf.
6. Reden van wanbetaling
Mocht de betaling uitblijven, probeer er dan achter te komen wat de reden is dat een bedrijf of persoon jou niet betaalt. Zo kan het zijn dat het bedrijf in een dip zit of dat jouw factuur simpelweg niet goed is ontvangen. Mocht de opdrachtgever of klant de financiële middelen niet hebben om jouw factuur te voldoen, dan is dat natuurlijk erg vervelend. Wees je er wel van bewust dat hun probleem niet jouw probleem hoeft te worden. Ga erover in gesprek, maar zorg dat jij niet de dupe wordt van hun financiële problemen.
7. Afbetaling
Mocht de opdrachtgever niet in staat zijn jouw factuur te voldoen, dan kun je ervoor kiezen om hier afspraken over te maken. Zo kun je de klant of opdrachtgever bijvoorbeeld een voorstel laten doen voor een afbetaling. Ook kun je ze de mogelijkheid bieden om het bedrag op een later moment te voldoen, dat voor hem of haar wel mogelijk is. Het is altijd het beste om de klantrelatie niet te schaden, dus probeer tot op zekere hoogte mee te denken met de klant. Andersom zou dat ook prettig zijn.
8. Conflict
Het kan gebeuren dat een opdrachtgever jou weigert te betalen, omdat de financiële middelen ontoereikend zijn of omdat hij of zij niet tevreden is over het resultaat. Het is van belang om er altijd eerst samen uit proberen te komen. Als dit niet lukt en diegene blijft weigeren om jouw factuur uit te betalen, dan moet je overgaan op meer dwingende manieren om hem of haar te laten betalen. Dit kan door middel van het sturen van een aanmaning.
In de aanmaning geef je opnieuw een uiterste betaaldatum aan. Let op dat je de aanmaning (ook) aangetekend per post verstuurt. Dat zorgt er namelijk voor dat je juridisch bent gedekt als hier later problemen over ontstaan. Geef in de aanmaning aan dat er bij wanbetaling incassokosten boven op de rekening komen en dat er na de uiterste betaaldatum rente over het bedrag zal worden gerekend: allemaal voor rekening van de klant.
Als ook de aanmaning niet betaald wordt en je er voor je gevoel alles aan hebt gedaan om er op een redelijke manier uit te komen, kun je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Zij nemen jou alles uit handen, zodat je hier zelf niet zoveel energie meer in hoeft te steken.
Conclusie
Wees duidelijk naar de klant toe, probeer de relatie met de klant goed te houden, maar zet ook stappen op de momenten dat het nodig is. Jij hebt ook moeite gedaan voor jouw klant: dan mag je best iets terugverwachten.
