Bespaar tijd als zzp’er met een boekhoudkoppeling
Een automatische koppeling van de boekhouding met de bank. Dat klinkt innovatief en interessant, maar wat betekent het eigenlijk? Voor de meeste zzp’ers is de administratie niet bepaald een hobby. Zo’n koppeling kan veel handmatig werk uit handen nemen. Het is als het ware de overtreffende trap van slimme boekhoudsoftware met de mogelijkheid om afschriften te importeren.
Banktransacties invoeren of afschriften importeren
Laten we nog heel even terugkeren naar het stenen tijdperk van de administratie voor zzp’ers. Die was toen nog volledig handmatig. Banktransacties werden handmatig overgenomen in de administratie, om op die manier de verschillende betalingen te kunnen verantwoorden ten opzichte van de verschillende facturen. Het kostte veel tijd en het risico op invoerfouten was groot. Het gevolg was dat er aan het eind van het jaar eigenlijk altijd sprake was van een verschil op de balans. Dat kostte dan minimaal een paar uur extra tijd om de balans netjes in evenwicht te krijgen.
Het werd iets gemakkelijker met het importeren van afschriften. Een MT940-bestand bevat de transacties van de afgelopen periode. Een boekhoudprogramma kon die bestanden importeren. Daardoor waren de transacties meteen beschikbaar. De innovatie zat in een slim algoritme om de transacties te herkennen en suggesties te doen voor de koppeling aan in- en verkoopfacturen.
Automatisch de administratie bijgewerkt
Dankzij de automatische boekhoudkoppeling tussen de boekhouding en de bank kan dat gelukkig nog een stap slimmer. Het is niet meer nodig om de transacties te importeren, laat staan ze handmatig in te voeren. In plaats daarvan zorgt de koppeling ervoor dat de administratie automatisch kan worden bijgewerkt.
Let op: de frequentie waarmee de koppeling de betalingen bijwerkt kan verschillen. Soms gebeurt dat eens per 24 uur, bij andere banken is dat vaker.
De transacties op de zakelijke rekening worden automatisch geladen in het boekhoudprogramma. Slimme administratiesoftware slaagt er zelfs in om de herkenning van transacties meteen toe te passen. Dat betekent dat de transacties meteen gekoppeld kunnen worden aan bijvoorbeeld uitstaande verkoopfacturen. Dat betekent dat die als ‘betaald’ worden gemarkeerd. Er ontstaat op die manier andersom een overzicht van de nog openstaande facturen, die een herinnering of daarna een aanmaning zullen moeten ontvangen.
De koppeling tussen de bank en het boekhoudprogramma zorgt ervoor dat de beide onderdelen met elkaar kunnen ‘praten’. De tussenpersoon in de vorm van jou als zzp’er is niet meer nodig. In plaats daarvan wordt het werk automatisch gedaan, waardoor er meer tijd over blijft om zelf te ondernemen. Op die manier wordt de administratie een stukje eenvoudiger, omdat er minder tijd in gaat zitten.
Een ander belangrijk voordeel is het veel kleinere risico op invoerfouten. Het blijft techniek, maar er hoeft niets meer ingevoerd te worden. Uiteindelijk is het de mens die de meeste fouten maakt, waardoor het risico op een scheve balans flink afneemt. In plaats daarvan klopt de balans aan het eind van het jaar, waardoor je als zzp’er zomaar een paar uur bonus krijgt om van de kerstvakantie of oudjaar te gaan genieten.
Betaalopdrachten in het boekhoudprogramma
De koppeling tussen het boekhoudprogramma en de bank biedt bovendien meer mogelijkheden dan alleen automatisch importeren. De boekhoudkoppeling maakt het namelijk eenvoudig om betaalopdrachten in te voeren, bijvoorbeeld op basis van een inkoopfactuur. Voorheen moest je dan eerst een verkoopfactuur aanmaken om vervolgens via de bank een betaling te doen. Daarna moest je de transactie importeren of overnemen, om die weer te koppelen aan de inkoopfactuur die je hebt aangemaakt.
Dat kan dankzij de koppeling met de bank gelukkig een stuk gemakkelijker. Bij een aantal banken heb je de mogelijkheid om een inkoopfactuur in te voeren en die met één druk op de knop te versturen naar de bankomgeving. De inkoopfactuur staat in de administratie, de betaling wordt via de bank uitgevoerd en er is meteen sprake van een koppeling tussen de nieuwe transactie en de inkoopfactuur die je aanmaakte. Dat betekent nog slechts één handeling, in plaats van drie.
Incasso-opdrachten invoeren in het boekhoudprogramma
Op een vergelijkbare manier kun je ook gemakkelijker incasso-opdrachten invoeren, op het moment dat je gebruikmaakt van een boekhoudkoppeling. Je kunt een reeks facturen gebruiken om een incassobestand aan te maken. Dit kun je vervolgens direct aanbieden bij de bank, gewoon via de koppeling die er is gemaakt.
Het maakt de administratie voor veel zzp’ers een stuk gemakkelijker. Er gaat veel minder tijd in zitten en ook het risico op fouten is een stuk kleiner. Het is wat dat betreft de moeite waard om gebruik te maken van een boekhoudprogramma met koppelingen met de bank. En als dat nog niet het geval is zou de mogelijkheid tot het importeren van bankafschriften een goede eerste stap moeten zijn.
Wat kost een koppeling met de bank?
Verschillende boekhoudprogramma’s hebben koppelingen met de bank. Daar is vooral veel programmeerwerk in gegaan, net als investeringen in samenwerkingen met de banken. Ook de bank zelf moet er tijd en moeite in te steken. Om gebruik te kunnen maken van een koppeling met de bank heb je als zzp’er in ieder geval een boekhoudprogramma nodig. Dit is beschikbaar voor enkele tientjes per maand, die je gemakkelijk terugverdient dankzij de tijd die bespaart.
Knab biedt op dit moment koppelingen met 11 verschillende boekhoudpakketten aan. Ontdek welke mogelijkheden er voor jou als zzp’er zijn.
